6 skutecznych technik komunikacji biznesowej

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

Niezależnie od dziedziny, w której pracujesz, rozwój Twojej kariery w dużym stopniu zależy od tego, jak dobrze komunikujesz się z ludźmi.

1. Obserwuj swój język ciała

Według badań język ciała odpowiada za około 55% tego, jak inni interpretują twój stan emocjonalny. Dlatego ważne jest nie tylko werbalne, ale również niewerbalne wyrażenie pozytywnego nastawienia i chęci współpracy. W końcu nikt nie chce pracować z agresywnymi lub nadmiernie krytycznymi ludźmi.

• Pamiętaj, aby podczas rozmowy z kimś nawiązać kontakt wzrokowy. Ale od czasu do czasu odwróć wzrok, w przeciwnym razie może się wydawać, że próbujesz wywierać presję psychiczną na rozmówcę.
• Omawiając z tobą problem, wyraź zainteresowanie i ciekawość. Na przykład marszczenie czoła lub oparcie podbródka na dłoni.
• Pozostań wyprostowany i zrelaksowany. Używaj gestów, aby lepiej wyjaśnić swój punkt widzenia i unikaj krzyżowania ramion na klatce piersiowej, aby nie wyglądać na zamknięte.
• Staraj się być równoległym do rozmówcy. Aby to zrobić, usiądź twarzą w twarz podczas rozmowy.

2. Przede wszystkim spróbuj zrozumieć rozmówcę

Wiele osób słucha tylko po to, by na coś odpowiedzieć lub zdecydować, jak przyda im się to, co powiedział rozmówca. Zamiast tego podczas rozmowy zastanów się, co tak naprawdę druga osoba próbuje ci powiedzieć. Pomoże ci to lepiej zrozumieć jego potrzeby. Znajomość ich może pomóc w ustaleniu odpowiedniej reakcji, która pomoże zbudować zaufanie.

Rozmówca będzie miał wrażenie, że naprawdę zależy Ci na jego opinii, że rozumiesz go lepiej niż inni. Będzie bardziej pozytywnie nastawiony do ciebie i chętniej będzie z tobą współpracował w przyszłości. W końcu pomoże ci to szybciej i bez zbędnych konfliktów uzyskać to, czego chcesz, a jednocześnie pomoże drugiej osobie poczuć się dobrze.

3. Zadawaj pytania otwarte

Ludzie często powstrzymują się i nie wyrażają swoich myśli. Aby budować relacje oparte na zaufaniu, musisz poznać prawdziwe motywy i pragnienia rozmówcy. Sformułuj pytania w taki sposób, aby w odpowiedzi móc powiedzieć więcej niż „tak” lub „nie”. I nie zapomnij wspomnieć, że nie będziesz oceniać rozmówcy za jego odpowiedź.

Na przykład współpracownicy często dzielą się swoją irytacją z powodu problemu. Aby im pomóc, wystarczy zadać otwarte pytanie: „Co należy zmienić, aby sytuacja była lepsza?” Pomoże to przenieść uwagę z samego problemu na rozwiązanie.

Następnie zadaj dodatkowe pytania, na przykład: „Co dokładnie masz na myśli?” Pomoże Ci to zagłębić się w problem i znaleźć przyczynę problemu, co oznacza, że będziesz bardziej wartościowy dla swoich współpracowników i wzmocnisz z nimi relacje.

4. Bądź szczery

Oczywiście jest to nie tyle metoda komunikacji, co podstawowa zasada życia. Ludzie nie ufają tym, którzy zachowują się podejrzanie lub nic nie mówią. W komunikacji w pracy szczególnie ważne jest, aby nie kłamać ani nie ukrywać ważnych informacji przed współpracownikami. W przeciwnym razie efektywna praca zespołowa nie zadziała.

Ludzie wokół ciebie będą cię lepiej traktować i bardziej szanować, jeśli będziesz z nimi szczery, nawet jeśli będziesz musiał przyznać się do błędu. Ale nadal obserwuj miarę. Niektóre słowa mogą być szczere, ale obraźliwe.

5. Wyraź swoją opinię poprawnie

Reprezentując poglądy innych, możesz zaprojektować własne tak, aby były akceptowalne dla innych. Nie oznacza to, że musisz dostosowywać się do innych. Po prostu umieść to w sposób, który nie urazi drugiej osoby.

Na przykład twój szef pyta, co myślisz o nowej strategii rozwoju. A ty np. tego nie lubisz, widzisz wiele negatywnych konsekwencji, których szef nie zauważa. Po zadaniu mu kilku otwartych pytań zorientowałeś się, że twoje poglądy się nie pokrywają. Szef jest bardzo zadowolony z tej strategii i wierzy, że to zadziała.

Zamiast mówić: „Myślę, że to obrzydliwy pomysł, ma zbyt wiele słabych punktów”, postaraj się sformułować swoją opinię w taki sposób, aby w rozmowie wnieść coś pożytecznego. Jeśli tylko skrytykujesz plan, szef prawdopodobnie się zdenerwuje i nie będzie w stanie przyjąć konstruktywnych komentarzy.

Lepiej powiedzieć: „Rozumiem, czym kierowałeś się, kiedy tworzyłeś ten plan. I może nam to naprawdę przynieść korzyści w przyszłości. Ale trochę się martwię o niektóre punkty, już wcześniej miałem do czynienia z podobnymi problemami. Czy jesteś zainteresowany moją opinią?” Twój szef zobaczy, że współpracujesz, a nie tylko krytykujesz, i poważnie potraktuje twoje słowa.

6. Przygotuj się na przyjęcie

Każdy mówi i rozumie rozmówcę na różne sposoby, opierając się na własnym polu działania, poziomie wykształcenia i kulturze. Dlatego tłumacząc coś osobie z innej sfery, nie używaj słów i terminów żargonowych. Podaj prostą analogię i mów prostym językiem.

To bardzo ważne, ponieważ w trakcie swojej kariery będziesz musiał współpracować z ludźmi z zupełnie innych dziedzin. Jeśli ich nie spotkasz, może pojawić się wiele nieporozumień i błędów. A jasność i wzajemne zrozumienie to fundamenty efektywnej pracy całego zespołu.