NDA: czy potrzebujesz takiej umowy i jak ją poprawnie zawrzeć, aby nie popaść w problemy

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

Będziesz musiał wypełnić wiele dokumentów, aby przekształcić go w dokument roboczy.

Co to jest umowa NDA

Niniejsza umowa o zachowaniu poufności pochodzi z angielskiej umowy o zachowaniu poufności. Pomaga zapobiegać wyciekom istotnych informacji, które nie powinny wpaść w niepowołane ręce.

Na przykład firma zatrudnia kierownika sprzedaży. Otrzymuje dostęp do gromadzącej się przez lata bazy klientów. Pracownik może zrezygnować jutro i przekazać dane konkurencji. Aby temu zapobiec, podpisywana jest umowa NDA.

Umowa może zostać zawarta z kontrahentem. Załóżmy, że organizacja znajduje firmę wykonawczą. Musi opracować kampanię reklamową nowego, do tej pory tajnego produktu. Wykonawca otrzyma informację o produkcie, ale nie powinien go rozpowszechniać z wyprzedzeniem. Ponownie, umowa o zachowaniu poufności powinna motywować pracowników wykonawcy do zachowania milczenia.

Jakie informacje mogą być chronione przez NDA

W Rosji informacje poufne obejmują kilka rodzajów informacji. Mogą to być tajemnice państwowe lub urzędowe, dane osobowe i tak dalej. Są chronione odpowiednimi przepisami. Jeśli chodzi o NDA, zwykle jest to tajemnica handlowa.

Zgodnie z prawem możesz chronić informacje, które są cenne właśnie dlatego, że są nieznane osobom trzecim. Na przykład organizacja planuje wprowadzić na rynek unikalny produkt. Jeśli technologia do jej opracowania stanie się znana, konkurenci mogą wyprodukować podobny produkt - i to w tym samym czasie co oryginał. Oznacza to, że firma ponosi ryzyko utraty zysków. Dlatego technologia rozwoju z pewnością może być tajemnicą handlową.

Jednocześnie istnieje dość duża lista danych, których nie można sklasyfikować. Są to np. informacje o liczbie i składzie personelu, systemie płac i warunkach pracy. Więcej szczegółów można znaleźć w materiale Lifehackera dotyczącym tajemnic handlowych. Jeśli spróbujesz zabronić ujawnienia tych informacji w NDA, dokument zostanie łatwo zakwestionowany w sądzie.

Umowa NDA może zawierać zobowiązanie do zachowania poufności i innych informacji, które strony uważały za poufne, nawet jeśli nie są one chronione przez prawo. Ale tylko wtedy, gdy przepisy tego nie zabraniają.

Co należy zrobić przed sporządzeniem umowy NDA

Dokument będzie bezużyteczny, jeśli nie wykonasz całej procedury wprowadzenia tajemnicy handlowej w organizacji. Każdy drobny szczegół może spowodować, że sąd nie stwierdzi naruszenia poufności. Dlatego najpierw musisz stworzyć infrastrukturę do zawarcia umowy o zachowaniu poufności.

Określ, jakie informacje będziesz chronić

Tutaj musisz wszystko dokładnie przemyśleć, aby uzyskać konkretną listę danych, których nie należy ujawniać. Nie powinno się uchodzić na sucho z ogólnikowymi sformułowaniami typu „wszystko, co poznaje się w toku pracy” – takie sąd nie będzie usatysfakcjonowany. Potrzebujesz takich szczegółów:

• informacje o możliwościach produkcyjnych przedsiębiorstwa;
• dane o zapasach surowców;
• plany rozwoju przedsiębiorstw;
• plany zakupu i sprzedaży.

Następnie wyniki rozważań należy sformalizować w wykazie informacji stanowiących tajemnicę handlową.

Ustal, w jaki sposób przetwarzane są dane wrażliwe

Aby zostać pociągniętym do odpowiedzialności za naruszenie niektórych zasad, zasady te muszą zostać wprowadzone. Musisz określić, w jaki sposób tajne informacje będą przekazywane, gdzie je przechowywać, na jakich warunkach mogą zostać przekazane osobom trzecim i tak dalej. Wszystko to musi być sformalizowane w odpowiednim dokumencie i zatwierdzone rozporządzeniem lub dekretem.

np. zarządzenie gubernatora obwodu jarosławskiego o zatwierdzeniu Instrukcji w sprawie postępowania z informacjami stanowiącymi tajemnicę przedsiębiorstwa i warunków ich przechowywania – z treścią samej instrukcji.

Organizować rejestrację osób dopuszczonych do tajemnicy przedsiębiorstwa

Przedstaw dziennik strażnika. Pracownik bierze klucz, zapisuje swoje dane i czas w specjalnej księdze, podpisuje. Zwraca klucz - robi to samo. W podobny sposób działa rejestracja osób dopuszczonych do informacji poufnych. To prawda, że możesz zabierać i przekazywać tylko dokumenty na nośnikach materialnych. W przypadku wersji elektronicznych wystarczy wskazać datę dostępu.

Użyj etykiety „Tajemnica handlowa”

Musi zawierać sam ten napis, a także dane właściciela informacji poufnych. W przypadku podmiotów prawnych jest to pełna nazwa i lokalizacja. Dla przedsiębiorców indywidualnych - nazwisko, imię, nazwisko, miejsce zamieszkania.

Pieczęć należy przyłożyć do materialnych nośników danych niejawnych: dokumentów, dysków itp.

Zrób rachunek

Ogólnie wszystko, co dotyczy tajemnic handlowych, można określić w umowie o pracę lub umowie GPC. Ale możesz też utworzyć umowę NDA. Porozmawiamy o tym, jak to zrobić nieco później. Tymczasem warto wiedzieć, że pracownik musi podpisać nie tylko dokument, w którym zobowiązuje się do zachowania tajemnicy korporacyjnej. Potrzebne będzie również potwierdzenie, że dana osoba zapoznała się z przepisami o tajemnicy handlowej i innymi powiązanymi dokumentami.

Wystawić zlecenie wprowadzające tajemnicę handlową w firmie

W nim legitymizujesz wszystko, co robiłeś wcześniej. Zamówienie może wyglądać mniej więcej tak:

W celu ustalenia tajemnicy handlowej w *nazwa firmy* zlecam:

1. Zatwierdzenie rozporządzenia w sprawie tajemnicy handlowej * przedsiębiorstwa *.
2. Zapoznać się z Regulaminem wszystkich pracowników * firmy * przed * datą *.
3. Zatwierdź formularz rejestracji pracowników, którzy uzyskali dostęp do tajemnic handlowych.
4. Zatwierdź formularz umowy o zachowaniu tajemnicy handlowej.
5. Zaakceptuj Regulamin do realizacji i kieruj się nim od dnia złożenia niniejszego Zamówienia.

Aplikacje:

• Przepisy o tajemnicy handlowej.
• Formularz umowy o zachowaniu tajemnicy handlowej.
• Formularz rejestracyjny dla pracowników, którzy mają dostęp do tajemnic handlowych.

Jak sporządzić umowę NDA

Umowa o zachowaniu poufności nie ma sztywnej formy. Oto, co należy w nim wziąć pod uwagę:

• Określ właściciela danych wrażliwych. Umowa zawierana jest w jego imieniu.
• Wskaż strony, które podpisują NDA i określ procedurę przekazywania poufnych danych stronom trzecim. Na przykład umowa zawierana jest z firmą reprezentowaną przez jej prezesa. Ale informacje trafią do pracowników, którzy będą z nią pracować. Dlatego jednym z obowiązków może być „zwrócenie uwagi wszystkich osób mających dostęp do danych poufnych o postanowieniach niniejszej umowy”.
• Zapisz, co oznacza ujawnienie informacji. Można to wykorzystać do osiągnięcia osobistych korzyści, przekazania stronom trzecim i tak dalej.
• Należy pamiętać, które dane niebędące tajemnicą handlową są traktowane jako poufne w ramach umowy.
• Wskaż, że odbiorca informacji musi dołożyć wszelkich starań, aby je chronić.
• Ustalić sposoby przekazywania informacji poufnych: na nośnikach materialnych, za pośrednictwem posłańca, gołębi pocztowych.
• Ustaw datę wygaśnięcia umowy NDA. Nawet jeśli przestaniesz współpracować, dane pozostaną poufne w tym okresie.
• Określ sankcje za naruszenie umowy o zachowaniu poufności. Lepiej nałożyć karę ryczałtową niż obowiązek naprawienia szkody. Trudno będzie udowodnić to drugie, do tego potrzebne są dobre powody. Na przykład po przekazaniu informacji klient odszedł od Ciebie. Ale „po” nie oznacza „należne”. Aby udowodnić szkodę, trzeba uzyskać od klienta przyznanie się do tego z powodu wycieku danych. A do zapłaty kary ryczałtowej wystarczy sam fakt rozpowszechniania informacji.

W rezultacie umowa o zachowaniu poufności może wyglądać np. lub.

O czym pamiętać

• NDA to umowa o zachowaniu poufności. Mogą chronić dane, które chcesz zachować w tajemnicy przed osobami trzecimi.
• Zasadniczo NDA koncentruje się na zachowaniu tajemnic handlowych. Ale możesz chronić je i inne informacje, których ukrywanie nie jest prawnie zabronione.
• Aby dokument zobowiązujący do zachowania tajemnicy handlowej był ważny, konieczne jest prawidłowe wprowadzenie odpowiedniego reżimu w firmie w ramach prawa. W przeciwnym razie każda kara może być łatwo zaskarżona w sądzie.
• Za ujawnienie informacji niejawnych lepiej nałożyć karę ryczałtową niż zadośćuczynienie za szkodę.