Dlaczego lista kontrolna jest dla Ciebie koniecznością w pracy?

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

Lista kontrolna wydaje się bardzo staromodnym sposobem organizowania przepływu pracy, ponieważ istnieje tak wiele nowoczesnych technik. Ale jesteśmy gotowi Cię przekonać, posługując się jednym eksperymentem naukowym, opinią doktora i doświadczeniem wokalisty grupy Van Halen jako argumentów.

We współczesnym świecie mamy bezprecedensowy dostęp do informacji. Możemy się wiele nauczyć, po prostu pytając o poprawny termin wyszukiwania lub otwierając encyklopedie online. Niemniej jednak, przy tym natłoku informacji, napotykamy również wiele trudności.

Wiemy teraz więcej niż kiedykolwiek, ale jest problem z przełożeniem teorii na praktykę, nadanie jej wartości i użyteczności.

Pod wieloma względami era informacji uczyniła nas znacznie mniej praktycznymi i mądrymi. Daj nam dużo znać, ale łatwo tracimy koncentrację, rozpraszamy się od najważniejszej rzeczy, pozwalamy rozproszyć uwagę. Co więcej, łatwo tracimy z oczu podstawy, istotne informacje i popełniamy błędy z poczuciem własnych kompetencji.

Według chirurga i badacza zdrowia publicznego Atula Gawande, MD, ludzie powinni jak najlepiej wykorzystać swoją wiedzę.

Atul Gawande Amerykański chirurg, dziennikarz, pisarz

Możemy wybaczać niepowodzenia wynikające z ignorancji. Jeśli ktoś nie wiedział, co zrobić w danej sytuacji, cieszymy się, że dołożył wszelkich starań, aby rozwiązać problem. Ale gdyby wiedział, jak postępować, ale nie zastosował tych informacji we właściwy sposób, trudno się nie wściekać.

Błędy popełniane z powodu silnego przekonania, że „najlepiej wiem, co robić” są często najbardziej bolesne. Nie starałeś się jak najlepiej i poniosłeś porażkę, ale celowo poszedłeś w ślady zbytniej pewności siebie i poniosłeś porażkę. Atul Gawande uważa, że jest to podobne do prostego błędu popełnionego przez doświadczonego chirurga, który prowadzi do śmierci pacjenta.

Jak radzimy sobie z tym oceanem informacji? Jak najlepiej wykorzystać wiedzę i zostawić miejsce na cuda? Według dr Gawande, korzystając z listy kontrolnej, możesz poczuć własną moc i kompetencje.

Dr Gawande dokładnie zbadał wpływ list kontrolnych na chirurgów, a raczej na liczbę przypadków infekcji pacjentów podczas operacji. Pomimo tego, że w eksperymencie uczestniczyli szanowani i kompetentni chirurdzy, wszyscy w ten czy inny sposób byli narażeni na popełnienie błędu podczas operacji.

Lista kontrolna przedstawiona chirurgom była krótka i prosta. To czyta:

• Umyj ręce mydłem i wodą.
• Przetrzyj skórę pacjenta środkiem antyseptycznym.
• Umieścić sterylne opatrunki na ciele pacjenta.
• Załóż czapkę, maskę, sterylną suknię i rękawiczki.

Studenci medycyny uczą się tych kroków na pamięć, są one oczywiste, proste i konieczne. Ale człowiek nie jest maszyną i może zapomnieć o jednym z działań. Pominięcie jednego kroku może prowadzić do infekcji, co oznacza dodatkowe leczenie, koszty finansowe, a w najgorszym przypadku śmierć pacjenta.

Co zaskakujące, gdy tylko ta lista kontrolna pojawiła się przed oczami lekarzy, zaczęli popełniać mniej błędów. Liczba infekcji spadła o 66%. Zaoszczędził dużo pieniędzy, ale co ważniejsze, uratował ponad tysiąc istnień ludzkich.

Oczywiście checklista jako sposób na uporządkowanie myśli, usprawnienie działań i zapamiętanie niezbędnych informacji przyda się nie tylko lekarzom, ale każdemu z nas.

Możesz uznać za obraźliwe pisanie listy kontrolnej, aby niczego nie zapomnieć. W końcu jesteś wystarczająco sprytny i możesz polegać na własnej pamięci. Ale głównym celem listy kontrolnej jest dyscyplina, która pomoże ci podążać zamierzoną ścieżką i uniknąć błędów.

Po co robić listę kontrolną

1. Lista kontrolna pomaga upewnić się, że nie zapomnisz podstawowych i prostych informacji. Dr Gawande uważa, że lista kontrolna tworzy rodzaj „sieci poznawczej”, która chroni nas przed naszymi własnymi niedociągnięciami – granicami pamięci i uwagi. Lista kontrolna gwarantuje, że nie zapomnisz o wspólnych prawdach w momencie, gdy zbliża się zmęczenie lub lenistwo.
2. Lista kontrolna uwalnia Twój umysł, dając mu możliwość pracy nad naprawdę trudnymi zadaniami. Gdy przestaniesz martwić się prostymi i trywialnymi rzeczami, masz szansę skupić się na trudnych wyborach. Działa to szczególnie dobrze w przypadkach, w których stale pojawiają się nieoczekiwane lub nieplanowane sytuacje i raczej trudno jest nad sobą zapanować.
3. Lista kontrolna pomaga zdyscyplinować. Jest to ważne, jeśli chodzi o rutynowe zadania. Kiedy przyzwyczajamy się do robienia czegoś z dnia na dzień, łatwo tracimy zapał i uwagę, popełniamy błędy i przeliczenia. Jeśli czujesz się zbyt komfortowo w swoim miejscu pracy, odprężasz się, a Twoja uwaga jest rozproszona, lista kontrolna pomoże Ci zachować czujność co minutę.
4. Lista kontrolna oszczędza czas. Nie musisz już myśleć o każdym kroku: opisałeś już wszystko na kartce papieru. Jeśli decyzja musi zostać podjęta teraz, czas jest najcenniejszym zasobem. Lista kontrolna pomoże Ci zdobyć cenne sekundy.

Tak, lista kontrolna nie jest najbardziej oryginalnym sposobem kontrolowania przepływu pracy. Ale jednocześnie to proste narzędzie okazuje się niezwykle cenne dla tych, którzy chcą zmniejszyć błędy i poprawić jakość swojej pracy.

Jak stworzyć skuteczną listę kontrolną

Są dobre i złe listy kontrolne. Jak więc stworzyć listę kontrolną, która pomoże Ci zacząć?

1. Skoncentruj się tylko na prostych rzeczach. Celem dobrej listy kontrolnej jest przekazanie niezbędnych informacji. Bez szczegółów. Lista kontrolna nie jest przewodnikiem ani przewodnikiem po Twojej pracy. To diagram, który pomoże Ci zapamiętać najważniejsze rzeczy. Dobra lista kontrolna powinna zawierać od pięciu do dziesięciu punktów.
2. Lista kontrolna powinna być prosta i praktyczna. Używaj jasnych słów, które dokładnie opisują zadanie. Jeśli potrzebujesz dodatkowego czasu, aby dokładnie zapamiętać, co oznacza każda pozycja, twoja lista kontrolna jest zła.
3. Zdecyduj, kiedy zrobić pauzę. Kiedy użyjesz swojej listy kontrolnej? Kiedy przejdziesz do następnej pozycji? Jak sprawdzić, czy pozycja została ukończona? Wybierz czas, kiedy przejrzysz listę kontrolną i upewnij się, że wszystko jest zrobione i możesz przejść do następnego zadania.
4. Określ rodzaj swojej listy kontrolnej. Na przykład, jeśli jest to przepis, przeczytasz każdy krok i zastosujesz się do instrukcji. To jest typ do odczytu. A jeśli twoja lista kontrolna zawiera zadania na dziś i po prostu skreślasz z niej wykonane zadania, to jest to typ „wykonane - potwierdzone”. Ten krok pomoże usprawnić pracę z listą kontrolną i lepiej kontrolować siebie.
5. Przygotuj się na zmianę i aktualizację swojej listy kontrolnej. Możesz ją zmienić i wprowadzić nowe zadania lub zmiany. Musisz poeksperymentować, aby twoja lista kontrolna była naprawdę skuteczna.

Szczególnie ważny jest ostatni krok. Twoja lista kontrolna nie jest wyryta w kamieniu, jest otwarta na zmieniające się okoliczności.

Żadnych brązowych M & M

David Lee Roth, wokalista Van Halen, ma ciekawy zwyczaj. Rocker rider wygląda adekwatnie: zawiera listę wymagań technicznych dotyczących sprzętu. Ale jeden z punktów regularnie szokuje pracowników sal koncertowych, stadionów i klubów muzycznych: gdzieś pośrodku listy znajduje się miska M&M's, w której nie powinno być ani jednego brązowego cukierka.

Ci jeźdźcy działają jak listy kontrolne: pracownicy przemieszczają się z punktu do punktu, spełniając wymagania muzyka. Kiedy David Lee Roth przyjmuje pracę, interesuje go przede wszystkim miska cukierków. Czy wiesz, dlaczego?

David Lee Roth, prosząc o usunięcie wszystkich brązowych M&M, brzmi szalenie, może to wyjaśnić. Jeśli obsługa stadionu zostawia w misce brązowe cukierki, oznacza to, że nie zwracają uwagi na zawodnika. Kiedy David natrafia na taką drażetkę, idzie sprawdzić wszystko inne: czy instrumenty są dobrze podłączone, czy sprzęt jest prawidłowo ustawiony, czy uwzględniono jego wymagania dotyczące lokalu i sprzętu. A jeśli nie ma brązowych cukierków, a pracownicy serwisu uszanowali nawet tak dziwne życzenie, muzyk może być pewien: wszystko inne też zostało zrobione.