Funkcje Microsoft Word, które zechcesz zastosować w swojej pracy

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

Okazuje się, że ludzie pracują w Wordzie od lat, ale nie znają jego podstawowych funkcji lub nie śledzą nowinek. Czas nadrobić zaległości!

Kilka słów o tym, dlaczego podjąłem się opisania wcale nie unikalnych funkcji Microsoft Word. Artykuł powoli dojrzewał w mojej głowie. Raz po raz musiałem opisywać możliwości tego samego edytora moim kolegom i bliskim. Ich rażąca wnikliwość, zaskoczenie tym, co zobaczyli, skłoniły mnie do napisania tego materiału. Mam nadzieję, że i Ty nauczysz się czegoś nowego dla siebie.

Wszystkie poniższe wskazówki działają w programie Word 2013. Gorąco polecam przejście do tej konkretnej generacji programu, jeśli z jakiegoś powodu opóźniłeś przejście.

1. Zacznij pisać w dowolnym miejscu

Funkcja Click-to-Write nie jest nowa, ale nie wszyscy o niej słyszeli. Często trzeba obserwować, jak dana osoba wielokrotnie klika w przycisk „Enter”, aby dostać się na koniec strony i np. wpisać tam wykonawcę listu.

Podwójne kliknięcie myszą może zastąpić kilkanaście naciśnięć klawiszy.

Przesuń kursor nad zamierzone miejsce drukowania i wykonaj kilka szybkich kliknięć myszą. Sam program Word umieści nowe linie, tabulatory i szeryfy dla miejsca, które mu wskazałeś. Widać to wyraźnie, patrząc na ukryte znaczniki formatowania.

2. Tłumacz od razu

Zapytaj sąsiada, którego tłumacza preferuje, a najprawdopodobniej usłyszysz o Google, Yandex, PROMT, ale raczej o Bing. Z jakiegoś powodu markowy tłumacz Microsoftu nie jest zbyt popularny w naszej okolicy. I na próżno, bo jakość jego pracy wystarcza na codzienne potrzeby. Oczywiście Office zapewnia szybkie tłumaczenie tekstu za pomocą Bing. Polecam spróbować.

Jest całkiem możliwe, że przestaniesz biegać między przeglądarką a Wordem, bez końca kopiując i wklejając zdania w tę iz powrotem.

Do wyboru jest kilkadziesiąt języków i trzy metody tłumaczenia. Znajdziesz je w zakładce „Recenzja”.

3. Użyj kerningu

Projektanci dobrze wiedzą, czym jest kerning i często operują nim przy składaniu tekstów. Mówiąc prościej, kerning odpowiada za odstępy (odległości) między literami w zależności od ich kształtu. Zmiana tego ustawienia może zmniejszyć lub rozszerzyć to samo słowo, zdanie lub akapit w porównaniu ze stanem standardowym. Widziałem, jak ludzie zaczęli wymazywać fragment tekstu lub odwrotnie „lewać wodę” tylko po to, by wpasować go w pewne ramy. Kerning rozwiązuje takie problemy w bardziej wyrafinowany sposób. Oczywiście, granie z nią ostro boli oko, ale drobne manipulacje mogą być odpowiednie.

Zmiana kerningu przyda się podczas używania dużych czcionek, np. przy przygotowywaniu stron tytułowych książek, artykułów, raportów.

Naciśnij kombinację Ctrl + D, aby wyświetlić okno dialogowe „Czcionka”, przejdź do drugiej karty „Zaawansowane”. Tutaj możesz pobawić się kerningiem. I trochę więcej na ten temat. Tak na marginesie chciałbym przedstawić ciekawą grę przeglądarkową, w której musisz odgadnąć najlepszy kerning do czytania. Cieszyć się!

4. Zastosuj ukryty tekst

Czy pusty dokument programu Word może ważyć dziesiątki lub setki megabajtów? Tak! A dla wielu panuje zmętnienie umysłu. Ludzie nie widzą ani jednego słowa przed oczami, ale nie mogą zrozumieć, dlaczego plik jest tak duży? Złe wirusy czy szkodliwi hakerzy? Nie. Chodzi o ukryte informacje. Mogą to być grafiki, zdjęcia i tekst.

Podobnie jak znaki niedrukowalne, ukryte dane nie są wyświetlane na ekranie ani drukowane, ale nadal stanowią część dokumentu.

Dzięki ukrytemu tekstowi możesz:

• Ukryj tymczasowo informacje poufne.
• Zostaw komentarz lub udziel odpowiedzi na pytania, których nie należy mieszać z tekstem głównym.
• Wydrukuj kilka wersji tego samego dokumentu, na przemian ukrywając różne jego części. W takim przypadku nie musisz zadzierać z wieloma kopiami pliku!

Wybierz część lub cały tekst, naciśnij Ctrl + D i umieść znacznik wyboru przed opcją „Ukryte”. Fragment znika i staje się dostępny do wglądu tylko przy wyświetlaniu znaków niedrukowalnych. Dla jasności ukryte dane są podkreślone linią czarnych kropek.

5. Przed zapisaniem użyj funkcji „Inspektor dokumentów”

Stary Word nie może otworzyć pliku lub wyświetla się niepoprawnie? Znajomy dla wszystkich i wszystkich! Tego rodzaju kłopoty wokół mnie zdarzają się z przerażającą regularnością, ponieważ wiele organizacji i osób nadal pracuje w Office 2003. Dlatego przed wysłaniem i/lub zapisaniem dokumentu warto sprawdzić go pod kątem zgodności z poprzednimi wersjami Worda. Za to odpowiedzialny jest „Inspektor dokumentów”.

Wie również, jak przeprowadzić kontrolę czytelności dla osób niepełnosprawnych i, co ważne, znaleźć ukryte właściwości i dane w dokumencie.

Na przykład funkcja wykrywa obecność makr, osadzonych dokumentów, niewidocznej zawartości i innych potencjalnie problematycznych elementów plików.

6. Edytuj PDF

Bogactwo opcji nie zawsze jest korzystne. Praca z PDF jest tego najlepszym przykładem. Czasami ludzie gubią się już przy wyborze narzędzia, za pomocą którego chcą przetworzyć plik PDF. Oto klasyczny Adobe Reader i alternatywny Foxit Reader oraz dowolna mniej lub bardziej nowoczesna przeglądarka i wiele innych usług online. Jednak jedna z najbardziej udanych metod leży na powierzchni - to bohater naszego artykułu.

Word 2013 nie tylko otwiera się, ale także umożliwia edycję zawartości dokumentu PDF.

Edytor konwertuje tekst, tabele, listy, wykresy i inne elementy do pliku DOCX, zachowując jak najdokładniej formatowanie oryginału. Należy zauważyć, że okazuje się bardzo, bardzo godny. Możesz także dodać pliki PDF do dokumentu programu Word jako obiekt do osadzenia. W takim przypadku zostanie wyświetlona tylko pierwsza strona pliku PDF lub ikona łącza do pliku.

7. Wstaw wideo

Nie jest tajemnicą, że długotrwałe oglądanie suchego tekstu szybko zmniejsza uwagę i prowadzi do utraty zainteresowania czytelnika. Dlatego prawie wszyscy studenci, mówcy i pracownicy biurowi rozcieńczają linie diagramami, tabelami, wykresami i innymi sztuczkami wizualnymi. Jednak tylko nieliczni stosują znacznie potężniejsze narzędzie - wideo.

Program Word może osadzać filmy wyszukiwania Bing w dokumencie, dodawać filmy z YouTube i osadzać kody z różnych witryn internetowych.

I nie martw się o ostateczny rozmiar pliku. Dokument nie zapisuje samego wideo, a jedynie tworzy jego link w formie wizualnej. Oczywiście do oglądania wymagane jest połączenie internetowe.

8. Wspólnie pracujcie nad dokumentem i komentujcie zmiany

Pamiętasz słowa klasyka: „Czego się nie robi – zrobimy razem”? Są aktualne do dziś. Ale nie wszyscy rozumieją, jak właściwie zorganizować wspólną pracę. Niestety nadal można zobaczyć, jak dana osoba podświetla fragment tekstu dowolnym kolorem, po czym w nawiasach dodaje swoje poprawki lub zastrzeżenia i odsyła dokument. W takich momentach zaczyna się nerwowe drganie powieki. Najnowsza edycja programu Word pozwala wygodnie dodawać adnotacje i wprowadzać zmiany w pliku publicznym. To powinno być używane!

Word 2013 umożliwia odpowiadanie na komentarze innych osób, co czyni edytor doskonałym narzędziem do dyskusji w pracy grupowej.

Poświęć kilka minut na zapoznanie się z zakładką Recenzja, podziel się swoimi nowymi umiejętnościami z kolegami, a poczujesz łatwość wspólnej pracy.

9. Uprość swoją pracę z tabelami

Niech zgadnę, czy nadal wstawiasz wiersze i kolumny tabeli, klikając prawym przyciskiem myszy i przechodząc do odpowiedniej pozycji menu? To o wiele prostsze!

Umieść kursor tuż nad/poniżej (lewo/prawo) w miejscu, w którym planujesz dodać wiersz lub kolumnę. Word natychmiast zasugeruje powiększenie stołu.

Nawiasem mówiąc, najnowsza wersja edytora zawiera kilka nowych funkcji do projektowania tabel. Zaktualizuj swoją wiedzę.

10. Połącz części dokumentu w bloki

Szczerze mówiąc, są pracownicy, którzy są gotowi przewrócić ponad 100 stron dokumentu tylko po to, by zabić czas. Jeśli chcesz szybko nawigować po dużych plikach, musisz opanować kilka skrótów klawiaturowych, które zapewnią błyskawiczną nawigację lub poprawnie uporządkować swoje prace.

Korzystanie z nagłówków o różnych poziomach umożliwia zwijanie elementów dokumentu, nad którymi aktualnie nie pracujesz.

Umieść kursor obok nagłówka, a program poprosi o zwinięcie zawartości bloku. Dzięki temu nawet najbardziej ogromne prace mogą zmieścić się na zaledwie kilku stronach.

Nie znalazłeś dla siebie nic ciekawego? Na wszelki wypadek przeczytaj artykuł Lifehackera na temat 20 sekretów słów, które ułatwią ci pracę. Lub daj radę w komentarzach.