Leo Babauta: 10 moich nawyków związanych z e-mailami

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

© zdjęcie

E-mail może być świetnym narzędziem pracy lub może zmienić się w irytujące źródło zwlekania i tak po prostu sam z niego korzystasz. Kiedyś złożyłem wniosek o całkowite upadłość mojego maila, a teraz sprawdzam go 2-3 razy dziennie, ale idzie szybko i sprawnie.

Wypracowałem kilka nawyków, które pomagają mi bardzo efektywnie pracować z pocztą i lepiej skoncentrować się na innych ważnych pracach. I szczerze mówiąc, moja skrzynka odbiorcza jest wreszcie pusta i czuję się świetnie. W tym artykule podam 10 moich nawyków. To wcale nie znaczy, że trzeba za nimi ślepo podążać, po prostu chcę pokazać swoją drogę, a na jej podstawie można utorować sobie własną. Oto nawyki, które działają na mnie:

Rzadziej zaglądaj do poczty

Nie trzymam mojej skrzynki otwartej przez cały dzień. I rzadko się w to zaglądam. Doszedłem do wniosku, że jeśli w mojej skrzynce zbierze się 20-30 liter, to świat się nie zawali, jednocześnie łatwo będzie mi szybko przetworzyć dokładnie taką ilość. Uwaga! Mówię proces, a nie czytać. Otwieram skrzynkę odbiorczą, aby rozrzucić wiadomości w innych folderach, a nie czytać ich i zostawiać je tam.

Rozrzuć do folderów

Otwieram pocztę i zaczynam podejmować szybkie decyzje: usuń lub zarchiwizuj, od razu przeczytaj i odpowiedz (jeśli zajmie to mniej niż 2 minuty) lub zarchiwizuj, wyślij szybką odpowiedź, a następnie zarchiwizuj, dodaj do mojej listy rzeczy do zrobienia, aby zrobić to później (oznacz gwiazdką, a następnie zarchiwizuj). W każdym razie NIC nie powinno zostać w skrzynce odbiorczej.

Dodaj wszystko od razu do kalendarza

Jeśli przychodzi do mnie list z datą, którą muszę zapamiętać, od razu wpisuję go do kalendarza. Spotkanie twarzą w twarz lub rozmowa przez Skype, trening czy coś, o czym muszę pamiętać dopiero po tygodniu – wszystko od razu trafia do kalendarza. Teraz to mój najlepszy nawyk, został doprowadzony do automatyzmu i dzięki temu rzadko o czymś zapominam.

Użyj „klawiszy skrótu”

Korzystam z Gmaila, który udostępnia różne skróty klawiaturowe dla mojej poczty. Właściwie zajęło mi tylko kilka minut, aby się ich nauczyć, a wtedy pamięć mięśniowa zapamiętuje klawisze.

Oto skróty, których używam:

"Gi" - powrót do skrzynki odbiorczej;

„E” - archiwum;

"#" - kasować;

"C" - utwórz nową wiadomość;

„R” - odpowiedź;

„F” - do przodu;

„A” - odpowiedz wszystkim;

"Gs" - przejdź do zaznaczonego;

„Tab + Return” – gdy tworzę wiadomość, to od razu ją wysyłam i archiwizuję.

Z ustawienia korzystam również wtedy, gdy po usunięciu lub zarchiwizowaniu wiadomości automatycznie przechodzę do następnej bez wracania do skrzynki odbiorczej, co pozwala na szybkie poruszanie się po wiadomościach.

Pisz krótkie litery

Moja odpowiedź na list to zazwyczaj 1-3 zdania. Rzadko piszę listy dłuższe niż 5 zdań. I musi być ku temu dobry powód. Jeśli naprawdę muszę dużo pisać, wolę robić to w Dokumentach Google i udostępniać to właściwej osobie. Krótki list to szybka odpowiedź odbiorcy, ponieważ człowiek nie musi przedzierać się przez dżunglę Twojej elokwencji, aby uchwycić i przyswoić kluczowe informacje.

Szybko dodawaj zadania do listy rzeczy do zrobienia

Niektórzy używają skrzynki odbiorczej jako listy rzeczy do zrobienia, ale nie nadaje się do tego, a oto dlaczego:

1. Zadania do wykonania mieszają się z innymi literami, a potem trudno je wyłapać z tłumu.

2. Historia w liście nie zawsze zawiera konkretny przewodnik po działaniu, ale na podstawie listu możesz postawić sobie zadanie. Gdy będziesz miał zamiar go ukończyć, będziesz musiał ponownie przeczytać list, aby przypomnieć sobie, jakie konkretnie zadanie postawiłeś sobie po jego przeczytaniu.

3. Za każdym razem, gdy przeglądasz pocztę, aby złapać kolejne zadanie, natrafiasz na nowe wiadomości, które przykuwają Twoją uwagę i odwracają uwagę od głównych zadań, zakłócając rytm Twojej pracy.

Prosta i wygodna lista rzeczy do zrobienia to zwykły dokument tekstowy, w którym możesz dodawać zadania z wiadomości e-mail za pomocą zaledwie kilku kliknięć. A podczas pracy taki arkusz będzie skuteczniejszym narzędziem, bo nie trzeba cały czas zaglądać do skrzynki odbiorczej.

Przechowuj tylko nieprzeczytane wiadomości w skrzynce odbiorczej

To sztuczka dla zaawansowanych użytkowników. Zhakowałem moją skrzynkę odbiorczą Gmaila w taki sposób, że nie może już przechowywać przeczytanych wiadomości. Oznacza to, że jeśli otworzę list i nie wrzucę go do żadnego innego folderu, to po prostu zniknie. To motywuje mnie do podjęcia natychmiastowej decyzji, co z tym listem zrobić, inaczej go po prostu zgubię. Dzięki temu specyficznemu ustawieniu otwarte wiadomości nie gromadzą się w mojej skrzynce odbiorczej, która stopniowo staje się śmieciem.

Odłóż do czytania

Często wysyłają mi linki do artykułów. Natychmiast wysyłam je do Instapaper do przeczytania później. Dlatego staram się spędzać mniej czasu na poczcie, bo poza tym mam tyle ciekawych rzeczy do przeczytania.

Filtruj bezlitośnie

Kiedy w mojej skrzynce pojawia się list, którego nie chciałbym widzieć, od razu się nim zajmuję. Nie jestem leniwy, aby wypisać się z listy mailingowej lub zainstalować filtr na tym nadawcy. A to znacznie ogranicza przepływ przychodzących wiadomości e-mail. Jestem bezwzględny w stosunku do listów, które zapychają moją skrzynkę, a ta zasada dotyczy nawet osób, które za bardzo mi przeszkadzają.

Zamknij pocztę po zakończeniu przetwarzania listów

Zdemontowane wiadomości - zamknij pocztę i nie otwieraj przez kilka godzin, aż ponownie pojawi się wystarczająca liczba liter.

Dobre nawyki związane z e-mailem to dobra rzecz. Od razu zauważysz, jak bardzo stałeś się spokojniejszy w wykonywaniu ważniejszych zadań, pozbywając się natrętnego sprawdzania poczty co 10 minut. Twoja głowa będzie wolna na świeże myśli, gdy tylko Twoja skrzynka pocztowa będzie wolna od niepotrzebnych e-maili. Powodzenia!