Jak zarządzać zespołem bez błędów: 8 wskazówek od CMO

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

Otaczaj się profesjonalistami, buduj relacje z przełożonymi i nie zapomnij podziękować.

Przez 24 lata kierowania różnymi zespołami w agencjach reklamowych i instytucjach finansowych wypracowałem dla siebie szereg zasad, których nie należy łamać. Za te zasady zapłaciłem nerwami, nerwami kolegów i oczywiście błędami, które popełniłem.

1. Zawsze mów dziękuję

Można by powiedzieć „to trywialne”, ale w codziennej rutynie (rozmowy i korespondencja, komunikowanie się przez telefon itd.) zadania są zamykane, osiągane są wyniki, a przeszkody pokonywane. Nic nie stracisz, więc podziękuj swoim kolegom. Nie jest to nawet pochwała, ale sposób na uznanie wkładu osoby we wspólną sprawę. Mianowicie, uznanie jest czymś, czego bardzo często nam wszystkim brakuje. Rozpoznawaj nawet najmniejsze osiągnięcia specjalistów Twojego zespołu.

2. Uświadom sobie, że pracownik nie jest ci nic winien osobiście

Najlepiej zawsze pamiętać, że pracownicy myślą o pracy jako o „pracy do życia”, a nie „przeżyciu z pracy”, nawet jeśli mówią inaczej. Rzeczywiście, w relacji „pracownik – pracodawca” wszystko jest proste: pracodawca generuje zadanie, które należy wykonać za pieniądze, a pracownik inwestuje swoje umiejętności i wysiłek w jego rozwiązanie.

Pamiętaj, że Twój pracownik nie jest Ci nic winien osobiście, po prostu wykonuje swoją pracę. Budowanie z nim relacji w myśl zasady „Musisz, bo tak jest napisane w opisie stanowiska” to droga donikąd. Lepiej zainteresować osobę odpowiednim zadaniem i budować partnerstwa.

3. Zapobiegaj wypaleniu

Zatrudniasz specjalistę nie tylko ze względu na jego umiejętności i kompetencje, ale także za energię, którą emanuje i jest gotowy do pracy. Ta energia energetyzuje resztę i oczywiście przyczynia się do rozwiązania zadania. Dopóki jest energia, jest rezultat. Brak energii - zaczyna się wypalenie. Nawiasem mówiąc, syndrom wypalenia został niedawno wpisany przez Światową Organizację Zdrowia do Międzynarodowej Klasyfikacji Chorób (ICD-11), w kategorii „Czynniki wpływające na stan zdrowia publicznego i skierowania do placówek służby zdrowia”. Staraj się zachęcać swoich ludzi do regularnego odpoczynku. Jest to konieczne dla nich, dla Ciebie i dla rezultatu.

Oto kilka rzeczy, które zrobił mój zespół, aby zmniejszyć ryzyko wypalenia.

1. Wprowadź do swojego harmonogramu jeden dzień w tygodniu w celu odciążenia - żadnych spotkań ani spotkań, dzięki czemu możesz skoncentrować się na swoich podstawowych zadaniach. Jeśli udostępniasz swój kalendarz współpracownikom, wypełnij w nim pola „spotkania”, aby wyglądało na to, że cały dzień został już zaplanowany.
2. Rób przerwy w pracy - 10-15 minut kilka razy dziennie. Pomoże Ci w tym poziomy pasek, spacer w pobliżu domu, książka, a nawet kanał na Instagramie.
3. Staraj się myśleć pozytywnie. Pomyśl o swojej pracy jako ważnej dla Ciebie i Twojej rodziny, robieniu ważnych rzeczy i udaniu się w przyjemną podróż w przyszły weekend – wszystko, co sprawi, że poczujesz się lepiej.

4. Weź udział w rozwiązywaniu konfliktów

Jak wiemy, z punktu widzenia konsekwencji konflikty dzielą się na produktywne i destrukcyjne: te, które przyczyniają się do skutecznego rozwiązania problemu i sprzyjającego rozwoju relacji w zespole, oraz te, które to utrudniają. Czasami trudno jest od razu ocenić, jaki konflikt ma miejsce.

Zasada jest prosta – przyczyniaj się do rozwiązywania konfliktów, nie siedź na uboczu. Jesteś liderem, a Twoim zadaniem jest rozwiązywanie sytuacji konfliktowych. Mówimy zarówno o konfliktach zawodowych, jak i osobistych, ponieważ w miejscu pracy często nie ma między nimi praktycznie żadnej granicy.

Klimat w Twoim zespole jest jednym z najważniejszych wskaźników, które Ty jako lider musisz monitorować.

5. Nie bój się rozstawać z ludźmi

W mojej praktyce niejednokrotnie zdarzały się przypadki, gdy z tego czy innego powodu najlepszy specjalista (nawet przyjaciel) w zespole stał się toksyczny dla zespołu i całej firmy. Przyczyny mogą być różne: konflikt osobisty, wypalenie zawodowe, problemy rodzinne… Może sam jesteś winien, ale to wcale nie jest ważne. Liczą się zadania, przed którymi stoisz i zasoby, które musisz wykonać, aby te zadania wykonać. A jeśli coś koliduje ze wspólną przyczyną, odetnij to.

Jest to trudne emocjonalnie (przynajmniej dla mnie), ale im szybciej to zrobisz, tym lepiej dla wszystkich.

Jednocześnie pamiętaj o najważniejszym - zawsze ważne jest, aby pozostać człowiekiem. Bez względu na to, jak złe są twoje relacje z pracownikiem w momencie separacji, obezwładnij się i rozpocznij rozmowę kwalifikacyjną. W przeciwieństwie do rozmowy kwalifikacyjnej, w takiej rozmowie nie zachowujesz się już jak pracodawca, ale równorzędny współpracownik. Zadaj odchodzącemu pracownikowi ogólne pytania: „Co Ci się podobało w pracy, a co Cię denerwowało?” Świat jest mały, więc bądź zadowolony i obiecaj przedstawiać rekomendacje bez brzydkich szczegółów interakcji. Zawsze pamiętaj o swojej reputacji, przyda się ona w przyszłych projektach.

6. Doceń doskonałość

Często spotykam się z tym, że menedżerowie boją się wysokiego profesjonalizmu swoich podwładnych, być może obawiają się, że zostaną „uprowadzeni” lub zastąpieni. Ale w mojej praktyce zdarzały się też takie przypadki, kiedy lider otaczał się specjalistami, którzy są bardziej doświadczeni i bardziej profesjonalni od niego, każdy w swojej dziedzinie. Uważam, że takie podejście jest właśnie sekretem sukcesu.

Jako lider po prostu nie masz prawa dopuszczać do sytuacji, w których jesteś we wszystkim lepszy od swoich pracowników. Jest to prawdopodobnie dobre dla twojej samooceny, ale szkodzi również sprawie. Jesteś menedżerem, a Twoim zadaniem jest zgromadzenie wokół siebie ludzi, którzy pomogą firmie osiągnąć wysokie wyniki.

I oczywiście należy wykluczyć sytuacje, w których lider musi rozrzucić się na zadania, które nie są istotne dla jego stanowiska. Zadaniem lidera jest przewodzić.

7. Buduj relacje z kierownictwem wyższego szczebla

Jest to konieczne nie tyle dla własnego dobrego samopoczucia w firmie, co dla Twojego zespołu. Istnieje niewielka, ale niezwykle przydatna książka „One Minute Manager and the Monkeys” autorstwa Kennetha Blancharda. W nim autor wyróżnia trzy kategorie czasu: „Czas narzucony przez władze”, „Czas narzucony przez system” (interakcja z prawnikami, księgowością, innymi działami niezwiązanymi bezpośrednio z Twoją pracą) oraz „Czas własny”. Główną kategorią, jak wiesz, jest twój własny czas. I ważne jest, abyś miał go wystarczająco dużo do wykonania zadań.

Jeśli mówimy o czasie narzuconym przez szefów, to z własnej inicjatywy trzeba poświęcić dosłownie 5-10 minut dziennie na raporty okresowe i statusy, dostarczając szefowi niezbędnych informacji i pewność, że wszystko jest pod kontrolą.

W przeciwnym razie pod koniec tygodnia szef umówi się na półtoragodzinne spotkanie sprawozdawcze, również zaprawione negatywnymi emocjami. Co wcale nie będzie zaskakujące, ponieważ przez cały tydzień nie informowałeś go o zadaniach, a teraz spodziewa się porażki z twojej strony.

Z czasem nadejdzie zaufanie i większy autorytet. A zaufanie kierownictwa pozwoli Ci pracować wydajniej pod względem motywacji zespołu, terminów i wyników końcowych. Na przykład Ty i Twój zespół będziecie mogli samodzielnie podejmować wiele decyzji, bez marnowania czasu na koordynację z kierownictwem wyższego szczebla.

8. Znajdź równowagę między perfekcjonizmem a nieostrożnością

Witam, nazywam się Władimir i jestem perfekcjonistą. Jednak w wieku 42 lat udało mi się nauczyć, jak zrobić coś dla „czwórki”. Czasami zadanie można wykonać nawet z „trójką” i jednocześnie uzyskać pożądany rezultat - na przykład, gdy szybkość jest o wiele ważniejsza niż jakość.

Wszyscy ludzie w Twoim zespole nie mogą być perfekcjonistami, co jest świetne. Zespół jest skuteczny właśnie dlatego, że wszyscy jego członkowie są różni: ktoś nie jest zbyt zdyscyplinowany, ale jego pomysły są często „zwalniane”, a ktoś jest nadmiernie odpowiedzialny i podąża nie tylko za własnymi zadaniami, ale także projektami kolegów. Staraj się zachować równowagę „perfekcjonizm – nieostrożność” w zespole.

Te zasady pomagają mojemu zespołowi pracować płynnie i wydajnie, a ja nie budzę się z myślą „nie chcę iść do pracy”. Chociaż przestrzeganie wszystkich tych zasad może być trudne w praktyce, jest warte wysiłku. Te zasady świetnie sprawdzają się podczas pandemii i pomagają mojemu zespołowi nie tracić serca.