9 wskazówek, które pomogą Ci szybciej pracować w programie Word

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

Nawet jeśli od dłuższego czasu pracujesz w MS Word i uważasz się za eksperta, zawsze możesz stać się jeszcze bardziej produktywny.

Być może znasz już niektóre techniki. Ale często okazuje się, że nawet prawdziwi profesjonaliści przechodzą długą drogę i nie znają wielu przydatnych sztuczek.

1. Autotekst

Możesz użyć tej funkcji, aby szybko wprowadzić często używane słowa i wyrażenia, oszczędzając dużo czasu. Możesz podzielić się tą radą ze współpracownikami i ułatwić im życie.

Wystarczy napisać tekst (lub zrobić grafikę), którego często używasz w dokumentach, i sformatować go, jeśli jest to wymagane. Następnie zaznacz tekst i naciśnij Alt + F3. Podaj krótką nazwę (na przykład skrót) i zapisz. W przyszłości zamiast całej frazy wpisz wybraną nazwę i naciśnij F3. Zapisany tekst lub obraz pojawi się automatycznie w dokumencie.

2. Autokorekta

Autotekst skróci czas poświęcony na pisanie powtarzającego się tekstu, ale nie rozwiąże problemu literówek i błędów. Autokorekta naprawia niektóre typowe błędy. Program Word robi to sam podczas pisania. A jeszcze lepiej, jeśli sam dodasz te słowa, w których często pojawiają się literówki.

Na przykład wiesz, że zawsze brakuje ci „t” w słowie „agencja”. Otwórz preferencje (Plik → Opcje → Pisownia → Opcje autokorekty w wersjach 2010, 2013, 2016) i wypełnij to, co chcesz zastąpić. Następnym razem, gdy napiszesz „agencja” bez „t”, Word sam naprawi błąd. W tym samym miejscu możesz dodać lub usunąć zastąpienie cudzysłowów-łapy cudzysłowami-choinek, łącznika z myślnikiem i tak dalej.

3. Opcje wklejania

Wklejając tekst z Internetu lub innych plików, musisz go sformatować, aby pasował do stylu Twojego dokumentu. Oczywiście za każdym razem możesz wybrać opcję „tylko tekst”, ale prawdopodobnie często o tym zapomnisz. W takim przypadku możesz ustawić niesformatowane wklejanie jako opcję domyślną.

Przejdź do „Plik” → „Opcje” → „Zaawansowane” → „Kopiuj, wytnij i wklej” i wybierz opcję „Zapisz tylko tekst” w pozycji „Wklej z innych programów”. Teraz w każdym dokumencie, nad którym pracujesz, kopiowanie treści z plików lub stron internetowych spowoduje jej sformatowanie, aby dopasować je do tekstu.

4. Usuwanie stylu

Innym sposobem na usunięcie formatowania tekstu jest zarządzanie stylami. Wybierz żądaną zawartość i naciśnij Ctrl + Spacja lub wybierz Normalny na karcie Narzędzia główne w grupie Style.

5. Współpraca w czasie rzeczywistym

Office Online został wprowadzony w Office 365 2013. Wersja 2016 oferuje jeszcze więcej funkcji, takich jak współpraca w czasie rzeczywistym. Prawdopodobnie większość użytkowników zna tę zasadę z Dokumentów Google.

Zapisz dokument w OneDrive lub SharePoint Online. Kliknij Udostępnij i wybierz, z kim chcesz pracować nad tym plikiem. Wyślij zaproszenie do współautora, aby wybrane osoby mogły do Ciebie dołączyć. Każdy, kto ma dostęp do dokumentu, zobaczy, kto wprowadza jakie zmiany. Dzięki temu praca nad projektami będzie znacznie wydajniejsza: nikt nie będzie musiał czekać na odpowiedzi ze zmianami i nowe informacje pocztą.

6. Szablony

W Internecie można znaleźć i pobrać ogromną liczbę szablonów. Możesz zacząć z nimi i edytować w razie potrzeby - znacznie szybciej niż przebudowywanie projektu.

7. Dodatek

W aplikacji mobilnej na Androida i iOS możesz tworzyć i edytować dokumenty ze smartfona lub tabletu oraz przeglądać pliki z pamięci w chmurze. Lepiej korzystać z aplikacji Word niż z innych edytorów mobilnych: w ten sposób masz pewność tego samego formatowania i zawsze masz dostęp do najnowszej wersji dokumentu - w programie komputerowym, w wersji przeglądarki Word, na smartfonie lub tablet.

Aby pracować, musisz zalogować się na swoje konto. Jeśli Ty lub Twoja organizacja macie subskrypcję usługi Office 365, nie musisz nic płacić w aplikacji.

8. Niestandardowy format tabeli

Jeśli często formatujesz tabele według własnych upodobań, możesz zmniejszyć nakład pracy. Utwórz styl i dodaj go do grupy Style tabeli. Następnie w tej grupie kliknij prawym przyciskiem myszy żądany styl i ustaw go jako format domyślny.

9. Drukuj w dowolnym miejscu

Niektórym może się to wydawać dziwne, ale większość użytkowników Worda używa strzałek na klawiaturze, gdy muszą przesunąć kursor i zacząć pisać w nowym miejscu w dokumencie. Ale można to zrobić znacznie szybciej - za pomocą podwójnego kliknięcia. Otwórz pusty arkusz i kliknij dwukrotnie w dowolnym miejscu, aby rozpocząć tam pisanie.

Jesteś teraz gotowy do maksymalnej produktywności w programie Word!