Jak nie być niewolnikiem e-maili: 7 wskazówek szefa LinkedIn

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

Ogromna liczba osób codziennie boryka się z tym samym problemem: poczta e-mail, zaprojektowana w celu usprawnienia i uporządkowania procesów pracy i komunikacji, często zamienia się w złośliwego nadzorcę, zmuszając cię do obserwowania przychodzących osób, tak jakbyś pracował na taśmie transportowej. Gdy tylko się rozproszysz, stale gromadzące się informacje szybko zamieniają schludną i czystą skrzynkę pocztową w zrzut, który będzie trudniejszy do oczyszczenia, im dłużej nie wrócisz do poczty.

Dziś przedstawiamy kilka prostych wskazówek dotyczących zarządzania interakcjami e-mail od Jeffa Weinera, dyrektora generalnego LinkedIn. Ten dyżurny człowiek każdego dnia zmuszony jest do utrzymywania kontaktu z setkami ludzi i ma kilka sztuczek, które pozwalają mu nie utonąć w tej lawinie informacji.

Moja skrzynka odbiorcza stała się zasadniczo centralnym punktem mojego przepływu pracy – regularnie komunikuję się z ponad 4300 pracownikami w 26 miastach na całym świecie za pośrednictwem poczty. Nie chcę przez to powiedzieć, że zawsze byłem fanem poczty elektronicznej lub że nie miałem sytuacji, w których praca z pocztą przypominałaby pracę syzyfową.

W każdym razie przez lata opracowałem kilka praktycznych wskazówek, które pozwoliły mi przejść od koncepcji „poczta mnie kontroluje” do koncepcji „kontroluję pocztę”.

1. Chcesz otrzymywać mniej poczty - wysyłaj mniej poczty

Ta rada wydaje się śmiesznie prosta, zwłaszcza w kontekście tak powszechnego problemu, ale dla siebie uważam to za złotą zasadę skutecznego zarządzania pocztą elektroniczną.

Do takiego wniosku doszedłem podczas pracy w poprzedniej firmie, gdzie dwie osoby najbardziej ze mną związane odeszły z firmy. Bardzo skutecznie komunikowali się z ludźmi, ciężko pracowali i, jak się okazało, wysyłali dużo poczty. Kiedy pracowali dla firmy, ilość korespondencji przychodzącej przez e-mail wydawała się zupełnie normalna, jednak po ich odejściu stwierdziłem, że ruch w mojej poczcie zmniejszył się o około 20-30%.

Cała ta aktywność w poczcie to nie tylko ich listy: były na nie moje odpowiedzi, ale też listy i odpowiedzi od wszystkich adresatów dołączone do korespondencji. Często te wiadomości nie wymagały ode mnie obowiązkowego udziału w dyskusji.

Od tego momentu postawiłem sobie jasny warunek – nie pisać niepotrzebnie. Rezultat: mniej poczty i więcej porządku w skrzynce odbiorczej bez narażania pracy. Od tego czasu staram się nie odstępować od tej zasady.

2. Oznacz oczekujące wiadomości e-mail jako nieprzeczytane

Oznaczenie wiadomości e-mail jako nieprzeczytanej zasadniczo zmieniło sposób, w jaki pracuję z pocztą. Wystarczy, że szybko przejrzę przychodzące listy, od razu odpowiem na te najpilniejsze, a niepotrzebne skasuję. Te same listy, do których muszę później wrócić, jeśli jest czas, oznaczam jako nieprzeczytane. Eliminuje to obawę, że ważny list, przeczytany i pozostawiony bez odpowiedzi, zostanie zapomniany i pogrzebany w trzewiach skrzynki pocztowej. To samo podejście pozwala nam na zaimplementowanie swoistej listy ToDo, do której będę musiał wrócić później.

Staram się kończyć każdy dzień roboczy z minimum takich oczekujących listów, a najlepiej nie powinno ich wcale. Jeśli w tym dniu nie zdążę do nich wrócić, to zacznę z nimi następnego dnia roboczego.

3. Ustal przejrzysty harmonogram wysyłek

Od kilku lat moje życie w dni robocze toczy się według dość jasnego harmonogramu. Pobudka o 5: 00-5: 30 rano, godzina na pocztę, czytanie wiadomości, śniadanie, zabawa z dziećmi, trening, biuro, powrót do domu, kładzenie dzieci do łóżka, kolacja z żoną, odpoczynek (zwykle jest to oglądanie telewizji z towarzyszącym czyszczeniem folderu skrzynki odbiorczej podczas reklam i nudnych chwil).

Okazało się, że trzymając się takiego harmonogramu, bez problemu mogę zarządzać pocztą, jednak jak tylko harmonogram trochę się zmieni, w skrzynce zaczyna się chaos.

W takim przypadku nie odczujesz rosnącej presji, gdy uświadomisz sobie, że Twoje pudełko zostanie nagle pozostawione bez opieki. Utrzymanie harmonogramu na torze pomoże utrzymać wszystko pod kontrolą. To pomogło Benjaminowi Franklinowi, tobie też pomaga.

4. Wyraź się jaśniej

Pamiętasz zepsutą grę telefoniczną? Wtedy było dość zabawnie, ale teraz wszystko jest brane pod uwagę w koncepcji pracy i biznesu, a na gry nie ma czasu.

Słowa są bardzo ważne i muszą być dobierane bardzo ostrożnie, aby uniknąć niejasności i nieporozumień. Im bardziej jednoznaczne i jasne jest zrozumienie twojego tekstu, tym mniej prawdopodobne jest, że otrzymasz drugi list z prośbą o wyjaśnienie pierwszego.

5. Pomyśl o odbiorcach

Często wydaje się, że pola To i Cc są postrzegane przez wielu jako takie same. W rzeczywistości z ich pomocą można jednoznacznie wskazać, od którego z odbiorców oczekujesz odpowiedzi i do kogo wysłano kopię listu, aby był na bieżąco informowany.

W rzeczywistości niewskazywanie odbiorców, od których wymagana jest odpowiedź, jest najszybszym sposobem na wywołanie paniki i zamieszania w korespondencji. 6 adresatów zamiast 1 adresata i 5 kopii to 5 dodatkowych możliwych odpowiedzi, z których każda może urosnąć do osobnego łańcucha listów.

6. Potwierdź odbiór

Jeśli zostałeś wskazany jako odbiorca, a list jest rzeczywiście zaadresowany do Ciebie, nie bądź leniwy, aby poinformować nadawcę, że otrzymałeś list. Nie potrzebujesz wielu słów, wystarczy proste „otrzymałem” lub „otrzymałem”. Będzie to znak, że otrzymałeś informacje w całości iw odpowiedniej ilości, a nadawca nie musi już wysyłać Ci czegoś innego na ten sam temat.

Jeśli nie potwierdziłeś odbioru, nadawca pozostaje całkowicie nieświadomy listu. Może zgubił się w głębi Twojego pudełka? Jeśli jest to ważna informacja, wówczas wątpliwości i niepokój zmuszą nadawcę do napisania do Ciebie kolejnego listu z prośbą o potwierdzenie odbioru pierwszego listu lub z zapytaniem kogoś innego o Twoją obecność w miejscu pracy. Zaangażowane są dodatkowe osoby, dodatkowe listy są wysyłane i odbierane.

7. Trzymaj emocje z dala od poczty

E-mail może być użytecznym narzędziem, jeśli jest używany prawidłowo. Może również stać się niszczycielską siłą, jeśli zostanie użyty niewłaściwie. Najczęstszym przykładem jest używanie poczty do omawiania kontrowersyjnych, sprzecznych i drażliwych kwestii.

Nigdy nie przestaje mnie zdumiewać, jak ludzie używają w korespondencji słów i wyrażeń, których nigdy nie powiedzieliby przed tą samą publicznością.

Jeśli nagle znajdziesz się w takiej korespondencji, zrób jedną prostą rzecz - przestań. Możesz rozwiązać spór lub konflikt, podnosząc telefon i dzwoniąc do adresata lub osobiście spotykając się z nim. Tak delikatnych spraw nie powinno się zajmować w korespondencji tekstowej. Tekst nie przekazuje komponentu emocjonalnego, intonacji i innych ważnych rzeczy, które mogą decydować o konstruktywnym rozwiązaniu problemu.

(przez Jeffa Weinera)