Jak zarządzać pocztą: 10 wskazówek od pracowników TED

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

Pracownik TED, Michael McWaters, podzielił się na swoim blogu 10 wskazówkami, jak utrzymać porządek w swojej skrzynce odbiorczej.

Kto, jeśli nie redaktorzy i menedżerowie TED, może opowiedzieć o sposobach radzenia sobie z zatłoczoną pocztą. Według nich codziennie do firmy trafiają setki listów, a licznik przychodzących maili dla niektórych pracowników przekroczył już tysiąc lat temu.

Michael McWaters, TED UX Architect, oferuje 10 rozwiązań tego problemu.

W przyszłości nie będziesz miał więcej czasu niż teraz

Michael zauważył, że wiele osób odkłada wysyłkę na później, ponieważ wierzą, że w przyszłości będą mieli na to więcej czasu. Nie będzie. Twój poziom zatrudnienia prawdopodobnie utrzyma się w następnym tygodniu, miesiącu, roku. Możesz nawet być z tego zadowolony. Ale na pocztę będzie tyle samo czasu. Więc zacznij z nią pracować już teraz.

Spróbuj zacząć od zera

Można to zrobić na dwa sposoby:

1. Poświęć trochę czasu i przejdź do czyszczenia poczty w kilku krokach. W zależności od tego, ile masz e-maili, usunięcie ich zajmie do dziesięciu przejść. Jeśli jest to trudne, podziel pracę na kilka 15-minutowych kawałków.
2. Idź na zero. Odłóż na bok trzy lub cztery godziny i spraw, aby Twoja skrzynka odbiorcza była idealna pod względem czystości i porządku.

Poświęć trochę czasu każdego dnia

Dla Michaela to najtrudniejsza część planu. Będziesz musiał pracować z pocztą kilka razy dziennie. Radzi odkładać 15 minut co cztery godziny i skupiać się tylko na skrzynce odbiorczej.

Jeśli litera nie jest bardzo ważna - usuń

Istnieje pokusa, aby każdy mniej lub bardziej ważny list wysłać do osobnego folderu, aby móc się nim później zająć. Ale jeśli list nie zasługuje w tej chwili na twoją uwagę, usuń go.

Anuluj subskrypcję każdego niepotrzebnego mailingu

Często grzeszę po prostu usuwając e-maile z mailingów, które mnie nie interesują. Michael jest bardziej kategoryczny:

Jeśli newsletter nie jest dla Ciebie interesujący, nie tylko usuń list, ale także wypisz się z niego.

Na dole każdego listu znajduje się przycisk „Anuluj subskrypcję” lub Anuluj subskrypcję. Użyj go zgodnie z zaleceniami. A im częściej tym lepiej. Możesz również skorzystać z usługi Unroll.me, o której rozmawialiśmy tutaj. Automatycznie wyrejestruje Cię z niepotrzebnych wysyłek.

Jeśli wiadomość nadal znajduje się w Twojej skrzynce odbiorczej, przeczytaj ją

Jeśli list został zweryfikowany, a Ty nie zrezygnowałeś z subskrypcji i nie usunąłeś go od razu, przeczytaj go. Jeśli jest krótki, przeczytaj go od razu. Jeśli jest długi, wyślij e-mail do utworzonego wcześniej folderu Przeczytaj i wróć do niego, gdy będziesz miał więcej wolnego czasu. Michael wierzy, że jeśli jesteś ze sobą szczery, to minimalny procent wszystkich listów znajdzie się w tym folderze.

Lepiej od razu odpowiadać na krótkie e-maile

Jeśli wysłana wiadomość e-mail wymaga szybkiej odpowiedzi, odpowiedz… natychmiast. Nie czekaj. Po wysłaniu odpowiedzi usuń wiadomość e-mail. Jeśli list zawiera kopię wysłaną do innego odbiorcy, a on nie musi znać Twojej odpowiedzi, usuń ją z odbiorców.

Przesyłaj e-maile współpracownikom, jeśli mogą odpowiedzieć bardziej kompetentnie

Przekieruj wiadomość e-mail z małym wyjaśnieniem i usuń ją ze swojej skrzynki odbiorczej.

Zajmij się sortowaniem

Każda usługa pocztowa daje użytkownikom możliwość tworzenia folderów. Jest to najlepsze narzędzie do radzenia sobie z przeciążoną pocztą. Stworzyłem folder do pracy, zdjęć, nauki i innych rzeczy. Michael sugeruje utworzenie folderów „Projekty”, „Inne”, „Odpowiedz później”. Najważniejsze, że czujesz się komfortowo.

Wybierz odpowiednią aplikację

Dla mnie Mailbox stał się taką aplikacją. Michael również go wybrał. Ale jest wiele opcji. Możesz wpisać słowo „poczta” i nazwę systemu operacyjnego, dla którego szukasz klienta w wyszukiwaniu Lifehacker. Obiecuję, że znajdziesz coś odpowiedniego.

Wynik

Jeśli nie mogłeś przeczytać artykułu (powiedz nam dlaczego), oto krótka lista wszystkich kroków:

1. Zdemontuj swoją skrzynkę w kilka rund.
2. Zdecyduj, co zrobić z listem, gdy tylko dotrze.
3. Od czasu do czasu czyść pocztę.
4. Zrezygnuj z otrzymywania zbędnych wysyłek.