6 sposobów na jak najszybsze zakończenie spotkania i uzyskanie rezultatów

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

Musisz wiedzieć, jak dobrze i efektywnie organizować spotkania. Nie jest to takie proste, jak mogłoby się wydawać na pierwszy rzut oka. Ale jeśli nauczysz się wyznaczać odpowiedni czas, korzystać ze środowiska i jasno wyznaczać cele, możesz szybko i sprawnie prowadzić spotkania.

Upewnij się, że cel jest jasny

Zamiast mówić: „Zbierzmy całe biuro razem o 11 rano”, zadaj sobie pytanie: „Co chcemy osiągnąć?”

Absolutnie musisz wiedzieć, dlaczego w ogóle organizujesz to spotkanie:

• wygenerować pomysł;
• podjąć decyzję;
• sfinalizować transakcję;
• aby odpowiedzieć na pytania dotyczące nadchodzących zmian.

Może Ci to odpowiada:

• wysłuchać skarg pracowników (czy powinno się to odbywać w formie spotkania grupowego?);
• aby ponownie przedyskutować to, co już zostało postanowione;
• zrobić coś, co można omówić lub rozwiązać przez telefon lub e-mail.

Nie organizuj dużych spotkań

Skorzystaj ze świetnej „zasady dwóch pizzy” i nie zapraszaj na spotkanie zbyt wielu osób. Trzeba stworzyć zespół, w którym każda osoba jest na swoim miejscu. Dlatego w spotkaniu powinno wziąć udział tyle osób, ile można nakarmić dwiema pizzami.

Chodzi nie tylko o nakarmienie wszystkich, którzy przyszli na spotkanie. Duże grupy ludzi nie mogą skutecznie podejmować decyzji. Jest nawet koncepcja. Występuje w dużych grupach ludzi, gdy jednostki nie mogą wyrazić własnej opinii z obawy przed potępieniem ze strony kolegów i liderów. Z tego punktu widzenia wygodniejsze są małe grupy. Dlatego są bardziej skuteczne.

Najpierw czas, potem minutnik

Spóźnialscy są bardzo irytujący i rozpraszający. Naucz je przychodzić na czas.

Jeśli nie cenią swojego czasu, nie będą też cenić czasu wszystkich innych.

Zrób to w następujący sposób.

Ustaw czas spotkania, powiedzmy, 08:48. Co zaskakujące, ten ruch zadziała, a ludzie zaczną przychodzić na czas. Jeśli chodzi o tych, którzy się spóźniają, musisz ich nauczyć, jak za to płacić. I nie pieniądze. Niech na przykład zaśpiewamy. Takie kary działają znacznie lepiej niż kary pieniężne. W ciągu miesiąca zapomnisz, jak brzmi śpiew twoich podwładnych.

I oczywiście naucz się ustawiać minutnik. Za każdego mówcę, jeśli jest, i ogólnie za całe zgromadzenie. W ten sposób spotkanie nie będzie się przeciągać, a Ty będziesz wiedział, co spędziłeś z każdą minutą.

Krzesła muszą mieć rację

Nie bez znaczenia jest również sposób, w jaki ludzie siedzą na sali:

• siedzenie w kręgu jest przydatne do współpracy, dyskusji, ogólnego podejmowania decyzji;
• siedzenie w rzędach jest przydatne, jeśli chcesz pobudzić konkurencję i chęć konkurowania z kolegami.

Jeśli potrzebujesz szybkiego i wysoce produktywnego spotkania, przenieś wszystkie krzesła z pokoju. Liczne badania pokazują, że im dłużej stoimy, tym bardziej się skręcamy. Chcę to zrobić od razu i jak najszybciej podjąć decyzję. Dodatkowo, stanie przez chwilę może być dobre dla twojego zdrowia.

Usuń laptopy i telefony

W przeciwnym razie będziesz stale rozproszony. Zarówno Ty, jak i Twoi współpracownicy musicie zrobić to, co zaplanowaliście i jak najszybciej zakończyć spotkanie. Więc przestań gapić się na ekran swojego smartfona. Zamiast tego wyjmij długopis i kartkę papieru. Informacje są znacznie łatwiejsze do zapamiętania.

Agenda nie została stworzona „na pokaz”

Naprawdę musisz nad tym popracować. Większość spotkań jest bezproduktywna, ponieważ porządek dzienny jest dyskutowany w nieskończoność. Postaraj się sformułować program w formie pytania, zamiast przedstawiać problem.

Nie „omawiaj treści wideo”, ale „kiedy treść wideo będzie gotowa?”

Kiedy zadaje pytanie, automatycznie zaczynają szukać odpowiedzi. Tak to działa.