6 wskazówek dotyczących efektywnego zarządzania pocztą e-mail

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

Poczta e-mail jest jednym z najlepszych narzędzi komunikacji i prawdopodobnie jedynym, z którego korzystają wszyscy użytkownicy bez wyjątku. Możesz lub nie lubisz komunikatorów internetowych, korzystaj ze Skype'a lub czatu na Facebooku, ale prawdopodobnie masz adres e-mail.

Każdego dnia na naszą skrzynkę odbiorczą trafiają nie tylko wiadomości od znajomych i współpracowników, ale także dziesiątki listów reklamowych, powiadomień, po prostu spam. Aby nie utonąć w natłoku przychodzących wiadomości, bardzo ważne jest rozwijanie i stosowanie skutecznych umiejętności e-mailowych.

prawa autorskie

Zaplanuj czas sprawdzania poczty e-mail

Jeśli uważasz, że spędzasz zbyt dużo czasu na przetwarzaniu poczty, a liczba listów w Twojej skrzynce odbiorczej nadal się nie zmniejsza, spróbuj sztywniej zaplanować czas sprawdzania swojej skrzynki. Zwykle zaczynamy sprawdzać pocztę, znajdujemy w liście ciekawy link, przechodzimy na stronę, stamtąd do innej… i po pół godzinie zapamiętujemy i wracamy do parsowania listów. W rezultacie czas minął, ale sprawa nie drgnęła.

Dlatego postaraj się wygospodarować sobie pewien ograniczony czas na pracę z pocztą. Każdy może samodzielnie ustawić częstotliwość i czas trwania tych interwałów, w zależności od wolumenu swojej korespondencji. Być może będzie to godzina rano i godzina pod koniec dnia pracy, a może wygodniej będzie logować się na konto pocztowe co godzinę przez pięć minut. Co najważniejsze, staraj się ściśle przestrzegać ustalonego dla siebie harmonogramu i nie rozpraszaj się niczym z zewnątrz. Świadomość, że twój czas jest ograniczony, nieuchronnie doprowadzi do wzrostu efektywności przetwarzania paragonów pocztowych.

Każdy list oznacza działanie

Główną zasadą, którą powinieneś zastosować podczas analizowania poczty, jest to, że każdy list otwarty wymaga zrobienia czegoś. Jeśli otworzyłeś list, w żadnym wypadku nie zostawiaj go ponownie w skrzynce odbiorczej. Musisz albo natychmiast odpowiedzieć na list, albo przekazać go komuś, kto lepiej poradzi sobie z tym problemem, albo zaplanować dla siebie zadanie w Google Task lub kalendarzu – w każdym razie w wyniku Twojego działania list powinien usunąć lub przenieść do archiwum, czyli opuść skrzynkę odbiorczą … Jeśli zastosujesz się do tej prostej zasady, Twoja skrzynka odbiorcza prędzej czy później zostanie wyczyszczona.

prawa autorskie

Filtry i skróty

Jeśli codziennie otrzymujesz dużą liczbę e-maili, ich analiza zajmuje dużo czasu i wysiłku z Twojej strony. Dlaczego nie wykorzystasz do tego zasobów poczty, zwłaszcza że większość usług ma tę funkcję i jest doskonale zaimplementowana?

Chodzi o skonfigurowanie filtrów do automatycznego przetwarzania poczty. Zamiast ręcznie klikać każdy post, a każde kliknięcie to taki sam czas i wysiłek, po prostu ustaw żądane filtry raz. Na przykład, wszystkie wiadomości z adresów Twoich krewnych automatycznie trafią do folderu Rodzina i zostaną oznaczone znacznikiem jako ważne. Wszystkie komunikaty prasowe trafiają do osobnego folderu z pominięciem folderu Skrzynka odbiorcza, a powiadomienia z sieci społecznościowych są natychmiast wysyłane do Kosza.

W ten sposób możesz kategoryzować wiadomości według głównych tematów i odpowiednio przygotować się do ich przetwarzania. Nie będziesz już mieć sytuacji, w której Twój mózg, analizując pocztę, przełącza się z prac domowych na sprawy biznesowe, a potem od razu na przesyłki rozrywkowe iz powrotem.

Istnieje ogromna liczba opcji tworzenia różnych filtrów i jestem pewien, że kiedy zbudujesz automatyczny system filtrowania, zaoszczędzisz dni i miesiące swojego czasu. Dodatkowo, korzystając z przypisanych etykiet lub podziału na foldery, możesz łatwo znaleźć potrzebne litery w archiwum (pamiętasz, że nasz folder Skrzynka odbiorcza jest całkowicie pusty?).

Użyj wyszukiwania

Wielu użytkowników, zwłaszcza początkujących, przechowuje wszystkie swoje e-maile w skrzynce odbiorczej, ponieważ mają wrażenie, że nigdy więcej ich nie znajdą podczas archiwizacji. Jeśli skonfigurujesz system filtrów i skrótów, jak opisano w poprzednim akapicie, twoje archiwum jest już uporządkowane i znacznie łatwiej się w nim poruszać. Ale nie zapomnij również o pasku wyszukiwania. Na przykład w Gmailu system wyszukiwania liter jest tak doskonały (kto by w to wątpił!), że nie będzie trudno znaleźć jakąkolwiek literę.

Użyj znaków

Wiele usług pocztowych ma funkcję oznaczania wiadomości specjalnymi znacznikami (w Gmailu są to gwiazdki). Z ich pomocą łatwo wyróżnić potrzebne wiadomości, które wymagają Twojej uwagi i umieścić je w osobnym folderze. W Gmailu możesz wybrać własny zestaw flag i używać ich dość elastycznie. W ten sposób wystarczy jeden rzut oka na zawartość Twojej skrzynki, aby rozróżnić e-maile według ich ważności.

Użyj skrótów klawiaturowych

Używanie skrótów klawiszowych może tak bardzo przyspieszyć przetwarzanie korespondencji, że warto poświęcić kilka godzin na ich przestudiowanie. Ale wcześniej spójrz na ustawienia (w Gmailu to Ustawienia - Ogólne - Skróty) i upewnij się, że są włączone. Następnie wystarczy nacisnąć znak zapytania na klawiaturze, a zobaczysz monit ze wszystkimi skrótami Gmaila.

E-mail to świetne narzędzie komunikacji, ale to nie znaczy, że musisz poświęcić temu procesowi połowę swojego życia. Maksymalna automatyzacja wszystkich procesów, szybkie odpowiedzi czy przekazywanie wiadomości, planowanie czasu i inne wskazówki z tego artykułu pozwolą Ci dość szybko uporać się z dowolną liczbą listów i zaoszczędzić więcej czasu na przyjemniejsze czynności.