Jak skutecznie zastosować system GTD w życiu

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

Plan krok po kroku, dzięki któremu z łatwością zaimplementujesz tę technikę produktywności w swoim życiu, wyznaczysz priorytety i zawsze będziesz w stanie znaleźć czas na ważne rzeczy.

Ten materiał jest kontynuacją artykułu „”. W pierwszej kolejności warto się z nim zapoznać, ponieważ wiele używanych pojęć jest tam szczegółowo wyjaśnionych.

Ten artykuł jest przewodnikiem krok po kroku, jak zastosować GTD w prawdziwym życiu. Pisząc, kierowałem się następującymi zasadami:

• Wszechstronność. Opisane tu idee są uniwersalne i z ich pomocą każdy zbuduje dla siebie system GTD, który będzie działał z dokładnie tymi usługami, do których jest przyzwyczajony.
• Prostota. System powinien być intuicyjnie prosty w obsłudze. Należy poświęcić minimum czasu i energii na wprowadzanie i przetwarzanie informacji oraz planowanie kolejnych kroków. Tylko wtedy system będzie działał długofalowo i nawet po długich przerwach: np. jeśli wyjedziesz na miesiąc na urlop, to po powrocie będziesz mógł przywrócić swoje podejście do zarządzania biznesem.
• Niezawodność. Najważniejsze jest, aby mieć pewność co do swojego systemu, a mianowicie, że nie zapomnisz niczego zaplanowanego, bo w odpowiednim czasie zobaczysz przypomnienie.
• Koncentracja na tym, co ważne. System powinien pomóc Ci skoncentrować się zarówno na tym, co robisz w tej chwili, jak i na tych rzeczach, które są ważne w dłuższej perspektywie.
• Przyjemność. System zarządzania sprawami i zadaniami powinien sprawiać Ci przyjemność. Na przykład, gdy leżysz na kanapie po ciężkim dniu pracy z telefonem w dłoniach, skreślasz wykonane zadania z listy i czerpiesz z tego prawdziwą przyjemność. Zwłaszcza, gdy jest to nadal wizualizowane przez wzrost Twojego wykresu produktywności.

5 głównych etapów systemu GTD

Etap 1. Zbieranie informacji

Trzeba zebrać absolutnie wszystkie przypadki, nawet te najmniejsze, wtedy nasza świadomość będzie czysta i będziemy działać jak najbardziej produktywnie.

Dlatego standardowe listy rzeczy do zrobienia nie działają, ponieważ większość ludzi często zapisuje tylko najważniejsze rzeczy, a setki zadań, które nie są tak ważne, w ogóle nie są brane pod uwagę. Ale to właśnie takie drobne zadania, regularnie przypominające o sobie, zużywają znaczną część zasobów mózgu i tworzą dodatkowe doświadczenia, które prowadzą do zmęczenia i stresu.

Jedną z ważnych zasad systemu GTD jest całkowite wyładowanie wszystkich zadań z głowy i umieszczenie ich w niezawodnym systemie, który pomoże Ci zapamiętać ważne rzeczy we właściwym czasie.

Musisz również wziąć pod uwagę, że powinna istnieć minimalna liczba koszyków do zbierania przychodzących informacji. Najlepiej jeden. Wtedy najłatwiej będzie sobie z tym poradzić.

Etap 2. Przetwarzanie informacji

Na tym etapie przetwarzamy informacje, które znajdują się w naszej Skrzynce Odbiorczej.

Istnieją trzy opcje postępowania na tym etapie:

• Oznacz zadanie jako „Akcja”, wskazując kolejny krok do jego wykonania i termin. Możesz pominąć określanie terminu, jeśli nie wiesz jeszcze, kiedy musisz wykonać zadanie.
• Przenieś informacje do „Katalogu”, jeśli nie musisz nic z nimi robić, ale może się to przydać w przyszłości.
• Usuń informację, określając, że jest to „Kosz”: to znaczy, że nie musisz nic z nią robić i nie przyda się w przyszłości.

Etap 3. Organizacja zajęć

Wszystkie działania przechodzą przez kolejną ścieżkę.

Filtr 1 – „Obcinanie”

Zadaj sobie pytanie: czy naprawdę powinienem wykonać tę czynność? W razie wątpliwości usuń go.

Filtr 2 – „Delegacja”

Zadaj sobie pytanie: jeśli trzeba to zrobić, to czy naprawdę muszę to zrobić osobiście? Jeśli nie, delegujemy i wskazujemy osobę odpowiedzialną, wynik końcowy, pośrednie etapy kontroli (punkty węzłowe) oraz termin.

Jeżeli akcja ma zostać wykonana przez Ciebie, przejdź do kolejnego filtra.

Filtr 3 - "Akcja"

Zadaj sobie pytanie: czy ta czynność zajmie więcej niż 2-5 minut? Jeśli nie, zrób to teraz i uwolnij głowę. Jeśli tak, zarejestruj się.

Akcje w systemie mogą być następujących typów.

"Następujące działania" - proste zadania, które składają się z jednej akcji (zadzwoń, napisz, idź itd.). Na przykład akcja „Wymień opony zimowe na felgi” będzie składać się z następujących prostych czynności: zadzwoń i zarejestruj się do serwisu samochodowego, zaplanuj czas w kalendarzu i podjedź do serwisu we właściwym czasie.

Wygodne jest zebranie takich działań w listy według miejsca i okoliczności (listy kontekstowe). Może to być lista W sklepie, na której wymieniasz wszystko, co musisz kupić, gdy jesteś w sklepie, lub lista Na krześle, na której dodajesz rzeczy i zadania, które możesz zrobić wieczorem po pracy na swoim ulubionym krześle. Lub listę „pytań szefa”, w której zapisujesz wszystkie pytania, które masz dla swojego szefa, abyś mógł je wszystkie rozwiązać za jednym razem.

Zazwyczaj wszystkie takie działania zapisuję albo w „Kalendarzu Google” (spotkania i wydarzenia), albo w Todoist, usłudze w chmurze, gdzie wygodnie jest organizować zadania.

"Projektowanie" - zadania wymagające więcej niż jednego kroku do wykonania. Aby projekt mógł ruszyć z miejsca, musisz opisać pierwsze kroki do jego realizacji i pozostawić o nim przypomnienie w niezawodnym systemie. W rezultacie projekt zamienia się w łańcuch prostych czynności, z których każdą można wykonać w ciągu najbliższych pięciu minut i uzyskać wynik.

Publikuję projekty na kartach Trello. Karta jest idealnym pojemnikiem na projekty, w których można umieścić:

• opis i cel projektu;
• linki do innych dokumentów dotyczących projektu;
• nazwiska osób odpowiedzialnych;
• ostateczny termin;
• listy kontrolne z następującymi krokami;
• komentarze do projektu;
• niezbędne pliki i tak dalej.

Opóźnione działania … Jeśli nie możemy zaplanować kolejnych działań bez dodatkowych wydarzeń lub informacji (np. czekamy aż znajomy prześle numer telefonu do serwisu samochodowego, gdzie możliwa jest korzystna wymiana opon), umieszczamy takie działania w zakładce „Przełożone lista. Opcjonalnie możesz ustawić przypomnienie, aby coś sprawdzić.

Takie listy zadań do wykonania mogą mieć również strukturę list kontekstowych. Na przykład zrób listę zadań, które przypisałeś swojemu asystentowi.

Lista „Kiedyś” zawiera zadania, które nie wymagają aktywnego działania teraz, ale które chcielibyśmy zrealizować w przyszłości.

To może być:

• książki, szkolenia wideo i kursy, które chcesz kupić;
• przydatne umiejętności, które chcesz opanować;
• miejsca, które chcesz odwiedzić;
• rzeczy, które chcesz kupić.

Musisz okresowo przeglądać tę listę, robić notatki i przekształcać je w cele, do których będziesz dążył.

Etap 4. Regularny przegląd

Aby system działał, konieczne jest regularne przeglądanie głównych zadań i projektów w celu usunięcia tych, które nie są już istotne, a nowe posortowanie według priorytetu i wysłanie ich do pracy.

Aby regularnie aktualizować tę recenzję, postępuj zgodnie z poniższymi wskazówkami:

• Zostaw 30-60 minut w swoim harmonogramie na przegląd (początkowo raz w tygodniu wystarczy).
• Zrób listę kontrolną lub zaplanuj taki przegląd, gdzie jest określona sekwencja, co nastąpi po czym. Ten plan nie powinien być zbyt skomplikowany, a weryfikacja nie powinna zająć Ci zbyt dużo czasu, albo po prostu nie będziesz robić tego regularnie.

Poniżej znajduje się przykład mojej tygodniowej listy kontrolnej. Zrobiłem to w formacie ściągawki z sekwencją czynności, która przedstawia usługi/dokumenty, do których się zaglądam. Możesz ułożyć to za pomocą zwykłej listy lub narysować odręczny diagram, który jest dla Ciebie wygodny.

Wydrukuj cztery z tych list kontrolnych miesięcznie. Podczas przeglądu tygodniowego weź jedną z nich do ręki i skreśl wypełnione pozycje z listy. To proste ćwiczenie zmotywuje Cię do dalszego robienia tych recenzji.

Etap 5. Działania

Kiedy zostanie sporządzony plan na tydzień, pozostaje działać. Unikaj jednego z największych błędów początkujących GTD, gdy spędzasz zbyt dużo czasu na organizowaniu zadań zamiast ich faktycznej realizacji.

Oto kilka wskazówek, jak zwiększyć skuteczność swoich działań.

1. Zrób plan na dzień na podstawie planu na tydzień. Podziel swój dzień na bloki, robiąc 2-3 bloki na ważne zadania i kilka bloków na inne zadania. Bloki trwają średnio 60–120 minut. Wstawiaj wolny czas między blokami na nieprzewidziane zadania.
2. Pracuj nad systemem Pomodoro, w tym celu możesz ustawić timer w swoim telefonie. Jego istota jest prosta: co 25-30 minut pracy zrób sobie pięciominutową przerwę, a po trzecim bloku pracy – dłuższą przerwę (15-30 minut). W sumie trzy bloki po 30 minut, z pięciominutowymi przerwami, po których następuje długa przerwa 15-30 minut. Możesz robić 2-4 takie cykle dziennie, w zależności od tego, jak często jesteś rozproszony.
3. Podczas bloków z ważnymi rzeczami staraj się nie rozpraszać innych ludzi i obcych dźwięków (w tym celu możesz włączyć specjalną muzykę do koncentracji w słuchawkach).
4. Określ, kiedy Twój poziom energii jest najwyższy (na przykład od 7 do 9 rano) i w tym czasie rób najważniejsze rzeczy, które przybliżają Cię do Twoich osobistych celów.
5. Nie planuj zbyt wielu ważnych rzeczy na dzień: wystarczy 1-3. Ważne jest, abyś na koniec dnia, po przyjrzeniu się skreślonym zadaniom w swoim planie, był zadowolony i ułożył taki sam realistyczny plan na jutro.