Jak planować spotkania, aby były efektywne?

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

Nie trać czasu.

Możesz nie lubić spotkań, ale nadal musisz je organizować. Jest to niezbędna część przepływu pracy w każdej firmie. Jednym ze sposobów, aby spotkania były bardziej przydatne i szybsze, jest ich ostrożne planowanie. Książka Olgi Demyanowej, doktor nauk ekonomicznych „Szybkie i efektywne spotkania. Od przygotowania do uzyskania pożądanego rezultatu.”

Za zgodą wydawnictwa „Alpina PRO” Lifehacker publikuje fragment drugiego rozdziału.

Same spotkania nie stanowią problemu. Są wręcz konieczne i stanowią menedżerski atrybut władzy. Musisz pozbyć się długotrwałych bezużytecznych i nieefektywnych spotkań.

Najczęstsze rodzaje spotkań:

• co tydzień;
• strategiczny;
• pracownicy;
• raportowanie;
• planowanie spotkań;
• burza mózgów;
• rozmowy i spotkania biznesowe;
• odprawy.

Wszystkie te typy można podzielić na cztery główne grupy:

1. według czasu trwania: szybki (do 30 minut) i przedłużony (ponad godzinę);
2. według liczby uczestników: do 10 osób lub więcej;
3. według celu: roboczy, polityczny i informacyjny;
4. według czasu: planowane i nieplanowane.

Wymagane atrybuty planowania spotkań

Na co planować:

• cele;
• porządek obrad;
• lista zaproszonych;
• harmonogram;
• materiały informacyjne;
• odpowiedzialny za prowadzenie protokołu;
• termin na wystąpienia.

Przede wszystkim lider musi wziąć pod uwagę cele spotkania. To jest punkt wyjścia dla agendy i listy uczestników, czasu i regulaminu.

Główne cele spotkań:

1. Nowe informacje - na spotkanie informacyjne:

• ważne wiadomości i zmiany w polityce;
• omówienie planów i strategii;
• prognozy krótkoterminowe;
• prezentacja nowych produktów i podejść;
• omówienie budżetu;
• kwestie personalne.

2. Monitorowanie zdarzeń i podejmowanie decyzji operacyjnych – w przypadku regularnych spotkań:

• główne zagrożenia i trudności;
• parametry oceny postępów;
• ocena kluczowych procesów i niezbędnych zmian;
• omówienie tego, co się dzieje: co się dzieje dobrze, co wymaga poprawy;
• kluczowe lekcje i wyniki działań;
• koordynacja wysiłków;
• komunikacja.

3. Motywacja - kreatywne spotkania, rozwój nowych podejść i budowanie zespołu:

• motywacja do działania;
• zbiorowe podejmowanie decyzji;
• uhonorowanie indywidualnego i zbiorowego sukcesu.

Cel wpływa zatem na rodzaj spotkania i model jego organizacji. Na przykład sesje informacyjne różnią się liczbą uczestników i czasem trwania. Regularne mają charakter planowy, są szybsze w czasie i przy ograniczonej liczbie uczestników. Spotkania kreatywne wymagają specjalnego przygotowania: zorganizowania mebli (zwykle oddzielnych stołów), herbaty, kawy i nieformalnej oprawy; nie wymagają przestrzegania dress code'u.

Macierz Eisenhowera dla pytań dotyczących rankingu

Należy pamiętać, że spotkanie to platforma, na której podejmowane są ważne decyzje i pokonywane są problemy. Matryca Eisenhowera to pole, w którym gromadzone są wszystkie problemy i pytania. Są one uszeregowane według ważności i pilności.

	Pilnie	Nie spiesz się
Ważny	A	b
Bez znaczenia	C	D

Kwadrat A: sprawy ważne i pilne

Plac spraw ważnych i pilnych powinien być pusty lub mały. Wskazuje to, że dotrzymujesz terminu. Jeśli takich przypadków jest wiele, jest to oznaka dezorganizacji. Przykłady przypadków, które można podnosić do kwadratu:

• sprawy bezpośrednio związane z Twoimi obowiązkami funkcjonalnymi i mające wpływ na Twoją wydajność;
• przypadki, których niepowodzenie może spowodować problemy;
• sprawy związane ze zdrowiem i klimatem psychologicznym w zespole;
• sprawy mające wpływ na bezpieczeństwo zespołu;
• sprawy, których wyniki należy skoordynować lub przedstawić kierownictwu.

Kwadrat B: sprawy ważne, ale nie pilne

Kiedy zadania lub sprawy nie są pilne i nie ma konkretnych informacji, kiedy muszą zostać zakończone, wykonawca sam wyznacza termin. Kwadrat ten obejmuje wszystkie rzeczy, które dotyczą Twojej funkcjonalności w przedsiębiorstwie, rzeczy, które robisz na bieżąco, a ich realizacja jest z reguły powiązana z ogólnym harmonogramem w przedsiębiorstwie (np. przygotowanie ostatecznego raportowanie). Do takich przypadków można również przypisać zadania badawcze, które wymagają określonej ilości czasu, ale wysokość kosztów pracy jest niejasna do momentu zakończenia. Zadania pierwszego i drugiego placu powinny być stale monitorowane, dlatego wskazane jest włączenie ich do porządku obrad.

Kwadrat C: pilna, ale nieważna sprawa

To są rozpraszacze. Często po prostu przeszkadzają w skupieniu się na ważnych zadaniach i zmniejszają wydajność. Zawsze pamiętaj o swoich celach i naucz się odróżniać ważne od drugorzędnego.

Warto wejść na ten plac:

• spotkania lub negocjacje narzucone przez kogoś z boku;
• omówienie kwestii, które podwładni mogą rozwiązać;
• omówienie zagadnień pozabiznesowych;
• omówienie abstrakcyjnych tematów.

Kwadrat D: sprawy niepilne i nieważne

Sprawy z tej kategorii nie promują Cię w projektach, ale odwracają Twoją uwagę od pracy nad nimi.

• nie przynoszą żadnych korzyści;
• warto w ogóle nie zajmować się nimi;
• Zjadacze czasu.

Przy każdym celu lider zadaje następujące pytania:

• Kto posiada informacje i wiedzę na temat rozważanego zagadnienia?
• Na czyje interesy wpływa ta kwestia?
• Od kogo zależy decyzja?
• Kto powinien znać informacje do omówienia?
• Kto wdroży podjęte decyzje?

Przy planowaniu spotkań projektowych możesz skorzystać z metodologii 99/50/1.

Lider organizuje spotkania w trzech ważnych punktach projektu:

• na starcie – aby zanurzyć wszystkich uczestników w tempie projektu i do budowania zespołu grupy;
• na etapie pośrednim - w celu omówienia wyników wykonanej pracy i dalszych korekt, jeśli to konieczne;
• na mecie, gdy do realizacji pozostaje 1% całkowitego wolumenu - do wstępnego podsumowania.

Ten czas pomoże ci lepiej wykorzystać czas na spotkaniach.

Porządek obrad

Agenda to plan zadań do rozwiązania na spotkaniu. Konieczne jest jasne określenie czasu każdego wystąpienia, wydzielenie osobnego czasu na dyskusję i informację zwrotną od wszystkich uczestników.

Planując termin spotkania, należy wziąć pod uwagę następujące kwestie:

• znaczenie punktu w porządku obrad;
• termin wykonania każdego występu;
• przerwy w razie potrzeby;
• 20% czasu na dodatkowe ważne informacje.

Agenda jest wysyłana do wszystkich uczestników spotkania.

Agenda z ustaleniem czasu i specyfiki wystąpień

1. Wyniki prac nad zawarciem umów. Raport I. Iwanowa (15 minut).
2. Problemy w transporcie materiałów eksploatacyjnych. Raport I. Pietrowa (15 minut).
3. Wyniki i plany prac projektowych. Relacja T. Sidorowa (20 minut).

Początek o 11:00.

Koniec o 12:15.

Musisz się szkolić, aby mieć szybkie i efektywne spotkania!

Twoje wskazówki dotyczące czasu:

Ważne i pilne	12 minut
Ważne i niepilne	24-36 minut Pilne i ważne: 12 minut - tutaj działa zasada Pareto: 20% czasu tworzy 80% wyniku, przy średnim spotkaniu trwającym jedną godzinę (60 minut), najbardziej produktywny czas to 12 minut (20% z 60 minut). Ważne i niepilne: zwykle planowane. Efektywny czas takich spotkań to 24-36 minut. Tutaj sprawdza się metoda 60/40, zgodnie z którą przy sporządzaniu planu na dany dzień należy pozostawić 40% czasu wolnego, 60% przeznaczyć na zaplanowaną pracę, w tym 20% na „nieprzewidywalne” i 20% na te, które powstają spontanicznie lub stają się towarzyszami. Przy średnim czasie spotkania wynoszącym jedną godzinę (60 minut), czas na zaplanowanie ważnych, ale niepilnych spraw wynosi 24-36 minut (40-60% z 60 minut).
Nieważne i pilne	Delegowanie i kontrola przez telefon i inne środki komunikacji, nie więcej niż trzy minuty na kontrolę.
Nieważne i niepilne	Delegacja i kontrola przez kierownictwo, nie więcej niż jedna minuta na delegację.

Lista zaproszonych

Optymalna liczba uczestników szybkich spotkań to 5-7 osób. Dopuszczalne jest od 8 do 12 osób, jeśli prowadzący spotkanie ma umiejętności facylitatora.

Do generowania pomysłów, wyznaczania celów i latania idealna kompozycja to nie więcej niż 15 osób.

W Google obowiązuje niepisana zasada - maksymalna liczba uczestników to nie więcej niż 10.

Amazon ma zasadę dwóch pizzy: na spotkaniu powinno być tyle osób, ile można nakarmić dwiema pizzami.

Istnieje zasada 8-18-1800:

• nie więcej niż 8 osób - rozwiązywanie problemów związanych z pracą;
• nie więcej niż 18 lat - burza mózgów, wspólne rozwiązywanie problemów;
• do 1800 osób - informacja i możliwość komunikacji.

Badanie przeprowadzone przez Bain and Company mówi, że w grupach decyzyjnych dodanie ponad siedmiu osób z każdego uczestnika skutkuje około 10% mniejszą wydajnością.

Osoby bezpośrednio odpowiedzialne są zobowiązane do udziału w spotkaniach.

Apple wyświetla nazwisko osoby odpowiedzialnej obok każdego elementu spotkania. Dzięki temu każdy pracownik ma jasny obszar odpowiedzialności w ramach przydzielonego zadania.

Jeśli często organizujesz spotkania, ta książka na pewno się przyda: Olga Demyanova oferuje 16 metod i cztery narzędzia do nauki, które pomogą zwiększyć efektywność wszystkich uczestników takich spotkań.