Jak lepiej wykorzystać system GTD

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

Pisarz i bloger Leo Babauta wyjaśnia, jak planować i pozbyć się wszystkiego, co powstrzymuje Cię przed produktywnością.

Dlaczego ten system jest potrzebny?

Getting Things Done (GTD) to dobrze znany system wykonywania zadań przez Davida Allena. Podczas korzystania z niego absolutnie wszystkie przychodzące informacje są rejestrowane i dzielone na listy. Celem jest załatwienie sprawy, poświęcając więcej czasu na to, co naprawdę ważne.

Z systemem GTD możesz osiągnąć bardzo duży sukces. Oto tylko kilka z nich:

• Wykonujesz wiele zadań.
• Stajesz się bardziej pewny siebie.
• Mniej zwlekasz i mniej się rozpraszasz.
• Bardziej Ci ufają: inni wiedzą, że zawsze doprowadzasz wszystko do końca.
• Częściej zapraszamy Cię do pracy, ponieważ potrzebne jest solidne podejście do biznesu.
• Zmieniasz się na lepsze – uświadamiasz sobie, co jest dla Ciebie naprawdę ważne, stajesz się ciekawy, zaczynasz się uczyć, budować silne relacje z ludźmi i pozbywać się starych schematów percepcji, które Ci przeszkadzają.
• Zarabiasz więcej.
• Potrafisz stworzyć odnoszący sukcesy startup lub zbudować świetną firmę.
• Możesz podzielić się swoimi pomysłami - w książce, blogu lub wykładzie.

Aby jednak uzyskać wszystkie te korzyści, musisz zrozumieć, jak skutecznie korzystać z systemu i dowiedzieć się, co mu zapobiega. Leo Babauta, pisarz i autor popularnego bloga Zen Habits, wyjaśnia, co trzeba w tym celu zrobić.

Jak efektywniej korzystać z systemu GTD

Dowiedz się, co powstrzymuje Cię przed produktywnością

Nawyk zwlekania. Wahasz się podejść do zadania ze względu na jego złożoność: albo czujesz, że nie będziesz w stanie sobie z nim poradzić, albo w ogóle go nie zrozumiałeś. To jest zwlekanie.

Nawyk rozpraszania uwagi. Udało Ci się zacząć, ale natychmiast przechodzisz do innego zadania. Wszystkie te same wątpliwości i niejasności skłaniają do odkładania tego na później na rzecz łatwiejszego ćwiczenia lub po prostu do zabijania czasu. To ciągłe przełączanie prowadzi do utraty koncentracji. Jednocześnie wygląda na to, że będziesz nieskończenie zajęty.

Perfekcjonizm. Długo nie można zabrać się do pracy, bo teraz nie jest na to odpowiedni czas. Albo odkładasz ukończenie, bo nie było idealne.

Na przykład chcesz założyć bloga, ale tego nie robisz, ponieważ dopóki nie znajdziesz idealnej platformy i motywu do tego, nie masz wystarczająco dużo wolnego czasu i wciąż nie masz listy świetnych pomysłów. Albo napisałeś artykuł i nie publikujesz go, ponieważ materiał wciąż wymaga sfinalizowania - w rzeczywistości po prostu się nie odważysz.

Środowisko. Ludzie frustrują twoje plany, nie robią nic na czas, wszystko komplikują, psują, narzekają i denerwują. A polegając na innych ludziach, czasami trudno jest osiągnąć swoje cele. Najczęściej jest to tylko wymówka dla siebie.

Rozproszenia. To są ludzie, wszelkie wydarzenia, problemy. Kolidują z twoją pracą. Coś, co możesz kontrolować, a inne nie.

Zmęczenie. Jesteś zmęczony, głodny, wyczerpany, zdezorientowany lub znudzony. Takie problemy przeszkadzają w koncentracji i wykonywaniu zadań.

W takim przypadku wystarczy się naładować: zdrzemnąć się, wybrać się na spacer, medytować.

Lub podejmuj się zadań, które nie wymagają dużo energii: sortuj pocztę, wykonuj czynności administracyjne. Jeśli zmęczenie obserwuje się od dłuższego czasu, przejrzyj swoją dietę i sen.

Lęki, wątpliwości, poczucie bezradności i zwątpienia w siebie. To one leżą u podstaw większości wspomnianych powyżej przeszkód.

Określ, czego Ci brakuje, aby pracować wydajniej

Wybrane punkty będą rozwiązaniem wyżej wymienionych problemów.

Umiejętność ustalania priorytetów. Możesz osiągnąć sukces, jeśli większość czasu poświęcisz na ważne zadania. Kiedy jesteś zajęty nieistotnymi czynnościami lub ciągle przełączasz się między czynnościami, jesteś mniej efektywny. Musisz wybrać jeden ważny problem i skupić się tylko na nim.

Stopniowo nauczysz się rozpoznawać, które zadania i projekty mają dla Ciebie wielką wartość. Czy ważniejsze jest odpowiadanie na wiadomości niż pisanie artykułu? Co jest bardziej korzystne dla Twojej kariery, szczęścia, zdrowia?

Umiejętność prawidłowego rozpoczęcia działalności. To właśnie skłonność do prokrastynacji jest jednym z najczęstszych i najbardziej bolesnych problemów, które stoją na drodze do osiągnięcia celu. Dlatego najważniejszą rzeczą w wykonywaniu zadań jest rozpoczęcie pracy.

Skoncentruj się na pierwszym, najmniejszym kroku. Jak najmniej. Stwórz środowisko, które ułatwi rozpoczęcie pracy. Na przykład, gdy sam Leo chciał wyrobić sobie nawyk biegania, skupiał się tylko na zakładaniu trampek i wychodzeniu z domu.

Praca sprinterska. Takie podejście pomaga radzić sobie z wielozadaniowością i rozpraszaniem uwagi. Ta technika jest również nazywana Pomodoro. Polega na podziale pracy na krótkie interwały 15-25 minut (sprinty), podczas których należy skoncentrować się tylko na jednym zadaniu, nie rozpraszając się niczym innym.

Po tym następuje krótka przerwa, po której rozpoczynasz nowy sprint. Jeśli nigdy nie korzystałeś z tej metody, możesz ułożyć kilka takich segmentów pracy dziennie, a po tygodniu zacznij stopniowo zwiększać ich liczbę.

Zarządzanie listą zadań. Pomaga się skoncentrować i poradzić sobie ze wszystkim, co zaplanowano. Ale staraj się nie komplikować. Znajdź prosty program do planowania, napisz wszystko, co musisz zrobić w najbliższej przyszłości, i każdego dnia wybieraj, na których zadaniach skupisz się dzisiaj.

Zaplanuj trzy ważne i trzy mniejsze zadania na dany dzień - liczba ta może się zmieniać w zależności od długości Twojego dnia pracy, złożoności zadań i tempa ich realizacji.

Umiejętność akceptowania błędów. Perfekcjonizm przeszkadza w realizacji zadań. Dlatego martw się nie tyle o perfekcję swojej pracy, ile o jej wykonanie. Trzymaj się zasady pisarki Ann Lamotte o „nędznym pierwszym szkicu”.

Jest przekonana, że jedynym sposobem, aby zacząć dobrze pisać (i w ogóle zacząć to robić), jest naszkicowanie słabego i bezużytecznego szkicu. Po chwili wrócisz do wyniku i go doszlifujesz.

Praca w trybie niepewności. Często będą cię prześladować lęki i trudności. Dlatego bardzo przydatne jest nauczenie się, jak pracować w stanie niepewności: zachować kontrolę, nie ukrywać się przed zadaniami i wewnętrznymi doświadczeniami, nie narzekać.

Aby to zrobić, za każdym razem, gdy zauważysz coś takiego za sobą, odłóż wszystko na bok i spróbuj poczuć swój stan. Zaakceptuj to. Zwróć uwagę na swoje doznania fizyczne. Upewnij się, że niepewność i dyskomfort są w porządku. Naucz się doceniać chwile takie, jakie są.

Możliwość zobaczenia pełnego obrazu. Całkowite skupienie się na jednym zadaniu to jedno, a co innego móc spojrzeć na sytuację jako całość. Ogólną analizę sytuacji należy przeprowadzić rano i wieczorem, a także kilka razy w ciągu dnia - na wypadek konieczności dostosowania planu działania.

Każdy z nas jest czasami rozproszony, przerywany i napotyka na nieprzewidziane trudności. Aby zachować produktywność, musisz nauczyć się zmieniać koncentrację w razie potrzeby.

Umiejętność bycia odpowiedzialnym. Przede wszystkim oznacza to, aby nie obwiniać innych ludzi za wszystkie trudności, które napotykasz na drodze do osiągnięcia celu. Weź pełną odpowiedzialność za swoją część pracy.

Bądź liderem - wykaż inicjatywę, śledź sukcesy całego zespołu, nawet jeśli jesteś w nim prostym podwładnym.

Otwarta komunikacja. Takie, aby wszyscy jasno rozumieli swoje obowiązki i granice, a także konsekwencje nieprzestrzegania. Pomoże to stworzyć strukturę, w której wszyscy zaangażowani mogą pracować łatwiej i wydajniej. Staraj się traktować ludzi szczerze i pozytywnie, pomimo wszystkich ich wad.

Umiejętność planowania. Obfitość zadań w dzienniku w żaden sposób nie przyczynia się do osiągnięcia celu. Zamiast tego najlepiej jest sporządzić minimalną listę, odpowiadając na proste pytania. Jak rozpocząć dzień od wykonania ważnych zadań? Jak biegać sprinty, aby nikt Cię nie rozpraszał? Za co musisz wziąć odpowiedzialność? Kiedy warto odebrać pocztę? O której godzinie powinienem zaplanować spotkania? Jak oceniasz swój dzień?

Odpowiedzi pomogą Ci zaplanować dzień. Nie dąż do tego, żeby było idealne. Analizując to, co się dzieje, z czasem znajdziesz najlepszą opcję.

Od czego zacząć ulepszanie

Zrób prosty plan. Wcale nie trzeba próbować opanować wszystkich brakujących umiejętności naraz. Na początek najlepiej skupić się na pierwszych czterech, które będziesz ćwiczyć codziennie:

• Ustalanie priorytetów i definiowanie zadań na dany dzień.
• Praca sprinterska.
• Medytacja - kiedy czujesz strach, niepewność lub niepewność.
• Analiza na koniec dnia i weryfikacja planu.

Zwróć uwagę, co i jak będziesz robić. Pokaż powstały plan komuś, kogo znasz i zdaj mu raport codziennie przez tydzień. Obiecaj co tydzień, że będziesz dzielić się swoimi sukcesami, wyzwaniami i tym, jak przygotujesz się do rozpoczęcia nowego siedmiodniowego okresu.

Każdego wieczoru poświęć 10 minut na sprawdzenie, jak minął Twój dzień i czy wypełniłeś wszystkie punkty swojego planu. Zapisz, co się stało, co uniemożliwiło, jak możesz przyspieszyć ruch do przodu.

Z biegiem czasu sprinty, medytacja i inne umiejętności staną się dla ciebie łatwiejsze. Następnie zacznij uczyć się nowych i skutecznych podejść, stopniowo ulepszając swój system. Najważniejsze jest, aby pamiętać o praktyce.