Jak być najbardziej produktywnym pracownikiem w biurze i nadal wracać do domu o 17:30?

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

Czasami lista rzeczy do zrobienia wydaje nam się nieskończona. Już patrząc na to, czujemy się wyczerpani ciężką pracą. Wszystkich nas dręczy pytanie, jak być produktywnym, mieć czas na wykonywanie wszystkich zadań w pracy, ale jednocześnie nie spędzać dni i nocy w pracy. W tym artykule postaramy się na to odpowiedzieć.

Tu Cal Newport. I można go nazwać naprawdę produktywnym, ponieważ:

• profesor na uniwersytecie, który przebywa tam w pełnym wymiarze godzin i oprócz par organizuje różne zajęcia dla studentów;
• pisze sześć (lub nawet więcej) artykułów rocznie do czasopism naukowych;
• autor czterech znakomitych książek, a obecnie pracuje nad piątą;
• troskliwy mąż i ojciec;
• prowadzi bloga o produktywności i wydajności, który jest regularnie aktualizowany o nowe wpisy.

Mimo wszystko kończy pracę o 17:30 i rzadko robi interesy w weekendy.

Nie, nie jest superbohaterem i nie ma zespołu 15 pomocników. Przestańmy na chwilę zazdrościć takiej organizacji i wydajności i zastanówmy się, jak Calowi udaje się wszystko.

Poniżej znajdziesz wskazówki, które pomogą Ci nauczyć się efektywnie zarządzać swoim czasem, przestać być leniwym, po prostu zacząć robić więcej i wyjść z biura do domu o 17:30. Więc zacznijmy.

1. Listy rzeczy do zrobienia są złe. Zaplanuj się

Listy rzeczy do zrobienia same w sobie są bezużyteczne. To tylko twój pierwszy krok. Musisz stworzyć dla siebie jasny harmonogram. Po co? Pomoże Ci to zaplanować, co faktycznie możesz zrobić. Umożliwi Ci to wykonanie określonego zadania dokładnie wtedy, kiedy możesz je wykonać najskuteczniej, a nie tylko dlatego, że jest na czwartym miejscu na liście.

Dopóki nie masz na liście określonej daty i godziny dla każdego zadania, jesteś tylko pobożnym życzeniem.

Cal Newport

Planowanie zachęca do konfrontacji z rzeczywistością. Masz ograniczoną ilość czasu i określoną liczbę zadań. Ale nie możesz dokładnie określić, ile czasu zajmie Ci każde zadanie. Kiedy przyjrzysz się całemu zakresowi pracy, będziesz mógł każdą godzinę pracy przeznaczyć produktywnie, wycisnąć z niej więcej i pracować tam, gdzie i kiedy i gdzie jest to dla Ciebie wygodniejsze.

Eksperci są zgodni, że jeśli nie obliczysz dokładnego czasu potrzebnego na wykonanie zadań, z góry skazujesz się na niepowodzenie.

Z pewnością wielu z Was myśli teraz, że większość zadań pojawia się nagle i nie można ich przewidzieć i zaplanować. Tak, oczywiście, takie nagłe zadania są bardzo trudne do uwzględnienia w swoim harmonogramie. Ale do tego nie musisz mieć siedmiu przęseł na czole. W każdej chwili wszystko może się zmienić. Mimo to musisz mieć plan, inaczej będziesz marnował swój czas.

Chcesz przestać być prokrastynatorem? Harmonogram ci pomoże.

Cal Newport

Uświadomienie sobie, że masz jasno zaplanowany zakres pracy, już zmniejsza chęć zwlekania z robieniem rzeczy. Nie myślisz o tym, czy powinieneś teraz pracować, czy nie - decyzja została już podjęta.

Czy to brzmi dla ciebie zbyt uporządkowany i niezbyt zabawny? Myśl źle.

Badania dowodzą, że planowanie nie tylko czasu pracy, ale także czasu wolnego to dobry pomysł. Poprawisz więc jakość swojego życia: poziom życia ludzi, którzy jasno planują nawet swój wolny czas, jest znacznie wyższy niż tych, którzy tego nie robią.

Ok, zrzuciliśmy listę rzeczy do zrobienia i ułożyliśmy konkretny harmonogram. Teraz nauczmy się ustalać priorytety, ponieważ nie możesz pracować 24 godziny przez siedem dni w tygodniu, prawda?

2. Załóż, że idziesz do domu o 17:30, a następnie zaplanuj, co musisz zrobić przed tą godziną

Praca zajmie cały czas, jaki jej poświęcisz. Daj jej 24 godziny, siedem dni w tygodniu i bądź pewny, że praca pochłonie wszystkie te 168 godzin.

Musisz wyznaczyć granice, jeśli chcesz pogodzić pracę i życie osobiste. Ograniczenia czasowe przyczynią się do Twojej efektywności.

Ustal sobie termin: wychodzisz z pracy o 17:30. A następnie zaplanuj ilość zadań, które możesz do tego czasu opanować.

Cal nazywa to występem napiętego harmonogramu.

Możesz też pójść w drugą stronę: stwórz sobie idealny harmonogram pracy dla włóczęgi, a potem zrób dokładnie odwrotnie. Pracuj ciężko i ciężko bez użalania się nad sobą. Zaufaj mi, gdy ciężko pracujesz, inteligentne i przydatne rozwiązania same Cię odnajdą.

Ale nie zapominaj, że musisz chronić się przed przepracowaniem. Powinieneś czuć się, jakbyś miał kontrolę nad swoim harmonogramem. Im bardziej czujesz, że kontrolujesz sytuację, tym mniej stresu doświadczasz.

Dobra, wyobrażasz sobie idealny dzień dla włóczęgi i robisz odwrotnie. Pomoże Ci to efektywnie radzić sobie z bieżącymi zadaniami. A co z projektami długoterminowymi?

3. Zrób plan na bieżący tydzień

Myślę, że zgodzisz się, że plany krótkoterminowe już nie są fajne. Jeśli myślisz tylko o dzisiejszym dniu, nigdy nie będziesz z przodu.

Chcesz pisać książki, angażować się w różne działania, prowadzić badania i jednocześnie być dobrym rodzicem? Potrzebujesz konkretnego planu na tydzień.

Cal Newport

Ludzie nie lubią patrzeć na plany długoterminowe, ale zapominają, ile mogą im przynieść korzyści. Wiem co robię co godzinę, dzień, tydzień, miesiąc mojego życia. Czy uważasz, że to trudne? Łatwiej niż myślisz. W poniedziałek rano zajmuje to godzinę. Tylko.

W poniedziałek rano robię plan na tydzień. Przeglądam pocztę, myślę o zadaniach do wykonania, sprawdzam kalendarz i zastanawiam się, jak w ten sposób zaplanować swój czas. Kiedy mam plan, wysyłam go do siebie e-mailem, teraz zawsze będę go widzieć w mojej skrzynce odbiorczej. Tutaj mogę go obserwować na co dzień, a także zawsze mogę do niego wracać wiele razy dziennie, jeśli nagle zapomnę o swoich priorytetach.

A Cal ma rację. Bardziej efektywnie spędzasz czas, kiedy realizujesz plan.

Być może myślisz, że wystarczy tylko przemyśleć w głowie wszystkie nadchodzące zadania na tydzień, ale nie trzeba ich zapisywać. Nie, to nie jest tak.

Jeśli napiszesz plan spraw, tym większe prawdopodobieństwo, że będziesz się go trzymać: będziesz miał coś namacalnego, a nie idealnego, przypomni ci o twoich priorytetach.

Masz teraz przejrzysty harmonogram i tygodniowy plan. Ale czujesz, że czegoś jeszcze brakuje. I myślisz poprawnie.

4. Wykonuj mniej zadań, ale rób to z pasją

Prawdopodobnie myślisz coś w stylu: „Po prostu mam za dużo do zrobienia. Nigdy nie dam sobie z nimi rady w wyznaczonym czasie.”

A Cal przyznaje, że możesz mieć rację. Ale nie powinieneś się poddawać ani pracować w panice do 22:00.

Powinieneś mieć mniej do roboty niż teraz. Pamiętaj, że nie wszystkie Twoje sprawy są tak ważne, jak mogłoby się wydawać. Mówisz tak częściej niż powinieneś. Zadaj sobie pytanie: „Co jest dla mnie naprawdę cenne w życiu?” A potem odetnij tyle niepotrzebnych, ile to możliwe.

Cal Newport

Zawsze jesteśmy doceniani za to, co robimy najlepiej. Jeśli więc chcesz odnieść sukces, nie daj się przytłoczyć, pozwól wykonywać mniej zadań, ale będziesz mieć możliwość ich lepszego wykonania. Ludzie zbyt często mówią tak. Odmawiam wielu i wielu. Bezlitośnie unikam zadań, które mnie rozluźniają, jeśli czuję, że tak naprawdę nie mają dla mnie znaczenia.

Czujesz, że w ogóle nie masz czasu, ale John Robinson, specjalista od zarządzania czasem, nie zgadza się z tobą i uważa, że dzisiaj możemy mieć o wiele więcej wolnego czasu niż kiedykolwiek.

Twierdzi, że współcześni ludzie nie pracują ciężej niż ich poprzednicy (chociaż większość z nas uważa inaczej). Badania pokazują, że w ciągu ostatnich 40 lat ludzie spędzali znacznie mniej czasu na wykonywaniu zadań w pracy i znacznie częściej angażowali się w bezproduktywne rozrywki. Każdy, według Johna, ma czas na odpoczynek.

Jaki jest wniosek z tego? Czujesz, że nie masz czasu, ponieważ jest on rozdarty na irytujące małe zadania, które wysysają twoje życie i ciebie.

Więc rób mniej. Ale rób to „mniej” z pasją i podnieceniem.

Twoje plany są ustrukturyzowane i idealnie pasują do Twojego harmonogramu. Ale jedno pytanie wciąż pozostaje otwarte: jakie zadania powinieneś wykonać?

5. Zwracaj mniejszą uwagę na małe zadania - skup się na tym, co jest priorytetem

W pracy robimy różne rzeczy. Drobne rzeczy, takie jak parsowanie e-maili, bieżących i, jeśli pomyślisz, nie zawsze koniecznych spotkań i podsłuchiwania kolejnych biurowych plotek, nie wymagają od nas specjalnego wysiłku umysłowego. Nie wykorzystujesz tutaj swoich talentów. Jeśli zajmujesz się jakąkolwiek ważną działalnością, wymaga to aktywacji wszystkich twoich zdolności i umiejętności. Prowadzi to do wysokiej jakości wyników.

Jaki jest problem z małymi zadaniami? Toniemy w „płytkiej wodzie”.

Ludzie, którzy często pracują w weekendy i wieczorami, czują, że robią znacznie mniej niż ci, którzy żegnają się z pracą o piątej wieczorem. Dzieje się tak dlatego, że dużo pracują, ale znaczenie zadań, które wykonują, nie jest duże.

Jest mało prawdopodobne, aby ktokolwiek został dyrektorem generalnym tylko dlatego, że odpowiedział na wszystkie e-maile lub wziął udział w jednym niepotrzebnym, pomniejszym spotkaniu. Tak, skrupulatne wykonywanie nawet małych zadań uchroni Cię przed zwolnieniem, ale będziesz mógł się rozwijać tylko wtedy, gdy zadania na dużą skalę staną się Twoim głównym priorytetem.

Miej czas, który możesz poświęcić wyłącznie na zadania priorytetowe. Jak rozpocząć ten trudny biznes?

Najważniejsze to przestać sprawdzać pocztę z samego rana.

Tim Ferris Autor bestsellera Jak pracować 4 godziny w tygodniu

Staraj się nie sprawdzać poczty przez pierwsze dwie godziny po przebudzeniu. Niektórym nawet trudno to sobie wyobrazić, z pewnością będą miały pytania typu: „Jak mogę to zrobić? Zdecydowanie muszę sprawdzić pocztę, w przeciwnym razie nie będę mógł dostać się do pracy.” Będziesz zaskoczony, gdy dowiesz się, że w większości przypadków tak nie jest.

Tak, może naprawdę powinieneś wejść na swój e-mail i zebrać informacje, które pozwolą Ci wykonać zadanie w 100%. Ale możesz najpierw wypełnić go o 80 lub 90%, a dopiero potem wczołgać się do swoich listów, aby uzyskać dodatkowe informacje. Dzięki temu oszczędzisz sobie rano od zbędnych i zbędnych informacji, na które z pewnością przeniesiesz się i będziesz mógł poświęcić się wyłącznie pracy.

Jak więc powiązać wszystkie powyższe razem? Co dziwne, wystarczy podsumować.

Cal dał nam pięć dobrych wskazówek:

1. Listy rzeczy do zrobienia są złe. Zrób sobie harmonogram.
2. Załóż, że idziesz do domu o 17:30, a następnie zaplanuj, co musisz zrobić przed tą godziną.
3. Zrób plan na bieżący tydzień.
4. Wykonuj mniej zadań, ale rób to z pasją.
5. Mniej uwagi poświęcaj małym zadaniom - skup się na wyższym priorytecie.

Teraz słowa „harmonogram” i „plany” brzmią dla ciebie chłodno i nie rozumiesz konkretnych korzyści, jakie ci przyniosą. Ale kiedy już uczynisz je częścią swojego życia, zdasz sobie sprawę, że masz wolny czas dla rodziny i przyjaciół. Dodatkowo zrobisz rzeczy, z których możesz być dumny.

Cal Newport

Praca intelektualna jest właściwie pracą mistrzowską. Ale to nie jest tak trudne, jak się wydaje: nie rzeźbisz w drewnie, ale pracujesz z informacjami. Rozwijasz pomysły. Musisz oddzielić pszenicę od plew, a czasem tworzyć pomysły z surowca. Jeśli zaczniesz patrzeć na ten proces z perspektywy mistrza, staniesz się szczęśliwszy, bardziej zadowolony ze swojej pracy i oczywiście odniesiesz większe sukcesy w życiu zawodowym.

Wybierz, kim chcesz być: samotnikiem biurowym czy odnoszącym sukcesy twórcą?