Jak uporządkować i nadążyć za wszystkim: kompletny przewodnik po systemie GTD

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

Od teorii do szablonu, aby pomóc zaplanować dowolny projekt.

Dlaczego GTD jest dobre?

Problem z usługami zwiększającymi produktywność polega na tym, że każdy pozycjonuje się jako miejsce, w którym może rozwiązywać wszystkie problemy, przechowywać informacje, komunikować się. Większość usług wymaga ustalenia priorytetów i działania na ich podstawie.

Ale niewielu może skoncentrować się na wykonywaniu ważnych zadań i nie zwracać uwagi na różnego rodzaju drobiazgi: pilne zadania, prośby od kolegów, przyjaciół lub znajomych. Gdy zadań jest dużo, trudno się z nimi uporać. Dlatego w praktyce do zarządzania sprawami trzeba skorzystać z kilku usług. Kiedy jest wiele rzeczy do zrobienia, zaczynamy się mylić z tymi usługami i listami i ostatecznie przestajemy z nich korzystać.

Metodologia Getting Things Done (GTD) zapewnia uniwersalny plan budowy jednego systemu, w którym można rozwiązać każdy problem. Będziesz mógł się zrelaksować i nie martwić, ponieważ będziesz mieć pewność, że niczego nie zapomnisz. W odpowiednim momencie system podpowie, co należy zrobić i na czym się skupić.

Dlaczego więc tak wiele z nich działa bezproduktywnie?

Kiedy projektów, spraw i zadań jest dużo, ludzie zaczynają działać bezproduktywnie. Trudno im zachować to wszystko w głowach, nie mówiąc już o ustalaniu priorytetów. Dlatego albo nic się nie robi, albo robi się to, co najłatwiejsze, a ważne sprawy odkłada się na później. Pojawia się inny problem: kiedy pilne zadania trzeba było rozwiązać wczoraj.

Ponadto osoba zaczyna się szybciej męczyć, staje się drażliwa. Nieustannie biega jak wiewiórka w kole rutyny, a naprawdę ważne, finansowe i strategiczne projekty zostają na uboczu.

System Getting Things Done, opisany przez Davida Allena w książce, która została wydana w 2001 roku i stała się światowym bestsellerem, pomoże poradzić sobie z tą sytuacją.

Opowiedz mi o podstawowych pojęciach GTD, które musisz znać

Rutyna - to są te czyny, myśli i troski, które przeszkadzają, rozpraszają i marnują energię. Dopóki rutyna nie zostanie przełożona na zadania, nie można jej kontrolować. Wielokrotne rozważanie tych samych problemów jest nieefektywnym wykorzystaniem kreatywnej energii, która powoduje frustrację i stres.

Celem GTD jest uwolnienie głowy od rutyny i usunięcie wewnętrznego stresu.

Ludzka pamięć operacyjna- obszar mózgu, w którym znajduje się pamięć krótkotrwała. To tam zwykle umieszczamy bieżące niedokończone sprawy, obietnice składane innym ludziom i inne myśli, które nas nurtują. Niestety, ilość rutyny, którą możesz przechowywać, aby mózg działał prawidłowo, jest ograniczona. Jeśli Twoja pamięć RAM jest pełna, rozpraszają Cię małe zadania i zapominasz o swoich celach, co prowadzi do stresu.

Narzędzia do gromadzenia informacji- dokąd trafiają informacje i gdzie zapisujesz, co należy zrobić. Na przykład:

• organizatorzy;
• zeszyty;
• E-mail;
• kalendarz;
• dyktafon.

Koszyk „Skrzynka odbiorcza”- pojedyncze repozytorium rutyny, którą zamieniasz w zadania i zadania. Jedną z najważniejszych zasad pracy ze skrzynką odbiorczą jest jej regularne czyszczenie.

Proste działania - jednoetapowe czynności, których wykonanie zajmuje mniej niż dwie minuty. W praktyce wygodniej jest przeznaczyć na takie sprawy pięć minut.

Projekt - zadanie, które wymaga więcej niż jednego kroku do wykonania. Konieczne jest pozostawienie przypomnienia o projekcie i opisanie pierwszych kroków do jego realizacji. W efekcie projekt zamienia się w prostą akcję, którą można wykonać w ciągu najbliższych pięciu minut i uzyskać końcowy efekt.

Projekt musi mieć link do karty lub pliku, który opisuje szczegóły: odpowiedzialny, terminy, kategorię (np. „Marketing”, „Prawny”, „Rozwój”), linki do mniejszych kart z zadaniami. Ta struktura jest wygodna do zorganizowania w Trello.

Lista kontekstowa - lista zadań, które są wygodne do wykonania w określonych warunkach. Na przykład na liście kontekstowej „Zakupy” pojawi się lista rzeczy i produktów, które należy kupić w sklepie. Lista połączeń może zawierać listę połączeń do wykonania, gdy jesteś wolny.

Wygodne jest tworzenie indywidualnych list kontekstowych dla osób, z którymi pracujesz i komunikujesz się. Podczas spotkania z konkretną osobą możesz szybko otworzyć listę i rozwiązać niezbędne problemy.

Jak korzystać z kalendarza?

W kalendarzu należy wpisać:

• czynności, które należy wykonać w określonym czasie (spotkania, spotkania biznesowe, seminaria);
• czynności, które należy wykonać w określonym dniu (zakończ projekt w określonym terminie, weź udział w konferencji);
• informacje o konkretnych terminach (rocznice, urodziny, święta).

Używam Kalendarza Google do śledzenia wszystkich tych rzeczy. Ta usługa jest wygodna, ponieważ:

• dostępne zarówno z telefonu, jak iz komputera;
• na jednym ekranie można wyświetlić jednocześnie kilka kalendarzy;
• na smartfonie są przypomnienia.

Jeśli dodałeś coś do kalendarza, albo to robisz, albo odkładasz to na inny termin. Nie ma potrzeby zaśmiecania kalendarza listą rzeczy do zrobienia, która jest regularnie zmieniana z dnia na dzień. Dla takich list istnieją osobne rozwiązania.

Jeśli musisz regularnie dzwonić do klientów, dostawców lub kontrahentów o określonej godzinie, lepiej skorzystać z systemu CRM.

Jakie listy powinieneś stworzyć?

Listy działań priorytetowych

Przygotowanie raportu tygodniowego, zbadanie strony konkurenta, wyczyszczenie skrzynki w skrzynce odbiorczej, sporządzenie przydziału technicznego dla projektantów – wszystkie te czynności trwają dłużej niż dwie minuty, ale nie można ich nikomu delegować. Takie rzeczy umieszczamy na listach działań priorytetowych i realizujemy je w ciągu dnia.

Zasady pracy z takimi listami:

• Nie powinno być wielu list, wystarczą dwie lub trzy. Na przykład Osobiste, Praca, Rodzina. Jeśli masz zadanie z listy na konkretny dzień, ustaw przypomnienie w swoim kalendarzu.
• Wygodne jest oznaczanie zadań na tej liście według kontekstu: „W drodze”, „Przy komputerze”, „Czytaj”, „Kup”, „Obietnice”. Zadania mogą mieć jedną lub więcej etykiet. Na przykład zadanie „Wyprowadzaj psa” odwołuje się do projektu „Osobiste” i etykiety „Obietnice”.
• Przed dodaniem zadania do listy zastanów się, czy w ogóle musisz to zrobić. Jeśli odpowiedź brzmi „tak”, zdecyduj, czy musisz osobiście zakończyć sprawę. W końcu możesz wysłać wiadomość głosową do podwładnego i przekazać mu delegację. Przydzielone zadania będą oznaczone jako „Przypisane”. Będzie zawierał sprawy zarówno z listy Praca, jak i listy Osobistej.
• Regularnie przeglądaj listy. Zrób to, gdy masz wolną minutę. Przejdź do góry zadań, które należy wykonać jako pierwsze.
• Wyczyść swoje listy rzeczy do zrobienia co najmniej raz w miesiącu.

Lista „Kiedyś”

Ta lista będzie zawierać rzeczy, które nie wymagają aktywnego działania. To może być:

• książki, płyty, szkolenia wideo, które chcesz kupić;
• przydatne umiejętności, które chcesz opanować;
• miejsca, które chcesz odwiedzić;
• rzeczy, które chcesz kupić.

Musisz okresowo zaglądać do tej listy, robić notatki i przekształcać je w cele, nad którymi będą prowadzone prace.

Jak przechowywać informacje referencyjne, które będą przydatne w przyszłości?

Ta informacja nie wymaga żadnych działań. Główne kryteria repozytorium tych informacji:

• Wygodne wyszukiwanie według tytułów, tagów, krótkich opisów.
• Łatwość umieszczania informacji w repozytorium.
• Intuicyjna struktura przechowywania informacji. Kiedy pojawiają się nowe dane, musisz szybko wybrać kategorię i podkategorię, w której je umieścić.
• Dostępność pamięci z dowolnego urządzenia.

Czy istnieją obowiązkowe rytuały GTD?

Tak, jest ich kilka.

Zbieranie wszystkich informacji w koszyku „Skrzynka odbiorcza”

Istnieje wiele narzędzi do zbierania informacji. Ale to wszystko powinno płynąć w jedno miejsce, z którym będziesz dalej pracować.

Opróżnianie kosza w skrzynce odbiorczej

Raz lub dwa razy w tygodniu będziesz musiał przejrzeć listę Skrzynek odbiorczych i posortować zgromadzone według folderów lub skrótów. Rytuał ten powinien stać się nawykiem, który powstaje ze zrozumiałego algorytmu działań i ich systematycznego powtarzania.

Powinieneś mieć prosty, szczegółowy plan cotygodniowego czyszczenia systemu rzeczy do zrobienia. Utwórz kalendarz, w którym zaznaczysz dni załatwienia spraw. Przydziel sobie nagrodę, jeśli na przykład w ciągu 30 dni co najmniej 20 opróżnisz skrzynkę odbiorczą i skreślisz dni w kalendarzu.

Rewizja listy działań priorytetowych i listy „Pewnego dnia”, priorytetyzacja

Podczas poprawiania list ważne jest, aby właściwie ustalić priorytety i realistycznie podejść do swoich mocnych stron. Jest to konieczne, aby nie przeciążać się przytłaczającymi zadaniami i nie cierpieć z powodu realizacji swojej nieefektywności.

Niszczenie niepotrzebnych koszy

Często podczas komunikacji ze współpracownikami i partnerami pojawiają się nowe skrzynki pocztowe, dokumenty i listy.

Twoim zadaniem jest zautomatyzowanie wszystkiego tak bardzo, jak to możliwe, aby dane płynęły do folderu Skrzynka odbiorcza.

Może to być skrzynka pocztowa lub planer elektroniczny. Do automatyzacji i przekierowywania informacji odpowiednie są usługi IFTTT i Zapier. Powinno być mniej koszy na zbieranie informacji.

Jak pracować z koszykiem Inbox i sortować skumulowane sprawy?

Najpierw wyodrębnij zadanie, sprawę lub informacje ze swojej skrzynki odbiorczej i odpowiedz na pytanie „Co to jest? Czy naprawdę musisz coś zrobić?”

Jeśli nie musisz nic robić, masz dwie możliwości. Jeśli to śmieci, które nie są już przydatne, wyrzucasz je. Jeśli to przydatna informacja, umieść ją w archiwum. Powinien być uporządkowany według kategorii i tagów, aby łatwo znaleźć to, czego szukasz.

Jeśli chcesz coś zrobić z informacjami, masz trzy możliwości:

1. Uzupełnij wymagane. Jeśli akcja jest ważna i nie zajmie więcej niż 2-5 minut.

2. Deleguj do kogoś. Jeśli akcja trwa dłużej niż dwie minuty, zastanów się, czy możesz ją komuś przekazać.

Przekazując komuś delegację, należy napisać:

• ostateczny wynik;
• plan pracy (droga do celu);
• termin wykonania zadania;
• datę kontroli i wynik, który musi być do niej gotowy (pośredni lub końcowy).

3. Odłóż na przyszłość. Czyniąc to, wskaż:

• pożądany rezultat;
• najbliższe następne działanie, które należy podjąć. Pamiętaj: nie da się ukończyć projektu jako całości, możesz podjąć tylko konkretne proste kroki, które przybliżą Cię do końcowego rezultatu;
• ostateczny termin. Jeśli nie ma dokładnych ram czasowych, dodaj akcję do listy „Pewnego dnia”.

Możesz wysyłać wiadomości do siebie, aby otrzymać je w wyznaczonym dniu. W tym celu odpowiedni jest zarówno „Kalendarz Google” z przypomnieniem we właściwym dniu, jak i aplikacja pocztowa Boomerang, która wyśle Ci e-mail o określonej godzinie.

Jak zaplanować swoją pracę?

Całą pracę można podzielić na trzy etapy:

1. Realizacja zaplanowanych z góry. Mogą to być zarówno strategicznie ważne rzeczy, które przybliżają Cię do celu, jak i rutyna, którą po prostu musisz wykonać.
2. Wykonywanie pracy tak, jak się niespodziewanie pojawia. To wtedy w ciągu dnia przychodzą zadania od kolegów, menedżerów, listy od klientów.
3. Planowanie dalszej pracy: sporządzanie i korygowanie list, ustalanie priorytetów. Ten punkt nie powinien zająć Ci zbyt dużo czasu na planowanie dla samego planowania.

Praktyka planowania spraw i zadań (książka notatek) jest opisana w książce Davida Allena.

David Allen Konsultant ds. wydajności osobistej i zarządzania czasem, autor Metodologii produktywności GTD

Do księgi pamiątkowej potrzebne są 43 teczki: 31 oznaczonych numerami od 1 do 31, kolejne 12 z nazwami miesięcy. Codzienne foldery są umieszczane od jutra. Za folderem z numerem 31 znajduje się folder na kolejny miesiąc, a za nim foldery z pozostałymi miesiącami.

Zawartość folderu na następny dzień jest codziennie przenoszona do kosza, następnie folder jest umieszczany za ostatnim z folderów dziennych (jakby przeniesiony na kolejny miesiąc). Gdy zwolnisz folder 31 dla bieżącego miesiąca, za nim pojawi się folder z nazwą nowego miesiąca, a za nim foldery z dniami nowego miesiąca. Podobnie folder z bieżącym miesiącem, w którym minął, jest przenoszony na następny rok.

W określonym folderze musisz przechowywać dokumenty, które wymagają określonych działań (formularz do wypełnienia, list do wysłania).

Aby system działał, musi być codziennie aktualizowany. Jeśli zapomnisz zaktualizować folder jutra, nie możesz ufać systemowi. Pominiemy ważne informacje, z którymi trzeba będzie się uporać w inny sposób.

Jeśli wyjeżdżasz na kilka dni, to przed wyjazdem musisz sprawdzić foldery dni, w których będziesz nieobecny.

Jak to zorganizować w praktyce, biorąc pod uwagę nowoczesne systemy planowania:

1. Zamiast pamiętnej książki użyj organizera z listami rzeczy do zrobienia na każdy dzień i wpisuj do niego zadania na bieżący dzień. Spotkania i sprawy związane z czasem powinny być najpierw rejestrowane, a przypomnienia ustawione tak, aby system powiadamiał je z wyprzedzeniem.
2. Utwórz plik z listą rzeczy do zrobienia na miesiąc. To jest lista tego, co chcesz zrobić w tym czasie. Dodajesz do niego skrzynki przez cały miesiąc. Weryfikacja zadań powinna następować raz w tygodniu. Planując najważniejsze zadania, rozplanuj tydzień po tygodniu, aby zrozumieć swoje priorytety. Ty je wykonasz w pierwszej kolejności, inaczej cały czas zajmą się drobnymi i pilnymi sprawami.
3. Utwórz plik z planami na rok. Powinien być przeglądany raz w miesiącu. Sprawy z tego pliku są przenoszone do planów miesięcznych.
4. Twórz plany na rok w oparciu o cele długoterminowe na 3-5 lat. Lepiej przepisać te rzeczy albo pod koniec roku, albo podczas wakacji, kiedy głowa nie jest obciążona codziennymi zadaniami.

Te cztery punkty są tym, co David Allen nazywa naturalnym systemem planowania. Ten system pozwala Ci dążyć do ważnych dla Ciebie celów i nie tracić czasu na rutynę.

Czy istnieje plan uniwersalny, który można wykorzystać do zaplanowania dowolnego projektu?

Oh, pewnie. David Allen nazywa to Naturalnym Modelem Planowania. Składa się z kilku kroków.

Krok 1. Cel i obraz idealnego wyniku

Określ cel lub idealny efekt końcowy, wyobraź sobie, że go osiągnąłeś.

Opisz to wszystkimi kryteriami sukcesu (pieniądze, ludzie, uznanie). Im bardziej szczegółowo opiszesz efekt końcowy, tym silniejsza będzie motywacja, szczególnie w momentach, gdy musisz wykonać określone czynności, ale nie ma na to czasu.

Krok 2. Zasady

Opisz zasady, którymi będziesz się kierować, gdy osiągniesz swój cel. Na przykład: „Dam ludziom pełną swobodę działania, jeśli… (pozostaną w budżecie, zrealizują projekt przed określonym terminem).” Zadaj sobie pytanie: „Jakie działania mogą zakłócać moje działania? Jak mogę im zapobiec?”

Zasady są jasne i stanowią wiarygodne wytyczne dotyczące zarządzania działaniami.

Krok 3. Burza mózgów

Przeprowadź burzę mózgów, notując różne pomysły, które przychodzą do głowy.

Kluczowe zasady burzy mózgów:

• nie oceniaj;
• nie kwestionuj;
• nie oceniaj;
• nie krytykuj;
• myśl o ilości, a nie o jakości;
• dodatkowa analiza i organizacja.

Krok 4. Plan projektu w formie listy

Uporządkuj wyniki burzy mózgów w postaci listy rzeczy do zrobienia. Rozpocznij planowanie na końcu i wracaj. Ułatwi Ci to zaplanowanie i zidentyfikowanie pierwszego kroku do osiągnięcia celu. Przykład planowania od końca:

Cel (idealny wynik): Potrafię mówić po hiszpańsku i rozumiem ludzi.

Dlaczego to: Chcę komunikować się bez udziału tłumaczy podczas negocjacji biznesowych z hiszpańskimi partnerami i swobodnie komunikować się z innymi na wakacjach w Hiszpanii.

Kroki do celu:

• Jeden krok przed osiągnięciem celu: znalazłem native speakera i rozmawiałem z nim dwa razy w tygodniu.
• Krok wcześniej: zdałem egzamin biegłości językowej B1.
• Krok wcześniej: zdałem test biegłości A1.
• Jeden krok wcześniej: brałem lekcje hiszpańskiego osiem razy w miesiącu i odrabiałem wszystkie zadania domowe.
• Krok wcześniej: zapisałam się na kurs języka hiszpańskiego i zapłaciłam za miesiąc nauki.
• Krok wcześniej: zebrałem informacje o kursach hiszpańskiego i stworzyłem tabelę porównawczą.
• Krok pierwszy: Zaplanowałem w kalendarzu czas, w którym zbieram informacje o kursach hiszpańskiego.

Gdy zespół pracuje nad jednym zadaniem i musi zorganizować cały plan w jednym miejscu, wygodnie jest użyć wykresu Gantta. Pierwsza kolumna to etapy na drodze do celu, druga kolumna to te odpowiedzialne. Dalej pojawią się kolumny z okresem. Komórki będą zawierały status konkretnego etapu, np. „Planowany”, „W toku”, „Zakończony”, „Przełożony”.

GTD i naturalny system planowania mogą wydawać się zniechęcające. Ale kiedy dostosujesz go dla siebie i zaczniesz go regularnie używać, poczujesz, że wszystko jest o wiele łatwiejsze, niż się wydawało na pierwszy rzut oka.