Jak zorganizować swój dzień: techniki geniuszy produktywności

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

Czas jest rzadkim i niezastąpionym zasobem. Naucz się mądrze z niego korzystać.

Metoda Benjamina Franklina

Benjamin Franklin był synem mydlarza, ale dzięki samoorganizacji i dyscyplinie odniósł sukces w wielu dziedzinach: w polityce, dyplomacji, nauce, dziennikarstwie. Jest jednym z ojców założycieli Stanów Zjednoczonych Ameryki – brał udział w tworzeniu Deklaracji Niepodległości i Konstytucji kraju.

Portret Franklina widnieje na 100-dolarowym banknocie, chociaż nigdy nie był prezydentem Stanów Zjednoczonych. Przypisuje mu się autorstwo takich chwytliwych zwrotów jak „Czas to pieniądz” i „Nie odkładaj do jutra tego, co możesz zrobić dzisiaj”.

Dla Franklina czas naprawdę się liczył.

Kochasz życie? Nie marnuj więc czasu, bo czas jest materiałem, z którego składa się życie. Benjamin Franklin

W wieku 20 lat Franklin opracował dla siebie system zarządzania czasem, z którego korzystał przez całe życie. Współcześni nazywali ją „piramidą Franklina” (czasami nazywaną także „piramidą produktywności” - piramidą produktywności).

Piramida oparta jest na wartościach życiowych. To są moralne wskazówki przy rozwiązywaniu wszelkich problemów. Franklin nazwał je cnotami.

Dla siebie zidentyfikował 13 cnót: wstrzemięźliwość, milczenie, umiłowanie porządku, stanowczość, oszczędność, pracowitość, szczerość, sprawiedliwość, umiarkowanie, czystość, spokój, czystość i łagodność.

Aby codziennie pracować nad sobą, Franklin założył specjalny notatnik, w którym wziął kartkę na każdą życiową zasadę. Ułożył każdą stronę w siedmiu kolumnach (dni tygodnia). Następnie narysował 13 poziomych linii według liczby cnót.

Dlatego na co dzień skupiał się na jednej z cnót, a wieczorami na placach odnotowywał błędy popełniane na drodze do „doskonałości moralnej”.

Następny szczebel piramidy Franklina to cel globalny. Opiera się na zasadach życiowych i odpowiada na pytanie: „Co chcę osiągnąć do wieku N?” Globalnym celem dla lekarza może być np. chęć zostania kierownikiem oddziału do 35 roku życia, a dla menedżera – uruchomienie własnego startupu.

Benjamin Franklin to prawdziwy przodek planowania rzeczy do zrobienia. Zawsze trzymał się rutyny i pisał dosłownie każdy krok, który robił. Dlatego dalej w jego piramidzie znajdują się:

• plan główny - instrukcje krok po kroku dotyczące osiągnięcia globalnego celu;
• plan długoterminowy – cele na najbliższe 3-5 lat;
• plan krótkoterminowy – zadania na kolejny rok i miesiąc;
• planowanie na tydzień i dzień.

Wszystkie stopnie piramidy rozmieszczone są po kolei – każdy kolejny bazuje na poprzednim.

Wyjście

Aby zorganizować swój dzień według metody Franklina, musisz określić podstawowe zasady życiowe, wyznaczyć globalny cel i zaplanować jego osiągnięcie.

Do planowania długoterminowego i krótkoterminowego można skorzystać z jednego z narzędzi elektronicznych lub stworzyć papierowy notes i wdrożyć system „Quick Notes”.

Metoda Stephena Coveya

Stephen Covey jest uważany za jednego z wyznawców systemu Franklina. Jest uznanym na arenie międzynarodowej ekspertem i trenerem w dziedzinie zarządzania. Covey jest profesjonalnym mówcą i autorem wielu książek. Jeden z nich znalazł się na liście najbardziej wpływowej literatury biznesowej magazynu Time.

Oto książka „Siedem nawyków skutecznego działania”, która wyprzedza swoje czasy. Covey napisał ją w 1989 roku, ale nie stała się bestsellerem, dopóki nie została wznowiona w 2004 roku.

Koncepcja Coveya opiera się na sekwencji siedmiu umiejętności.

1. Naostrz piłę, czyli stale się poprawiaj.
2. Osiągnij synergię, czyli dąż do wzajemnie korzystnej interakcji.
3. Bądź proaktywny.
4. Spróbuj najpierw usłyszeć, a dopiero potem - być wysłuchanym.
5. Zacznij od wyobrażenia sobie celu końcowego.
6. Pomyśl o wygranej i wygranej.
7. Zrób najpierw to, co należy zrobić najpierw.

Macierz przydzielania zadań i priorytetów pomoże wdrożyć tę ostatnią umiejętność. Covey pożyczył go od 34. prezydenta Stanów Zjednoczonych, Dwighta Davida Eisenhowera.

Wszystkie zadania podzielone są na cztery grupy:

1. Pilne i ważne (do zrobienia jak najszybciej);
2. Niepilne ważne (zadania strategiczne z odległym terminem);
3. Pilne nieistotne (musisz to zrobić szybko, ale możesz odłożyć lub nie zrobić tego sam);
4. Niepilne i nieistotne (co do zasady takie przypadki można usunąć lub powierzyć osobom trzecim).

Według Covey ludzie sukcesu rzadko mają kłopoty z czasem, ponieważ szybko radzą sobie z zadaniami z kategorii 1 i 3 i bez litości poświęcają rzeczy z kwadratu 4. Jednocześnie poświęcają 60-80% swojego czasu i energii na rozwiązywanie problemów z kwadratu 2, bo to one są lokomotywą postępu.

Wyjście

Aby być bardziej skutecznym, pod koniec lub na początku dnia wypisz i ustal priorytety swoich zadań, korzystając z Matrycy Eisenhowera (lub Matrycy Coveya, w zależności od preferencji). W tym celu możesz skorzystać z aplikacji Eisenhower (iOS) lub MyEffectivenessHabits (Android). Staraj się zachować proporcje: 40% - ważne pilne sprawy, 60% - ważne niepilne.

Metoda Tima Ferriss

Timothy Ferriss jest popularnym guru produktywności. Nagrania jego publicznych wystąpień zbierają miliony wyświetleń, a książki sprzedawane są w tym samym ogromnym nakładzie.

Nic dziwnego – kto nie chce „pracować 4 godziny w tygodniu, nie kręcić się w biurze „od telefonu do telefonu”, a jednocześnie mieszkać gdziekolwiek i się bogacić”? Książka Ferriss pod tym samym tytułem stała się numerem jeden na listach bestsellerów The New York Times i The Wall Street Journal.

Jego metoda opiera się na dwóch filarach:

1. Prawo Pareto: 20% wysiłku daje 80% wyniku, a pozostałe 80% wysiłku tylko 20% wyniku. Oznacza to skupienie się na działaniach, które naprawdę mają znaczenie.
2. Prawo Parkinsona: Praca wypełnia cały wyznaczony jej czas. Oznacza to, że zadanie musi być przydzielone dokładnie tyle, ile jest potrzebne do jego wykonania.

Nie musisz wydłużać dnia pracy, aby zrobić więcej. Wręcz przeciwnie, skróć go, skup się tylko na tym, co naprawdę ważne. Odrzuć wszystko inne, zlecaj na zewnątrz lub deleguj.

Podejście Ferriss jest zgodne z techniką planowania 1-3-5. Jego istota jest prosta: jedna ważna rzecz jest dodawana do listy rzeczy do zrobienia, trzy średnie i pięć małych. Łącznie dziewięć. Są one rozdzielane a priori w trybie pilnym, co pomaga pozbyć się poczucia zagrożenia.

Ferriss jest przeciwnikiem wielozadaniowości i przeładowania informacjami. Kiedy kilka rzeczy jest robionych w tym samym czasie, uwaga jest rozmyta. W rezultacie produktywność nie wzrasta, ale spada. To samo dotyczy ciągłego wchłaniania informacji. Ciągłe sprawdzanie poczty, komunikatorów internetowych i sieci społecznościowych tworzy tylko fałszywe wrażenie, ale nie zbliża go do celu.

Ale stres, wręcz przeciwnie, Ferriss uważa naszych asystentów.

Strach jest wskaźnikiem. Strach jest naszym przyjacielem. Czasami pokazuje, czego nie robić, ale częściej pokazuje, co dokładnie warto robić. Tim Ferriss

Należy zauważyć, że Tim Ferriss nie jest jedynym, który dąży do produktywności, pracując mniej. Stever Robbins, autor książki The 9 Steps to Working Less and Getting More, sugeruje metodę „dni aktywnych”, w której wyznaczasz sobie „piesa stróżującego” w określonym dniu, aby śledzić swoje postępy.

Wyjście

Ta metoda jest dla Ciebie, jeśli nie możesz przestrzegać ścisłego harmonogramu, a listy rzeczy do zrobienia nie działają dla Ciebie. Zorganizuj swój dzień tak, aby 20% czasu zajmowały najtrudniejsze i najważniejsze rzeczy. Niech reszta pójdzie swoją drogą. Innymi słowy, jeśli chcesz zorganizować spotkanie biznesowe, musisz wybrać dzień, godzinę, czas trwania i ściśle przestrzegać harmonogramu. Resztę dnia można przeznaczyć na prace w toku.

Metoda Gleba Archangielskiego

Gleb Arkhangelsky jest ekspertem w dziedzinie zarządzania czasem, założycielem i szefem firmy o tej samej nazwie. Jego osobliwość nie polega na tworzeniu oryginalnych opracowań, ale na tym, że w prosty i przystępny sposób określa metody zarządzania czasem, dostosowując je do realiów domowych.

Archangielski jest autorem kilku popularnych książek biznesowych: Job 2.0: Breakthrough to Free Time, Formula of Time, Time Drive i innych.

Ten ostatni jest najbardziej popularny. Time Drive bada znaczenie planowania, wyznaczania celów i motywacji, a także potężne techniki zarządzania czasem i przeciwdziałania prokrastynacji.

• „Żaby”. Każdy ma nudne zadania, które ciągle odkłada na później. Te nieprzyjemne czyny kumulują się i miażdżą psychicznie. Ale jeśli każdego ranka zaczniesz od „zjedzenia żaby”, czyli przede wszystkim wykonasz jakieś nieciekawe zadanie, a potem przejdziesz do reszty, to stopniowo wszystko zostanie uporządkowane.
• „Kotwice”. Są to przywiązania materialne (muzyka, kolor, ruch) związane z pewnym stanem emocjonalnym. „Kotwice” są niezbędne, aby dostroić się do rozwiązania konkretnego problemu. Na przykład możesz przyzwyczaić się do pracy z pocztą do muzyki klasycznej, a kiedy jesteś zbyt leniwy, aby rozładować skrzynkę odbiorczą, wystarczy włączyć Mozarta lub Beethovena, aby złapać pożądaną psychologiczną falę.
• Stek ze słonia. Im większe zadanie (napisanie pracy dyplomowej, nauka języka obcego itd.) i im krótszy termin, tym trudniej zacząć. To skala cię przeraża: nie jest jasne, od czego zacząć, czy masz dość siły. Takie zadania nazywane są „słoniami”. Jedynym sposobem na „zjedzenie słonia” jest ugotowanie z niego „steków”, czyli rozbicie dużego biznesu na kilka małych.

Warto zauważyć, że Gleb Archangielski przywiązuje dużą wagę nie tylko do racjonalizacji procesów pracy, ale także do odpoczynku (pełna nazwa jego bestsellera to „Jazda w czasie: Jak zarządzać życiem i pracą”). Jest przekonany, że bez dobrego wypoczynku, który obejmuje zdrowy sen i aktywność fizyczną, nie da się być produktywnym.

Wyjście

Zaplanuj swój każdy dzień. Pomogą Ci w tym Todoist, Wunderlist, TickTick i inne podobne programy i usługi. Podziel złożone zadania na dużą skalę na proste, małe. Rano wykonaj najbardziej nieprzyjemną pracę, aby w pozostałym czasie robić tylko to, co lubisz. Opracuj wyzwalacze, które pomogą Ci poradzić sobie z lenistwem i pamiętaj, aby uwzględnić odpoczynek w swoim harmonogramie.

Metoda Francesco Cirillo

Może nie znasz nazwiska Francesco Cirillo, ale prawdopodobnie słyszałeś o Pomodoro. Cirillo jest autorem tej słynnej techniki zarządzania czasem. Kiedyś Francesco miał problemy ze studiami: młody człowiek nie mógł się w żaden sposób skoncentrować, był cały czas rozkojarzony. Z pomocą przyszedł prosty minutnik w postaci pomidora.

Istotą metody Pomodoro jest to, że czas przeznaczony na pracę to „pomodoro”. Jeden pomidor = 30 minut (25 minut na pracę i 5 na odpoczynek). Uruchamiamy stoper i pracujemy z maksymalną wydajnością i minimalnym rozpraszaniem przez 25 minut. Rozlega się sygnał - czas na pięciominutową przerwę. Następnie ponownie uruchamiamy stoper.

Tak więc wydajność mierzy się liczbą „pomidorów” wykonywanych dziennie. Im większy tym lepszy.

Aby nie spędzać 25 minut na myśleniu o rzeczach dla siebie, musisz wcześniej sporządzić listę zadań. Można w nim również zaznaczyć ilość całych „pomidorów” (przed zadaniem stawia się krzyżyk) oraz rozpraszacze (umieszczany jest apostrof). Pozwala to określić, ile czasu zajęło wykonanie zadania i jak trudne było to zadanie.

Metoda Pomodoro jest niedroga i elastyczna. Jeśli chcesz - zachowaj listę rzeczy do zrobienia na papierze i odmierz 25-minutowe odcinki minutnikiem kuchennym lub jeśli chcesz - skorzystaj ze specjalnych usług i aplikacji.

Okna	OS X i iOS	Android

Według Cirillo optymalny czas trwania „pomidora” to 20–35 minut. Ale po opanowaniu techniki możesz eksperymentować i zmieniać interwały dla siebie.

Możesz szczegółowo zapoznać się z metodą Francesco Cirillo.

Wyjście

Na początku dnia zrób listę rzeczy do zrobienia i kontynuuj z pomodoro. Jeśli w ciągu 25 minut będziesz rozproszony, umieść symbol 'obok zadania. Jeśli czas upłynął, ale zadanie nie zostało jeszcze wykonane, wstaw + i poświęć mu kolejnego „pomidora”. Podczas pięciominutowej przerwy całkowicie przestaw się z pracy na odpoczynek: chodź, posłuchaj muzyki, napij się kawy.

Oto pięć podstawowych systemów zarządzania czasem, dzięki którym możesz zorganizować swój dzień. Możesz przestudiować je bardziej szczegółowo i zostać apologetą jednej z technik lub rozwinąć własną, łącząc różne techniki i techniki.

GTD - alternatywa dla zarządzania czasem

David Allen, twórca metodologii GTD, jest jednym z najbardziej znanych teoretyków efektywności osobistej. Jego książka Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity została uznana przez magazyn Time za najlepszą książkę biznesową dekady.

Termin Getting Things Done to modne hasło i wiele osób błędnie utożsamia je z zarządzaniem czasem. Ale nawet sam Allen nazywa GTD „techniką poprawy osobistej efektywności”.

Oto jak Wiaczesław Suchomlinow, ekspert w tej sprawie, wyjaśnił różnicę między zarządzaniem czasem a GTD.

Wiaczesław Suchomlinow Dyrektor wykonawczy holdingu restauracyjnego. Ekspert ds. praktycznych zastosowań GTD nie zajmuje się zarządzaniem czasem. Zarządzanie czasem jest niemożliwe. Każdy ma taką samą liczbę godzin w ciągu dnia. Nie liczy się ilość czasu, ale to, czym go wypełniasz. Musisz umieć przetwarzać duże strumienie napływających informacji, określać, jakie działania są potrzebne do osiągnięcia celów i oczywiście działać. GTD właśnie o to chodzi. To jest pewien sposób myślenia i życia. A GTD to także stan przepływu i redukcja stresu psychicznego.

Czy jesteś gotowy do kłótni? Zapraszamy do komentarzy. Co Twoim zdaniem jest bardziej w GTD - zarządzanie czasem czy efektywność osobista? Powiedz nam również, jakie techniki pomogą Ci zorganizować Twój dzień.