6 powodów, dla których nic nie robisz

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

Dowiedz się, co dokładnie ogranicza Twoją produktywność i dowiedz się, jak wyjść z ciągłej presji czasu.

1. Nie masz jasnych priorytetów

Czas jest ograniczonym zasobem i jeśli spróbujesz zrobić wszystko na raz, oczywiście nie uda się dotrzymać harmonogramu. Siła woli i dyscyplina cię nie uratują. Aby uniknąć ciągłego znajdowania się w takiej sytuacji, skorzystaj z rady słynnego autora Stephena Coveya:

Nie ustalaj priorytetów tego, co jest w planie na dany dzień, ale planuj w oparciu o swoje priorytety.

Spójrz na swój kalendarz lub listę rzeczy do zrobienia. Wszystkie zawarte w nim punkty mają swoją wartość, ale nie wszystkie zasługują na taką samą uwagę. Znajdź wśród nich priorytet. Przede wszystkim są to zadania, które przybliżą Cię do ważnych celów. Są to również pilne działania i sprawy, których odmowa pociągnie za sobą poważne konsekwencje.

Po ustaleniu priorytetów zadań zbuduj swój dzień, aby móc to zrobić. Pamiętaj, że nie da się też załatwić wszystkich ważnych spraw na raz, więc zaplanuj nie więcej niż trzy z nich dziennie i zostaw czas na inne zajęcia.

2. Wtrącasz się w siebie

Na przykład nie licz swojego najwyższego czasu produktywności. Powiedzmy, że wczesnym rankiem wyznaczasz sobie ważne zadanie, chociaż wiesz, że o tej porze masz trudności z myśleniem. Albo nie robisz sobie przerw, chociaż zauważasz, że po półtorej lub dwóch godzinach pracy nie możesz już się skoncentrować (nasz mózg jest tak ułożony, że po okresie koncentracji potrzebujemy odpoczynku). A może planujesz dogłębną pracę w okresie, gdy dzieci są w domu, albo nie wyłączasz zbędnych powiadomień.

Rozwiązaniem problemu jest śledzenie czasu i energii. Zapisuj obserwacje w notatniku lub użyj dedykowanego narzędzia do śledzenia czasu, takiego jak RescueTime. Po kilku dniach zauważysz, w których porach dnia jesteś szczególnie produktywny, a w których nie masz energii, kiedy najczęściej jesteś rozkojarzony, a kiedy łatwiej Ci się skoncentrować. Rozważ to, planując swój dzień.

3. Nieefektywnie korzystasz z kalendarza

Zwykle ludzie dzielą się na dwie kategorie:

• Planiści na nowo. Ich zadania nakładają się na siebie, a przypomnienia o spotkaniach, zadaniach i przerwach stoją co 10 minut.
• Minimaliści. W swoim kalendarzu mają tylko kilka cyklicznych wydarzeń i dużo wolnego miejsca. Stwarza to zwodnicze wrażenie, że czasu jest dużo.

Oba te podejścia do planowania są obarczone problemami. Re-planiści mają tak napięty harmonogram, że nie sposób znaleźć miejsca na nieuchronnie powstające niewyjaśnione. Ponadto takie osoby często nie biorą pod uwagę błędu planowania, czyli zapominają, że wykonanie zadania zajmuje więcej czasu niż pierwotnie sądzono. Minimaliści, widząc darmowy kalendarz, również nieefektywnie alokują swój czas, wierząc, że wszystko będzie na czas.

Spróbuj znaleźć złoty środek: stwórz szablon na dany dzień, który zawiera zadania priorytetowe, ale jest miejsce na nieprzewidziane zadania.

Na przykład, jeśli Twoja maksymalna produktywność wynosi od 8:30 do 10:30, zaplanuj ważną pracę na ten czas i pozostaw następną godzinę pustą. W tym czasie możesz zrobić sobie przerwę, sprawdzić pocztę, oddzwonić do klientów lub zająć się czyjąś prośbą.

4. Używasz niewłaściwych narzędzi do planowania

Na przykład kalendarz nie powinien być zapchany drobiazgami, w przeciwnym razie stanie się zbyt zagracony. Lepiej zapisywać małe zadania lub konkretne kroki jednego dużego zadania na liście rzeczy do zrobienia, a przypomnienia – na naklejce wklejonej w widocznym miejscu.

Jeśli pracujesz w dużym zespole, narzędzia oparte na kanban, takie jak Trello, przydają się do śledzenia zadań. Umożliwiają wszystkim uczestnikom monitorowanie postępów i otrzymywanie powiadomień.

5. Pozwalasz innym kontrolować swój czas

Oznacza to, że za każdym razem zgadzasz się, kiedy zostaniesz wezwany na spotkanie, poproszony o wykonanie dodatkowej pracy lub weźmiesz udział w sesji burzy mózgów. Wszystko to skraca czas na rzeczy, które są dla Ciebie ważne.

Naucz się chronić swój czas, mówiąc nie częściej.

Oczywiście nie powinieneś odrzucać każdej prośby lub sugestii, po prostu bądź bardziej wybiórczy. Wtedy twoja sprawność przestanie cierpieć z powodu twojej grzeczności.

Odmowa nie oznacza, że chcesz urazić drugą osobę. Uczciwie powiedz, że nie masz teraz czasu, a jeśli oferta jest ciekawa, poszukaj dla niej miejsca w kalendarzu.

6. Masz trudności z motywowaniem

Bez względu na to, jak starannie zaplanujesz, samo to nie gwarantuje, że zadanie zostanie wykonane na czas. Czasami zdarza się, że warunki pracy są idealne, ale po prostu nie da się skoncentrować. W rezultacie pracujesz z zaciśniętymi zębami, poruszasz się powoli i denerwujesz się, ponieważ cały harmonogram się przesunął.

To bardzo powszechna sytuacja i nie ma sensu skarcić się, gdy się w niej znajdziesz. W tej chwili masz po prostu spadek motywacji. Może to być spowodowane wieloma czynnikami: problemami w innej dziedzinie życia, zmęczeniem, nadmiarem rutynowej pracy.

Postaraj się odzyskać motywację. Pamiętaj, dlaczego wykonujesz swoją pracę, co ci daje, co w niej kochasz. Zrób sobie przerwę, aby się naładować i zadbać o siebie. Wypowiadaj pozytywne afirmacje. Choć może się to wydawać dziwne, autohipnoza naprawdę pomaga. Na przykład: „Uczynię dzisiejszy dzień udanym” lub „Nie jestem doskonały i to jest w porządku”.