Nieoczywisty, ale skuteczny sposób na skrócenie czasu korespondencji

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

Aby zoptymalizować czas spędzany na pracy z pocztą, nie próbuj układać swoich e-maili w idealnym porządku. Wszystko jest znacznie prostsze, mówi pracownik MailChimp. Kilka prostych kroków - a będziesz potrzebować tylko półtorej godziny dziennie, aby poradzić sobie ze wszystkimi literami.

Jon Smith z zespołu wsparcia MailChimp odkrył idealną formułę poczty e-mail metodą prób i błędów. Najpierw utworzył wiele folderów, a następnie usunął każdy z nich, ale żadne z tych podejść nie zadziałało. A potem doszedł do zupełnie innego systemu.

Pomimo tego, że odpowiedzi na listy są niemal kluczowe dla jego pracy, udało mu się skrócić czas poświęcany na różne czynności związane z pocztą do półtorej godziny dziennie. Odkrył, że nawet gdy skrzynka pocztowa jest pełna listów, kilka prostych czynności może zmienić sytuację.

Na co nie powinieneś marnować czasu

Jak mówi John, początkowo próbował klasyfikować listy i tworzył przeróżne foldery: na wiadomości od szefa, na informacje o różnych projektach, na wiadomości, na których trzeba było podjąć jakiekolwiek działania i tak dalej. Uważał, że to powinno mu pomóc zaoszczędzić czas. Ale w rzeczywistości zaczął spędzać więcej czasu na zapamiętywaniu swojego systemu klasyfikacji, a mniej na samej pracy.

Na przykład otrzymałem wiadomość od szefa o projekcie, nad którym pracowałem i ta wiadomość również wymagała ode mnie podjęcia pewnych działań. W jakim folderze należy go umieścić? A jakie było prawdopodobieństwo, że pamiętam, gdzie później szukać tego listu?

John Smith

Więc John postanowił pozbyć się wszystkich folderów, aw jego poczcie zapanował kompletny chaos. Brak systemu nie był lepszy niż nadmiernie skomplikowany system. Wtedy John postanowił ponownie przemyśleć swoje podejście do pracy z pocztą. Postanowił posortować listy nie według tematu, ale według rodzaju czynności, które musieli podjąć. Oto jak to zrobić.

Nie komplikuj zbytnio

Po prostu zostaw w skrzynce odbiorczej tylko te wiadomości, na które musisz odpowiedzieć. Najważniejsze, jeśli nie możesz ich od razu rozszyfrować, oznacz je jako nieprzeczytane.

Być może wyda ci się to nielogiczne, ponieważ najbardziej palące rzeczy należy zrobić tak szybko, jak to możliwe. Tak jest, a czasami naprawdę istnieje potrzeba natychmiastowej odpowiedzi na takie wiadomości. Ale zaznaczając ważne wiadomości jako nieprzeczytane, na pewno nie stracisz ich w ogólnej mszy. Co więcej, w ten sposób nie musisz przenosić tych e-maili: pozostają one w Twojej skrzynce odbiorczej i przyciągają uwagę, dopóki do nich nie dotrzesz.

Staram się, aby w mojej skrzynce nie gromadziło się jednocześnie ponad 60–70 wiadomości. To jest dokładnie tyle liter, które mogę z łatwością obsłużyć na jednym posiedzeniu.

John Smith

Stwórz dla siebie regularny harmonogram wysyłek

John przeznacza godzinę każdego ranka na czyszczenie skrzynki pocztowej. Jak już wspomniano, pilne wiadomości często pozostawia „nieprzeczytane”. John szybko przegląda biuletyny i wewnętrzną komunikację firmy i odpowiada na tyle niepilnych wiadomości, ile jest w stanie obsłużyć w ciągu tej godziny.

Gdy godzina na mailing dobiega końca, John Smith nie zamyka skrzynki pocztowej, ale poświęca jej znacznie mniej uwagi. Gdy nadchodzą nowe wiadomości, szybko skanuje ich zawartość i nazwy nadawców, aby nadać im priorytet. Jeśli na wiadomość można odpowiedzieć bez przerywania innych czynności przez długi czas, Jan to robi. Ale nie zaczyna ponownie wysyłać poczty.

Pod koniec dnia pracy John przeznacza kolejne 30 minut, aby poświęcić je wyłącznie na pracę z pocztą. W tej chwili zajmuje się listami, które wymagają od niego podjęcia jakichkolwiek działań: wyrażenia zgody, napisania szczegółowej odpowiedzi lub podjęcia jakiejkolwiek decyzji. Właśnie wtedy zwraca uwagę na wiadomości, które oznaczył jako nieprzeczytane.

Mógłbym poświęcić dużo więcej czasu na pracę z pocztą, ale takie ograniczenia czasowe pomagają mi lepiej się skoncentrować i być bardziej produktywnym.

John Smith

Klasyfikuj e-maile według typu odpowiedzi

W przypadku niektórych wiadomości Jan nadal tworzył osobne foldery. Niektóre listy, których nie oznacza jako nieprzeczytane, rozdaje tylko w dwóch kierunkach. Wiadomości wymagające jakichkolwiek działań lub odpowiedzi od współpracownika (niekoniecznie pilne), John umieszcza w folderze „Do zrobienia”. Dotyczy e-maili, z którymi można się zająć następnego dnia lub później w tygodniu.

Jeszcze mniej pilne listy Jan przenosi do folderu „Przeczytaj”. Dodatkowo wykorzystuje specjalne filtry, które automatycznie umieszczają newsletter w tym folderze. Instalacja filtrów zajmuje tylko kilka minut, ale ten prosty krok pozwoli Ci zaoszczędzić dużo czasu i wysiłku w późniejszym czasie.

Jeśli użyjesz tej metody, otrzymasz trzy aktywne foldery, różniące się pilnością odpowiadania na wiadomości: Skrzynka odbiorcza z nieprzeczytanymi wiadomościami, Do zrobienia i Przeczytaj.

Archiwizuj wiadomości

Do wszystkiego innego John Smith używa funkcji archiwizacji wiadomości. Pomaga mu to oczyścić skrzynkę pocztową i szefa z niepotrzebnych zadań.

Gdy tylko przeczytam wiadomość i podejmę niezbędne działania, czy to aktualności firmowe, czy subskrybowany newsletter, archiwizuję go.

John Smith

Jeśli wiadomość zawiera ważne informacje, które Jan chciałby zachować na przyszłość, oznacza on zarchiwizowaną wiadomość gwiazdką, aby można ją było szybciej znaleźć.

Zachowaj szczególną ostrożność, decydując się na usunięcie posta

John rzadko korzysta z funkcji usuwania wiadomości. To lekcja, którą wyciągnął z prawdziwej praktyki. Pewnego dnia John usunął wiadomość od kolegi, która zawierała informacje, które w tamtym czasie nie uważał za ważne. Po odejściu tego pracownika z firmy John potrzebował informacji z tego listu. Potem zdał sobie sprawę, że ma kłopoty.

Potem zacząłem usuwać tylko te litery, które na pewno nie będą mi przydatne w przyszłości. Nie obrażajcie się drodzy koledzy, którzy przysyłają mi słodkie gify z kotami, ale to są wiadomości, które lądują w „Koszu”.

John Smith

Aby dojść do tego systemu, John Smith wypróbował wiele różnych podejść, które nie były dla niego wystarczająco skuteczne. Przetestował metody, których używali inni ludzie, ale bardzo szybko zdał sobie sprawę, że musi spróbować czegoś innego. John doszedł do wniosku, że każdy system działa tylko wtedy, gdy dobrze pasuje do warunków Twojej konkretnej pracy.

Wypróbuj tę metodę lub znajdź coś własnego. Możesz znaleźć sposób na spędzenie jeszcze mniej czasu na poczcie.