7 zasad komunikacji biznesowej w komunikatorach

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

Jak zachowywać się na czacie, aby nie stracić twarzy przed klientem i nie wrabiać kolegów.

1. Nie używaj komunikatora jako jedynego kanału komunikacji

Czat służy wydajności. Wygodne jest szybkie wyjaśnienie tych punktów pracy, które nie mogą czekać. Nie należy jednak przekładać całej korespondencji służbowej na komunikator: giną w nim kluczowe przesłania (a czasem są usuwane), a w dyskusję na dany temat często włączane są osoby, które nie są odpowiedzialne za podejmowanie decyzji. To tylko komplikuje komunikację.

2. Nie podejmuj poważnych decyzji w korespondencji

Pomimo powszechnego korzystania z komunikatorów internetowych zarówno w małych, jak i międzynarodowych firmach, etykieta biznesowa nie klasyfikuje jeszcze tego kanału jako oficjalnego. Tak więc w przypadku spornej sytuacji prawda będzie dla tego, kto zabezpieczył umowę drogą mailową.

Używaj swojego służbowego adresu e-mail, aby rejestrować umowy zawarte w WhatsApp lub Telegram i koordynować dalsze działania.

Kolejnym argumentem przemawiającym za tym zaleceniem jest to, że dokumenty są przechowywane w poczcie bardziej niezawodnie, w razie potrzeby szybko znajdziesz potrzebne informacje. Natomiast możesz zostać wykluczony z czatu, a sam komunikator jutro może zostać zablokowany.

3. Pisz krótko i na temat

Użytkownicy Messengera nie lubią długich wiadomości, które trzeba przewijać w nieskończoność.

Sformułuj swoje myśli jasno i jednoznacznie oraz trzymaj się zasady „jedna myśl, jedna wiadomość”. Bądź lakoniczny, nie wyrażaj się w przenośni i unikaj pasożytniczych słów. To blokuje korespondencję. Zamiast poświęcać dużo czasu na opisanie czegoś, wyślij przykład - link lub zdjęcie. Twój rozmówca natychmiast zrozumie, o czym jest mowa.

4. Śledź styl swoich postów

Korespondencja służbowa w komunikatorze nie oznacza takiej nieformalnej komunikacji, na którą możesz sobie pozwolić z najlepszą przyjaciółką lub mamą. Po utworzeniu czatu lub dialogu nie należy wysyłać wielu emotikonów i używać słów, które mogą nie być znane twoim rozmówcom (na przykład jak najszybciej lub „do przodu”).

Aby ułatwić przejście z komunikacji osobistej na służbową, rozsyłaj korespondencję przez komunikatory. Tak więc Telegram może być używany do komunikacji służbowej, a WhatsApp - do użytku osobistego.

5. Uważaj na emotikony

Emotikony w korespondencji biznesowej od dawna są przedmiotem gorącej debaty. Ale jeśli mówimy o ogólnych zasadach, tutaj wszystko jest dość proste.

Jeśli właśnie spotkałeś osobę i nie widziałeś jej osobiście, nie wysyłaj jej emotikonów: może nie docenić, a twoja dalsza komunikacja nie zadziała najlepiej.

Kiedy piszesz ze współpracownikiem lub klientem, którego znasz od dawna i rozumiesz, jak reagują na wiadomości, odpowiednie będą emotikony. Jednak tutaj nadal lepiej jest zrobić ze standardowym zestawem, a naklejki z Jegorem Letovem i karykatury znanych polityków lepiej zostawić znajomym.

6. Nie bój się często używać znaku zapytania

Głównym zadaniem korespondencji w komunikatorze jest szybkie uzyskiwanie odpowiedzi na aktualne pytania. Jednocześnie wielu dość często opisuje szczegółowo istotę problemu, ale nie wyjaśnia, co chce uzyskać od współpracowników czy klienta.

Zadawaj pytania, używaj znaków zapytania. To zwróci uwagę drugiej osoby na wiadomość i zachęci ją do jak najszybszej odpowiedzi.

7. Sprawdź T9

Autokorekta pozwala uniknąć poważnych błędów ortograficznych, ale czasami działa przeciwko tobie. Jeśli zamiast słowa „produktolog” wyślesz „proktolog”, odbiorcy nie od razu zrozumieją znaczenie. A ci, którzy nie są zbyt dowcipni, w ogóle się obrażą.

Używaj komputerowych wersji komunikatorów, gdy tylko jest to możliwe. Przed wysłaniem wiadomości możesz szybko sprawdzić błędy i w razie potrzeby je poprawić.