Jak być produktywnym w otwartej przestrzeni

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

Życiowy haker wymyślił, jak powstrzymać batalię w biurze, gdy dla jednych jest duszno, podczas gdy inni dmuchają, zminimalizować hałas i zamienić otwartą przestrzeń w przyjemne miejsce do efektywnej pracy.

Dlaczego otwarta przestrzeń jest zła?

Biura typu open space są znane od czasów inżynierów Henry'ego Forda i nadal są jednym z najpopularniejszych rodzajów planowania. Liczne badania dowodzą, że ten format przeżył swoją przydatność: wydajność pracy jest niższa niż w gabinetach gabinetowych, a pracownicy szybciej się męczą i gorzej radzą sobie.

Główne problemy z otwartą przestrzenią:

1. Hałas, który robią ludzie i maszyny.
2. Ryzyko rozprzestrzenienia się infekcji, jeśli jeden z „odpowiedzialnych” kolegów przyjdzie do biura chory.
3. Nieosiągnięcie stanu przepływu pracy z powodu częstych przerw i spotkań.

Jeśli najlepiej pracujesz rano lub wieczorem, kiedy większość Twoich kolegów nie ma w pracy, a za dwie godziny robisz to, czego nie robiłeś w pozostałych sześciu, przyjrzyj się bliżej naszym rekomendacjom.

Opuszczenie biura

Elastyczne godziny pracy

Jeśli pozwala na to format Twojej pracy, skorzystaj z elastycznego harmonogramu. Dla niektórych lepiej i wygodniej jest pracować rano, kiedy większość ich kolegów jeszcze nie ma w pracy, podczas gdy inni wstają późnym popołudniem.

Śledź swoje biorytmy.

Uzgodnienie takiego harmonogramu z przełożonymi może być trudne, ale warto przynajmniej spróbować. Jeśli zadanie jest ukończone, co to za różnica w jakim czasie?

Praktyka wydawnictwa, w którym pracowałem, pokazała skuteczność tego podejścia. Tylko pracownicy związani z obsługą klienta i handlowcami mieli jasny początek i koniec dnia pracy. Redakcja, promocja i inne działy formalnie rozpoczęły pracę o godzinie 10:00, ale nawet w ramach jednego działu były wyróżnienia dla sów i skowronków.

Przejście na częściowe zdalne

Doświadczenie 37Signals, firmy, która prawie w całości składa się z pracowników zdalnych, dowiodło, że efektywna praca jest ważna dla ponad czterech godzin dziennie online. Przez pozostałe cztery godziny ludzie pracowali według własnego harmonogramu.

Dzięki temu amerykańska firma zgromadziła w swoim zespole programistów z Hongkongu, Rosji, Danii, Szwecji i różnych miast USA. Więcej na ten temat przeczytasz w książce „Remote. Biuro jest opcjonalne”- napisali właściciele firmy Jason Fried i David Hensson.

Nie sugerujemy, abyś wyszedł z biura i całkowicie przestawił się na telepracę, ponieważ taki harmonogram będzie bardzo trudny do uzgodnienia z szefem.

Ale na przykład przed dostarczeniem projektu lub przed pewnym odpowiedzialnym terminem całkiem możliwe jest uzgodnienie kilku dni pracy z domu, aby maksymalnie skupić się na zadaniu.

Jeśli obecność w biurze jest nadal konieczna

Negocjujemy z kolegami

Jedną z najbardziej irytujących rzeczy są rozmowy pozabiznesowe, których słuchają wszyscy przebywający w pobliżu koledzy. Prowadź dyskusje w sali konferencyjnej lub kuchni.

Umawianie spotkań i omawianie innych momentów pracy, których informacje dotyczą tylko części osób, transfer na e-mail, Skype, Telegram lub inny komunikator wygodny dla większości pracowników.

W biurach, które mają elastyczny grafik pracy, nadal obowiązuje wyznaczony początek dnia pracy. Zgadzam się, że po oficjalnej 9 rano wszyscy, którzy weszli później, nie witają całego pokoju i nie rozpraszają już pracujących kolegów.

Zasadą jest przełączanie telefonu w tryb cichy i wychodzenie z pokoju po odebraniu połączenia.

Nie przychodź chory do pracy i tym samym nie narażaj swoich kolegów na niebezpieczeństwo.

Duńscy naukowcy przeprowadzili badanie 2403 pracowników pracujących w różnego rodzaju biurach i doszli do wniosku, że osoby z open space chorują o 62% częściej niż pracownicy posiadający konto osobiste.

Ustal harmonogram emisji, dzięki czemu unikniesz niezadowolenia, które znów na kogoś uderza. Wyjście na korytarz i rozciąganie się przez 10 minut jest dobre zarówno dla oczu, jak i wydajności.

Jeśli te zasady są określone w zasadach firmy i opisach stanowisk, nikt nie poczuje się urażony, gdy taktownie im o nich przypomnisz.

Kupowanie słuchawek z redukcją szumów

Pozbądź się natrętnego szumu dzięki słuchawkom z redukcją szumów. Jest dwojakiego rodzaju: aktywny i pasywny.

Pasywną eliminację szumów uzyskuje się poprzez blokowanie dźwięków zewnętrznych za pomocą gęstych nauszników lub zatyczek. A tutaj przy wyborze jednego przepisu nie ma. Konieczne jest zmierzenie wielu par, aby wybrać to, co będzie dla Ciebie wygodne i spodoba się dźwięk.

Słuchawki z aktywną redukcją szumów skuteczniej tłumią obce dźwięki, ale są też znacznie droższe. Ich zasada działania polega na tym, że w słuchawkach zainstalowany jest dodatkowy mikrofon, który wychwytuje zewnętrzne dźwięki i odtwarza je w przeciwfazie.

Rytmiczny szum komputerów, wentylacji i drukarek zniknie całkowicie, gdy tylko założysz słuchawki. Aby przestać słyszeć i rozmawiać, wystarczy włączyć odpowiednią muzykę.

W przypadku niektórych osób noszenie słuchawek z aktywną redukcją szumów może powodować zawroty głowy lub ból głowy. I nie chodzi tu o jakość wykonania samych słuchawek, ale o anatomiczne cechy konkretnej osoby i jej aparatu przedsionkowego.

Aby nie marnować pieniędzy, poproś znajomych, którzy mają takie słuchawki, aby pożyczyli je na kilka dni lub zapytaj w sklepie o możliwości zwrotu przed zakupem, jeśli słuchawki nie działają dla Ciebie.

Zgodnie z Ustawą o Ochronie Konsumentów i art. 502 Kodeksu Cywilnego, możesz zwrócić do sklepu towar dobrej jakości w ciągu 14 dni od daty zakupu. Sklep może jednak upierać się, że te słuchawki są technicznie skomplikowanymi przedmiotami, których nie można zwrócić ani wymienić.

Zajmujemy się przebudową

Przyjrzyj się krytycznie układowi miejsca, w którym pracujesz. Czy masz wydzieloną przestrzeń na kuchnię i co to jest: osobne pomieszczenie, ogrodzenie czy stół na środku pokoju z czajnikiem i ekspresem do kawy?

Ekspres do kawy i inne hałaśliwe urządzenia gospodarstwa domowego powinny być w jak największym stopniu odizolowane od głównego pomieszczenia. Jeśli jest oddzielne ogrodzenie, spróbuj wynegocjować, jak doprowadzić go do sufitu i oddzielić kuchnię od części wspólnej drzwiami.

Drukarki i chłodziarki powinny znajdować się jak najdalej od miejsc pracy.

Biuro powinno być podzielone na obszary hałaśliwe i ciche. Łączenie marketerów i programistów to zły pomysł dla obu działów.

Zorganizuj swoje miejsce pracy w taki sposób, aby miło było w nim przebywać, ponieważ większość dnia spędzamy w pracy. Wygodne miejsce pracy to równowaga między otwartością a przestrzenią osobistą. Możesz odgrodzić się od kolegów kwiatami, przepierzeniem lub szafką bez wychodzenia ze wspólnej przestrzeni.

Oszczędzamy czas

Niebezpieczeństwo otwartej przestrzeni polega na tym, że każdy pracownik jest prawie na wyciągnięcie ręki. Tak więc zaleta takiego układu zamienia się w przekleństwo, ponieważ jesteś stale rozproszony. Jednocześnie to, co dla Twojego kolegi może być pilnym i ważnym zadaniem, okazuje się dla Ciebie niepilne i nieważne.

Przy umawianiu spotkań przestrzegaj zasady wyróżniania uczestników obowiązkowych i opcjonalnych, na koniec spotkania planistycznego wyślij każdemu protokół z ostatecznymi decyzjami i terminami wykonania zadań.

Wyznacz czas, który będziesz miał tylko na wykonanie swoich zadań, kiedy żaden z Twoich współpracowników nie będzie Cię rozpraszał swoimi pytaniami. Powiadom z wyprzedzeniem swoich współpracowników, że przygotowujesz się na ważny termin dla całego zespołu, więc poproś ich, aby nie przeszkadzali Ci w określonym dniu lub godzinie.

Praca w otwartej przestrzeni to szereg kompromisów. Rozpocznij zmiany od siebie i swojego najbliższego otoczenia, a następnie stopniowo pozostali współpracownicy będą doganiać nowe standardy. Nawet jeśli nie jesteś menedżerem, a zwykłym pracownikiem, możesz zmienić życie swojego biura na lepsze. Wystarczy zająć aktywne stanowisko i promować swoje pomysły.