12 prostych sztuczek, które przyspieszają pracę w programie Excel

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2024-01-13 02:41

Jak szybko dodać dane, utworzyć inteligentną tabelę lub zapisać niezapisany plik.

1. Szybko dodawaj nowe dane do wykresu

Jeśli na arkuszu dla wykreślonego diagramu pojawią się nowe dane, które należy dodać, to wystarczy wybrać zakres z nowymi informacjami, skopiować go (Ctrl + C) a następnie wkleić bezpośrednio do diagramu (Ctrl + V).

2. Błyskawiczne wypełnienie

Załóżmy, że masz listę pełnych nazwisk (Ivanov Ivan Ivanovich), którą musisz zamienić w skrócone nazwy (Ivanov I. I.). Aby to zrobić, wystarczy ręcznie zacząć pisać żądany tekst w sąsiedniej kolumnie. W drugim lub trzecim wierszu Excel spróbuje przewidzieć nasze działania i automatycznie wykonać dalsze przetwarzanie. Wszystko, co musisz zrobić, to nacisnąć klawisz Enter, aby potwierdzić, a wszystkie nazwy zostaną natychmiast przekonwertowane. Podobnie możesz wyodrębnić nazwy z wiadomości e-mail, skleić nazwy z fragmentów i tak dalej.

3. Kopiuj bez łamania formatów

Najprawdopodobniej znasz magiczny znacznik autouzupełniania. Jest to cienki czarny krzyżyk w prawym dolnym rogu komórki, za który można skopiować zawartość komórki lub formułę do kilku komórek jednocześnie. Jest jednak jeden nieprzyjemny niuans: takie kopiowanie często narusza projekt tabeli, ponieważ kopiowana jest nie tylko formuła, ale także format komórki. Można tego uniknąć. Zaraz po pociągnięciu czarnego krzyżyka kliknij smart tag – specjalną ikonę, która pojawia się w prawym dolnym rogu kopiowanego obszaru.

Jeśli wybierzesz opcję Wypełnij bez formatowania, program Excel skopiuje formułę bez formatowania i nie zepsuje układu.

4. Wyświetlanie danych z arkusza kalkulacyjnego Excel na mapie

W Excelu możesz szybko wyświetlić swoje geodane na interaktywnej mapie, np. sprzedaż według miasta. Aby to zrobić, przejdź do Sklepu Office na karcie Wstaw i zainstaluj stamtąd wtyczkę Bing Maps. Można to zrobić z witryny, klikając przycisk Pobierz teraz.

Po dodaniu modułu możesz wybrać go z listy rozwijanej Moje aplikacje na karcie Wstaw i umieścić w arkuszu. Pozostaje wybrać komórki z danymi i kliknąć przycisk Pokaż lokalizacje w module mapy, aby zobaczyć nasze dane na ich temat. W razie potrzeby w ustawieniach wtyczki możesz wybrać typ wykresu i kolory do wyświetlenia.

5. Szybki skok do wymaganego arkusza

Jeśli liczba arkuszy roboczych w pliku przekroczyła 10, nawigacja po nich staje się trudna. Kliknij prawym przyciskiem myszy dowolny przycisk przewijania kart arkusza w lewym dolnym rogu ekranu. Pojawi się spis treści i możesz natychmiast przejść do dowolnego żądanego arkusza.

6. Konwertuj wiersze na kolumny i odwrotnie

Jeśli kiedykolwiek musiałeś ręcznie przenosić komórki z wierszy do kolumn, docenisz następującą sztuczkę:

1. Zaznacz zakres.
2. Skopiuj go (Ctrl + C) lub klikając prawym przyciskiem myszy wybierz „Kopiuj” (Kopiuj).
3. Kliknij prawym przyciskiem myszy komórkę, do której chcesz wkleić dane, i wybierz jedną z opcji Wklej specjalnie z menu kontekstowego - ikonę Transpozycja. Starsze wersje programu Excel nie mają tej ikony, ale możesz rozwiązać problem, używając polecenia Wklej specjalnie (Ctrl + Alt + V) i wybierając opcję Transpozycja.

7. Lista rozwijana w komórce

Jeśli w którejkolwiek komórce ma wpisać ściśle określone wartości z dozwolonego zestawu (np. tylko „tak” i „nie” lub tylko z listy działów firmy itd.), to można to łatwo zorganizować za pomocą listę rozwijaną.

1. Wybierz komórkę (lub zakres komórek), która powinna mieć takie ograniczenie.
2. Kliknij przycisk „Walidacja” w zakładce „Dane” (Dane → Walidacja).
3. Z rozwijanej listy „Typ” (Zezwalaj) wybierz opcję „Lista” (Lista).
4. W polu „Źródło” określ zakres zawierający warianty referencyjne elementów, które następnie wypadają podczas wpisywania.

8. Inteligentny stół

Jeśli wybierzesz zakres z danymi i w zakładce „Strona główna” klikniesz „Formatuj jako tabelę” (Strona główna → Formatuj jako tabelę), to nasza lista zostanie przekonwertowana na inteligentną tabelę, która może zrobić wiele przydatnych rzeczy:

1. Automatycznie rozciąga się po dodaniu do niego nowych wierszy lub kolumn.
2. Wprowadzone formuły zostaną automatycznie skopiowane do całej kolumny.
3. Nagłówek takiej tabeli jest automatycznie ustalany podczas przewijania i zawiera przyciski filtrowania do filtrowania i sortowania.
4. Na wyświetlonej zakładce „Projekt” w takiej tabeli możesz dodać wiersz sum z automatycznym obliczeniem.

9. Sparklines

Sparklines to miniaturowe wykresy rysowane bezpośrednio w komórkach, które wizualizują dynamikę naszych danych. Aby je utworzyć, kliknij przycisk Linia lub Kolumny w grupie Sparklines na karcie Wstawianie. W oknie, które zostanie otwarte, określ zakres z oryginalnymi danymi liczbowymi i komórkami, w których chcesz wyświetlić linie przebiegu w czasie.

Po kliknięciu przycisku „OK” Microsoft Excel utworzy je w określonych komórkach. Na wyświetlonej karcie „Projekt” możesz dodatkowo dostosować ich kolor, typ, włączyć wyświetlanie wartości minimalnych i maksymalnych i tak dalej.

10. Odzyskaj niezapisane pliki

Wyobraź sobie: zamykasz raport, przy którym bawiłeś się ostatnią połową dnia, aw wyświetlonym oknie dialogowym „Zapisać zmiany w pliku?” nagle z jakiegoś powodu naciskasz „Nie”. Biuro ogłasza twój rozdzierający serce krzyk, ale jest już za późno: ostatnie kilka godzin pracy poszło na marne.

W rzeczywistości istnieje szansa na naprawienie sytuacji. Jeśli masz Excel 2010, kliknij „Plik” → „Najnowsze” (Plik → Ostatnie) i znajdź przycisk „Odzyskaj niezapisane skoroszyty” w prawym dolnym rogu ekranu.

W programie Excel 2013 ścieżka jest nieco inna: Plik → Szczegóły → Kontrola wersji → Plik - Właściwości - Odzyskaj niezapisane skoroszyty.

W kolejnych wersjach programu Excel otwórz Plik → Informacje → Zarządzanie skoroszytem.

Otworzy się specjalny folder z trzewi Microsoft Office, w którym zapisywane są tymczasowe kopie wszystkich utworzonych lub zmodyfikowanych, ale niezapisanych książek w takim przypadku.

11. Porównanie dwóch zakresów różnic i zbiegów okoliczności

Czasami podczas pracy w programie Excel trzeba porównać dwie listy i szybko znaleźć elementy, które są w nich takie same lub różne. Oto najszybszy i najbardziej intuicyjny sposób na zrobienie tego:

1. Wybierz obie porównywane kolumny (przytrzymaj klawisz Ctrl).
2. Wybierz kartę Start → Formatowanie warunkowe → Reguły podświetlania komórek → Zduplikowane wartości.
3. Wybierz opcję Unikalny z listy rozwijanej.

12. Wybór (korekta) wyników obliczeń dla wymaganych wartości

Czy kiedykolwiek poprawiłeś wartości wejściowe w obliczeniach programu Excel, aby uzyskać żądane dane wyjściowe? W takich momentach czujesz się jak wytrawny artylerzysta: wystarczy kilkadziesiąt powtórzeń „niedoliczeń – przelotów” – i oto jest długo oczekiwany hit!

Microsoft Excel może to zrobić za Ciebie, szybciej i dokładniej. Aby to zrobić, kliknij przycisk „Co jeśli” na karcie „Dane” i wybierz polecenie „Wybór parametru” (Wstaw → Analiza co jeśli → Wyszukiwanie celu). W wyświetlonym oknie określ komórkę, w której chcesz wybrać żądaną wartość, żądany wynik i komórkę wejściową, która powinna zostać zmieniona. Po kliknięciu „OK” Excel wykona do 100 „strzałów” w celu znalezienia wymaganej sumy z dokładnością 0,001.