Jak poprawnie grupować zadania, aby nadążyć za wszystkim

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

Zwiększ produktywność, porządkując listę zadań.

Wszyscy od dawna wiedzą, że wielozadaniowość nie jest taką dobrą rzeczą: uniemożliwia nam skuteczne skupienie się na jednej rzeczy.

Rzecz w tym, że przejście z jednego zadania do drugiego zajmuje dużo czasu – potwierdzają to badania Multitasking: Koszty zmiany. Ludzie pracują najefektywniej, gdy wchodzą w stan przepływu: w pełni skupieni na jednej czynności, bez rozpraszania się czymkolwiek innym.

Niestety, nie zawsze da się złapać nurt, bo jesteśmy nieustannie zasypywani mnóstwem różnych rzeczy, które wymagają naszej uwagi. Jest jednak jeden trik, który pozwala zminimalizować stratę czasu i energii na przełączanie się między różnymi czynnościami. Nazywa się to grupowaniem zadań.

Istota tej techniki jest następująca: łączysz zadania tego samego typu w tzw. pakiety, a następnie wykonujesz je zbiorczo. To proste.

Dlaczego warto grupować zadania

Najłatwiej jest robić rzeczy w losowej kolejności: nie musisz zawracać sobie głowy planowaniem, ustalaniem priorytetów i innymi nudnymi rzeczami. Przypomniałeś sobie coś - i zrobiłeś to. A potem przeszliśmy do następnego zadania.

Jednak takie podejście nie jest zbyt przydatne, jeśli chodzi o zdolność koncentracji. Według badania The True Cost Of Multi-Tasking, opublikowanego w Psychology Today, osoba traci do 40% swojej produktywności podczas przełączania się między niepowiązanymi ze sobą zadaniami.

Innymi słowy, jeśli najpierw napiszesz raport, potem zaczniesz odpowiadać na e-maile, potem posortujesz papierowe dokumenty, a potem znowu wrócisz do raportu, to za każdym razem tracisz czas, koncentrując się na nowym zadaniu, które nie jest takie jak poprzednie. Tom DeMarco, autor The Human Factors: Successful Projects and Teams, twierdzi, że ta „zmiana biegu” może zająć do 15 minut lub dłużej.

Grupowanie zadań wsadowych ułatwia przechodzenie z jednej czynności do drugiej. Im bardziej podobne są twoje zadania, tym łatwiej, po ukończeniu jednego, podjąć się następnego.

Jak korzystać z przetwarzania wsadowego

1. Utwórz listę rzeczy do zrobienia

Najpierw zapisz na prostej liście, co zamierzasz zrobić, wiersz po wierszu. Możesz to zrobić na papierze lub skorzystać z wielu aplikacji do zarządzania zadaniami. Najważniejsze jest, aby wszystko naprawić. Idealnie jest wygospodarować trochę czasu na planowanie każdego dnia (lub przynajmniej raz w tygodniu).

2. Podziel zadania na kategorie

Teraz, gdy lista jest gotowa, podziel wszystkie jej pozycje na kategorie. Mogą być różne - wybierz to, czego chcesz. Najważniejsze, że jest wygodny i wizualny.

Na przykład zbierz zadania, takie jak „Odpowiedz na e-maile” lub „Zadzwoń do współpracowników” w sekcji „Negocjacje” oraz „Napisz artykuł” i „Dokonaj zmian” w sekcji „Tekst”. Twórz osobne kategorie dla prac domowych, zadań w pracy, zakupów i nie tylko. Łatwiej będzie się poruszać po tak uporządkowanej liście.

Inną opcją jest zbieranie zadań w pakiety według miejsca, w którym mają być wykonane. Na przykład połącz wszystkie zakupy z lokalizacją „Supermarket”, a zadania robocze z lokalizacją „Biuro” i tak dalej. W ten sposób, jeśli znajdziesz się w pobliżu sklepu, możesz zajrzeć do swojej listy rzeczy do zrobienia i od razu zobaczyć wszystkie potrzebne zakupy.

3. Zablokuj czas

Przetwarzanie wsadowe zadań świetnie sprawdza się w połączeniu z tzw. techniką blokowania czasu. Po podzieleniu listy na kategorie, przydziel każdej kategorii konkretną porę dnia. I dodaj odpowiedni blok do swojego kalendarza. W jednym bloku czasu rób tylko rzeczy z jednej kategorii i ignoruj pozostałe.

Inną opcją jest powiązanie popularnej techniki Pomodoro z grupowaniem zadań. Przez 25 minut zajmujesz się nieprzerwanymi zadaniami z jednego pakietu. Następnie odpocznij przez 5 minut. Następnie powtórz cykl z inną grupą przypadków.

4. Zastanów się nad swoją szczytową produktywnością

Zdecyduj, o której porze dnia jesteś najbardziej produktywny. Większość ludzi ma dziś rano, ale są też nocne marki, którym łatwiej jest skupić się w ciemności. Znajdź swój szczyt produktywności i spróbuj wykonać w nim zadania z kategorii o najwyższym priorytecie.

5. Wyeliminuj rozpraszacze

Przystępując do wykonywania kolejnej grupy zadań, upewnij się, że nie przeszkodzi Ci przypadkowe powiadomienie lub telefon. Możesz wyznaczyć specjalny czas na sprawdzenie smartfona. Wykonując zadania z jednej kategorii, nie myśl o pozostałych.

Jakie zadania można grupować

W zasadzie każdy. Scott Young, pisarz, programista, przedsiębiorca i wielki fan przetwarzania wsadowego, podaje kilka przykładów:

• E-mail. Tim Ferris, autor Jak pracować 4 godziny w tygodniu, czasami dostaje 300 e-maili na godzinę. I mimo takiej ilości odpowiada na nie tylko raz dziennie, specjalnie na to poświęcając czas.
• Czytanie. Czytanie czegoś pomiędzy jest prawie bezużyteczne, ponieważ i tak niewiele będziesz pamiętał. Lepiej sam ustal, kiedy wygodniej jest wziąć informacje w sposób przemyślany i zarezerwuj ten czas na przeczytanie.
• Rozmowy telefoniczne. Zapisz nazwiska osób, do których chcesz zadzwonić, i ich numery telefonów na jednej liście. Następnie zadzwoń od razu do wszystkich kandydatów z listy. Po pierwsze, nie będziesz ponownie rozpraszany rozmowami telefonicznymi. Po drugie, będziesz mógł wybrać porę dnia, kiedy ludzie są najmniej zajęci i będziesz mógł z Tobą porozmawiać.
• Rekreacja i rozrywka. Przenieś całą rozrywkę - filmy, gry komputerowe, spacery - na koniec dnia. To zmotywuje Cię do jak najszybszego zakończenia pracy, a łatwiej będzie Ci się zrelaksować, wiedząc, że wszystko na dziś zostało już przerobione.
• Zakupy. Przed wyjściem z domu zbierz wszystkie zadania, zakupy i sprawy w stos i wykonaj je za jednym zamachem. Na przykład możesz jednocześnie odwiedzić supermarket, pocztę i pralnię chemiczną. Oszczędzaj nie tylko czas, ale i benzynę.
• Korespondencja w sieciach społecznościowych. Poświęć godzinę wieczorem na czat online. A przez resztę czasu wyłącz powiadomienia klienta mediów społecznościowych.
• Gotowanie żywności. Są szanse, że ciągle nie masz wystarczająco dużo czasu, aby codziennie coś ugotować. Na szczęście cywilizacja przedstawiła nam takie urządzenie jak kuchenka mikrofalowa. Odłóż 1–2 dni na przygotowanie jedzenia na następny tydzień, a następnie po prostu je podgrzej.
• Naprawic. Zbierzcie się w końcu i wykonujcie wszystkie te drobne prace domowe, które tak długo czekały na skrzydłach. Wymień przepalone żarówki, napraw klamkę i cieknący kran.
• Refleksje. Czy cały czas myślisz, próbujesz coś zaplanować, rozwiązać jakieś problemy, ale nic Ci się nie udaje? Scott Young radzi nawet coś takiego jak myślenie o zrobieniu w ściśle określonym czasie. Nabierz nawyku planowania 2-3 godzin tygodniowo, co będziesz robić dalej i jakie cele chcesz osiągnąć.

Tak, i jeśli o to chodzi, grupowanie zadań to również zadanie. Dlatego przeznacz specjalny czas, najlepiej wieczorem, na rozdanie pozycji z listy na jutro.