12 zasad etykiety biznesowej, które wielu łamie nieświadomie

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

Sprawdź, które dokładnie śledzisz i na które warto zwrócić uwagę.

1. Pozdrawiam

Jest to nie tylko grzeczne, ale także pomocne w nawiązywaniu dobrych relacji. Często wystarczy zwykłe powitanie, a nawet skinienie głową z uśmiechem. Ale możesz dodać jeszcze kilka słów, wtedy osoba uzna Cię za przyjacielską i lepiej zapamięta. Na przykład możesz komplementować lub komentować swoje otoczenie: pogodę, biuro lub książkę na biurku kolegi.

Aby kontynuować rozmowę, zadawaj pytania otwarte. Wymagają bardziej szczegółowej odpowiedzi niż tak i nie. Ale nie zapomnij o takcie. Jeśli widzisz, że dana osoba się śpieszy lub nie ma ochoty teraz rozmawiać, lepiej nie narzucać mu rozmowy.

2. Uścisnij dłoń i spójrz w oczy

Uścisk dłoni to uniwersalny gest powitania w środowisku biznesowym. Powinien być umiarkowanie silny, uważa się to za cechę pozytywną. Podczas uścisku dłoni zwyczajowo patrzy się w oczy, w przeciwnym razie może się wydawać, że osoba coś ukrywa.

3. Uważaj na nazwiska

Podczas randek powinieneś uważnie słuchać, jak osoba się przedstawia. Jeśli nie możesz usłyszeć lub zrozumieć, jak wymawia się jego imię, lepiej szczerze to przyznać i poprosić go o powtórzenie. Najprawdopodobniej, jeśli imię rozmówcy jest niezwykłe lub trudne do wymówienia, jest już do tego przyzwyczajony.

Ale zniekształcanie nazw dla żartu lub wymyślanie pseudonimów dla kolegów będzie niewłaściwe. Musisz zająć się nimi tak, jak się pojawiają.

Jeśli masz trudności z zapamiętaniem imion, zwłaszcza podczas wydarzeń, na których poznajesz wiele nowych osób, spróbuj powtórzyć ich imię trzy lub cztery razy z każdą osobą. Nie z rzędu, inaczej będzie wyglądać dziwnie.

4. Przedstaw rozmówców

Jeśli wejdziesz w rozmowę z kimś, a z tobą osobą nieznaną twoim rozmówcom, koniecznie go przedstaw. Dodaj kilka innych informacji do nazwy, na przykład to, co robi. Jest to przejaw uprzejmości dla wszystkich obecnych, a Twój towarzysz będzie wygodniejszy.

5. Sprawdź wiadomości pod kątem błędów przed wysłaniem

Znaczna część komunikacji biznesowej odbywa się obecnie w formie pisemnej, a każda wiadomość tworzy opinię o nadawcy jako o profesjonaliście. Dlatego musisz zwracać uwagę na to, co napisałeś i sprawdzić, czy w tekście nie ma błędów i literówek. Pomoże to uniknąć nieprzyjemnych sytuacji i nieporozumień.

6. Szanuj czyjś czas

Ważne jest, aby zawsze przybyć na czas i dotrzymać terminu, a w przypadku spóźnienia należy ostrzec o spóźnieniu.

Jeśli trudno Ci oszacować, ile czasu zajmie Ci wykonanie zadania, zacznij regularnie monitorować swój harmonogram. Zapisz, ile robisz różnych rzeczy, a stopniowo będziesz w stanie bardziej kompetentnie zarządzać swoim harmonogramem.

7. Utrzymuj miejsce pracy w czystości

Jego stan wpływa na profesjonalny wizerunek pojedynczego pracownika, a jeśli miejsce pracy jest postrzegane przez klientów, to na wizerunek całej firmy.

Góry niemytych kubków, jakieś papiery i notatki na stole nie są dobre. Ludzie wokół ciebie mogą się zastanawiać, czy ktoś wykonuje swoją pracę, jeśli nie może nawet posprzątać swojego biurka.

8. Uważaj na miejsca i przedmioty codziennego użytku

Jeśli pracujesz w biurze, prawdopodobnie będziesz musiał dzielić kuchnię, artykuły biurowe lub sprzęt ze współpracownikami. Wszystkim będzie przyjemniej, jeśli będziecie pamiętać, że te rzeczy są powszechne i obchodzić się z nimi ostrożnie. A jeśli wszyscy zaczną wyrzucać po sobie śmieci, wróć na miejsce, co przez chwilę zabrał, a nie wyjmuj produktów innych ludzi z lodówki.

9. Nie mów za dużo o swoim życiu, ale też nie zamykaj się całkowicie

Niewiele osób w biurze musi wiedzieć o czyichś problemach osobistych lub o szalonej imprezie, którą ktoś urządził w weekend. Powinieneś także unikać poruszania tematów, które mogą wywołać wiele kontrowersji, takich jak religia i polityka.

Ale jeśli w ogóle nic o sobie nie mówisz, koledzy mogą uznać to za oznakę arogancji lub nadmiernego chłodu. Dobrą opcją byłoby podzielenie się swoimi hobby (bez zbędnych szczegółów) lub wrażeniami z niedawnej podróży lub polecenie filmu lub książki, którą lubisz.

10. Rozważ styl pracy innych osób

Niektórzy ludzie lubią pracować w całkowitej ciszy, podczas gdy inni lubią głośną muzykę. Zapewniając sobie wygodny grafik pracy, należy szanować potrzeby współpracowników. Na przykład, jeśli potrzebujesz muzyki do koncentracji, załóż słuchawki, a jeśli chcesz włączyć lub wyłączyć światło, najpierw zapytaj, czy będzie przeszkadzać innym.

11. Nie mów zbyt głośno

Ważne jest, aby pamiętać, że pracują inni ludzie. Ale dla tych, którzy mają naturalnie dźwięczny lub toczący się głos, lub tych, którzy mają tendencję do przejścia na podniesiony ton, gdy rozmowa jest ożywiona, może to być trudne. Muszą przypominać sobie częściej niż inni, że ten sposób mówienia może rozpraszać i denerwować. A jeśli w sąsiednim biurze jest spotkanie lub kolega rozmawia przez telefon z klientem, głośny głos mówiący o czymś innym jest szczególnie niestosowny.

12. Usuń telefon podczas komunikacji

W wielu sytuacjach patrzenie na telefon przed innymi ludźmi jest po prostu niegrzeczne. Na przykład, jeśli ktoś siedzi na spotkaniu, rozmawia z klientem lub współpracownikiem nie puszczając telefonu, to wydaje się mówić, że temat rozmowy i rozmówca nie są dla niego ważne i nie zasługują na jego czas. Dlatego odłóż telefon i pamiętaj, aby wyłączyć dźwięk podczas ważnych spotkań.