Jak miotła i trójkąt pomogą Ci nadążyć za wszystkim

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

Osiem sztuczek, które powstrzymają Cię przed szaleństwem w świecie wielozadaniowości.

1. Kieruj się trójkątem biznesowym o wartości pieniądza i czasu

I pamiętaj, że trójkąt jest zawsze w dwóch punktach. To chyba najlepszy przykład ustalania priorytetów.

Chcesz szybko i dobrze załatwić sprawy? Przygotuj się na zainwestowanie w dodatkowe zasoby. Chcesz zaoszczędzić pieniądze? Wybierz, na co jesteś gotów poświęcić: czas czy jakość? Oznacza to, że zadanie można wykonać przez długi czas, ale dobrze. Albo zrób to szybko, ale może nie w całości.

Polecam nie tylko korzystanie z tego trójkąta biznesowego przy rozwiązywaniu problemów związanych z pracą, ale także przypominanie o tym współpracownikom, a nawet menedżerom.

„Zrób to dobrze, tanio i wczoraj” nie jest skutecznym schematem.

2. Deleguj wszystkie „tanie” zadania

Zasada, której nauczyłem się od mojego byłego szefa. W drobnych sprawach powiedział: „Mój czas jest na to za drogi”.

Użyj Prawa Pareto: Poświęć 20% swojej energii i czasu na to, co przyniesie 80% korzyści. Nie trać czasu na drobiazgi. Główny sekret zarządzania czasem: nie można zmienić wszystkiego, więc od razu zaakceptuj, że nieistotne zadania nigdy nie zostaną wykonane. Deleguj, jeśli możesz. Jeśli nie możesz - zrezygnuj z małych zadań.

3. Poznaj miotłę

Ważne: jeśli delegujesz cały czas, to w pewnym momencie może się okazać, że masz bardzo słabe pojęcie o tym, jak działają procesy na poziomie lokalnym. Dlatego od czasu do czasu musisz samodzielnie wykonywać zwykłe rutynowe zadania. Na przykład, aby złożyć artykuł w panelu administracyjnym lub stworzyć boks reklamowy.

Uważa się, że idealnym redaktorem naczelnym jest ten, który w sytuacji awaryjnej może wykonać całą pracę na stronie: od napisania artykułu po wybór zdjęcia, jego obróbkę i inscenizację. To może się nigdy nie wydarzyć, ale zrozumienie zawiłości wewnętrznej kuchni sprawia, że stajesz się silniejszym liderem.

Zdolność do wykonywania brudnej roboty to nie mikrozarządzanie. Najczęściej dzięki takim „wyprawom” i wyrywkowym kontrolom dowiesz się, co jeszcze w projekcie można poprawić. Nie ma potrzeby wybierania momentu do wykonania pracy ręcznej. Zwykle wszystko dzieje się samo, gdy któryś z podwładnych lub współpracowników wyjeżdża na urlop, a Ty tymczasowo przejmujesz ich obowiązki.

Amerykański przedsiębiorca Andrew Carnegie, zwracając się do studentów college'u w Pittsburghu, powiedział, że bardzo przydatne jest „zapoznanie się z miotłą” na początkowym etapie kariery. Jednak pamiętanie o miotle przydaje się nawet wtedy, gdy, jak Ci się wydaje, osiągnąłeś wyżyny.

W serii „Peaky Blinders” jest taki dialog:

- Co ty robisz Tommy? (Co robisz Tommy?)

- Odgarniam gówno, Curly. Tak jak ty. (Przegarnianie obornika łopatą, Curly. Tak jak ty.)

- Dlaczego to robisz Tommy? (Dlaczego to robisz, Tommy?)

- Aby przypomnieć sobie, kim byłbym, gdybym nie był tym, kim jestem. (Aby przypomnieć sobie, kim byłbym, gdybym nie był tym, kim jestem.)

4. Usuń Facebooka z telefonu

Czytaj taśmę z komputera przy herbacie, ale nie często. Nie trać czasu na niekończące się przeglądanie stron innych osób. Kiedy to robisz, twoje własne życie mija. Niech więc to będą komunikatory, po prostu wyłącz w nich powiadomienia. Nie ma tak ważnych rzeczy, które nie mogłyby czekać nawet kilka godzin. Jeśli osoba naprawdę ma coś pilnego, zadzwoni. I nie będziesz się rozpraszać i będziesz mógł skupić się na głównych zadaniach.

5. Mistrzowski odczyt prędkości

Żyjemy w epoce informacji, a żeby nadążyć za wszystkim, trzeba umieć się w niej poruszać. Szybkie czytanie pomaga szybciej przeglądać/skanować źródła informacji. Wiele osób obawia się, że po szybkim czytaniu nie będzie już można czytać książek w trybie zrelaksowanym, ale tak nie jest. Jest to umiejętność, którą można kontrolować i tylko Ty decydujesz, w którym momencie ją zastosować. Z grubsza rzecz biorąc, możesz przejść pięć kilometrów na godzinę lub pobiec w 20 minut. Wszystko zależy od Twoich zadań.

Szybkie czytanie nie oznacza zrozumienia wszystkiego, co czytasz. Ta metoda została stworzona przede wszystkim po to, aby uchwycić ogólne znaczenie i oddzielić informacje, których naprawdę potrzebujesz, od ogólnej masy (a czasem wody).

Szybkiego czytania można nauczyć się osobno. Na przykład z książek lub kursów. A może już utworzyłeś tak zwany intuicyjny szybki odczyt. Zwykle przychodzą do niego ludzie, którzy dużo czytali iw pewnym momencie wypracowali własny system szybkiego przyswajania informacji, często nie zdając sobie z tego sprawy. Na przykład dopiero na kursie szybkiego czytania dowiedziałem się, że już całkiem nieźle sobie radzę - 535 słów na minutę.

6. Użyj wybierania głosowego

Już dawno opanowaliśmy pisanie dotykowe na komputerze za pomocą dziesięciu palców, ale w telefonach z tą samą szybkością nadal nie można pisać tekstu. Gdy jesteś w drodze lub w podróży, korzystaj z funkcji rozpoznawania głosu. Na przykład ta funkcja jest domyślnie wbudowana w klawiaturę Gboard. Tak, gdzieś trzeba to naprawić, ale ogólnie jest to bardzo wygodne.

Nie doceniłem również funkcji T9. Dzisiejsza Autokorekta jest bardzo inteligentna, zapamiętuje popularne skrypty i sugeruje najbardziej prawdopodobne słowa i frazy.

Oszczędzaj czas i wysiłek nawet w najmniejszym szczególe.

7. Nie odpowiadaj od razu na e-maile

Nazywam to zasadą 10 minut. Nie odpowiadaj na wiadomość e-mail, gdy tylko nadejdzie. Niech się „położy”. Polecam to zrobić z trzech powodów.

• Im szybciej odpowiesz, tym szybciej otrzymasz nowy list w odpowiedzi. Oznacza to, że przyspieszysz tylko koło wiadomości.
• Często otrzymujemy niezbyt przyjemne listy, a szybkie odpowiedzi są surowe i niegrzeczne. Co najmniej 10-minutowa przerwa pomaga uspokoić się i odpowiedzieć w zrównoważony sposób.
• Nie odpowiadając w tej chwili na e-maile, uczysz ludzi samodzielnego rozwiązywania ich pytań. Bardzo często „strzelamy” do siebie wiadomościami, chociaż pojawiają się pytania, które można rozwiązać na inne sposoby. Pamiętacie, że w radzieckim satyrycznym magazynie wideo „Fitil” była historia o wagonach i zajezdni? Odczekaj 10 minut - iw tym czasie sytuacja może się zmienić 10 razy lub nawet stać się nieistotna.

8. Zrób sobie dzień wolny w ostatni piątek miesiąca

Na wakacjach, a nawet na własny koszt, żeby wszystko uporządkować. Magiczne sprzątanie jest potrzebne nie tylko w domu. Załatwianie dokumentów, pójście do lekarza, zakupy w pustym centrum handlowym czy przespanie się – zdziwisz się, gdy zobaczysz, ile rzeczy jest do zrobienia. A na koniec dnia poczujesz ulgę, a nawet lekką euforię - mniej więcej taką samą, jak po uporządkowaniu garderoby.