Jak sprawić, by litery Cię nie przytłaczały?

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

Istnieją dwie kategorie ludzi. Niektórzy mają we wszystkim kompletny porządek: litery są posortowane, ikony na pulpicie są ułożone. Inni nie mogą otworzyć swojej skrzynki bez obaw, bo jest cała fala nieprzeczytanych listów, których z każdym dniem jest coraz więcej. Są jednak łatwe do pokonania.

Proste parsowanie listów nie naprawi sytuacji, jeśli skrzynka pocztowa wygląda jak przepełniona szafa, której drzwi otwierasz z zamkniętymi oczami, aby nic nie wypadło. Musisz zmienić swoje podejście do pracy z pocztą. Wtedy możesz wydajniej spędzać czas, który zwykle spędza się na niekończącym się strumieniu nowych wiadomości - na ważniejszych zadaniach.

Aby oderwać się od ziemi, najpierw zadaj sobie dwa pytania:

1. Dlaczego otrzymujesz dużo e-maili?
2. Co powstrzymuje Cię przed szybkim ich demontażem?

Na podstawie udzielonych odpowiedzi przejdź do rozwiązania problemu i skorzystaj z kilku pomocnych wskazówek.

Podejmować decyzje

Zablokowanie skrzynki pocztowej może wskazywać na problem z podejmowaniem decyzji. Wiele osób po prostu nie chce brać odpowiedzialności. Pytania, na które trzeba odpowiedzieć, odkładają na później, aby wszystko rozwiązywać w luźniejszej atmosferze. Albo znajdują dla siebie inne wymówki, po prostu nie wysyłając teraz listu z odpowiedzią.

Aby nie zaczynać każdego maila od przeprosin za spóźnienie z odpowiedzią, że list zgubił się m.in. lub wpadł w spam (a właściwie pozostał cichym wyrzutem w skrzynce odbiorczej, cierpliwie czekając na moment, kiedy otworzysz to jeszcze raz), pracuj nad sobą: podejmuj decyzje.

Zasadą jest otwieranie listu, natychmiastowe robienie tego, czego od ciebie wymaga i natychmiastowe pisanie odpowiedzi. I nie klikaj krzyżyka, dopóki wiadomość nie zostanie wysłana.

Pozbądź się nadmiaru

Możesz łatwo uchronić się przed otrzymywaniem niektórych listów:

1. Zrezygnuj z otrzymywania zbędnych mailingów, na które już dawno przestałeś zwracać uwagę. To kwestia kilku sekund i kilku kliknięć: nieprzeczytane listy z materiałami reklamowymi nie będą już gromadzić się w skrzynce pocztowej.
2. Wyłącz powiadomienia z sieci społecznościowych i różnych usług internetowych.
3. Przekieruj listy, które otrzymujesz na pocztę osobistą od klientów do innej skrzynki pocztowej, wskazując adres na stronie internetowej Twojej firmy. Innym wyjściem jest stworzenie osobnego formularza zwrotnego.

Jednym słowem, zrób wszystko, co możliwe, aby poczta nie stała się czarną dziurą, która bezkrytycznie wsysa wszystko: zarówno konieczne, jak i niepotrzebne.

Dostosuj filtry

Jeśli potrzebujesz newsletterów, aby dowiedzieć się o najlepszych materiałach z Twoich ulubionych mediów lub zniżkach w sklepach internetowych, możesz je zostawić. Ale usuń z folderu ze skrzynką odbiorczą na żywo za pomocą filtrów. Usługa pocztowa, korzystając z nich, sama wyśle listy do niezbędnych folderów.

Podstawą filtrowania może być adres nadawcy lub np. słowa kluczowe zawarte w treści wiadomości. Wszystko zależy od tego, jakie litery chcesz usunąć z głównego folderu poczty.

Znajdź innego menedżera zadań

Skrzynka pocztowa nie powinna zastępować listy zadań do wykonania w klasycznym notatniku ani aplikacji do planowania. Jak tylko otrzymasz list, a wraz z nim nową sprawę, przenieś go z poczty na swoją listę rzeczy do zrobienia.

Podyktuj odpowiedzi

Jeśli odpowiedzi są dla Ciebie trudne ze względu na to, że nie podoba Ci się proces pisania listów, idź w drugą stronę. Spróbuj użyć funkcji dyktowania: technika sama zarejestruje to, co chcesz powiedzieć. A dla najmniej konserwatywnych osób z Twojej listy kontaktów możesz nawet odpowiedzieć za pomocą filmów dołączonych do listu.

Otwórz pocztę zgodnie z harmonogramem

Porada nie dotyczy wszystkich, ponieważ często trzeba być w kontakcie 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu. Jednak dla niektórych może się to przydać.

Odłóż ramy czasowe na wysyłkę w ciągu dnia. Następnie odpowiedz na wszystkie listy, które przyszły podczas Twojej nieobecności.

Nie zamieniaj poczty w notatnik

Numery telefonów, hasła, adresy - wszystko to nie powinno być przechowywane w trzewiach skrzynki pocztowej, ale być pod ręką: w notatniku, na liście kontaktów na smartfonie, na naklejkach wklejonych w miejscu pracy. Przenieś niezbędne informacje z poczty tam, gdzie będzie ci łatwiej je znaleźć: nadal nie jest zbyt wygodne korzystanie z wyszukiwania literami przez cały czas.

Nie wysyłaj też sobie listów z notatkami. Wiele osób robi to, zapisując w wiadomościach informacje, które należy zapamiętać. Dodaj zdjęcia do załączników, które chcesz zapisać. Gromadzą listy w poczcie z linkami do artykułów, które chcesz przeczytać później, kiedy nadejdzie czas.

W rezultacie takich liter jest tak wiele, że tracą znaczenie. Nigdy do nich nie wracają, bo przesuwają się w dół listy – i szybko zostają zapomniane.

Używaj Tumblra lub Pinteresta do przechowywania pięknych zdjęć i pisania notatek w specjalnych aplikacjach.

Przestrzegając tych zasad, będziesz w stanie utrzymać porządek w swojej skrzynce pocztowej i zoptymalizować czas poświęcony na pracę z pocztą.