„Uwaga, biuro!”, czyli jak w końcu wykonać swoją pracę, gdy wszyscy i wszystko wokół jest temu przeciwne

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

Moje doświadczenie w pracy w biurach - od redneckowego biura handlowego w mieszkaniu zamiast biura do luksusowego biura Yandex - trwało prawie 8 lat i to właśnie zrozumiałem. Ciągłe „praca to biuro” jest tak wytrwałe, że bardzo trudno wybić nam to z głów.

Pomysł na artykuł przyszedł mi do głowy po tym, jak postanowiłem przeliczyć swoje doświadczenie pracy najemnej w urzędach i przeciwstawić ją tej samej pracy zdalnej, której się stosuję i staram się ją promować w każdy możliwy sposób. Praca biurowa to taki zmierzch procesu pracy, przez który przedzieramy się dzisiaj, jak Anton Gorodecki w „Patrolach”. A im więcej doświadczenia „samuraja biurowego”, im wyżej jest dane, tym swobodniej porusza się w tej wzburzonej wodzie i tym radośniej wygląda z zewnątrz.

Stary model biurowy

Obejrzyj serial Mad Men, który opowiada historię agencji reklamowej w okresie rozkwitu amerykańskiego rynku reklamowego w latach 60-tych. Ludzie tam pracowali w ogromnych, pretensjonalnych biurach. Każdy godny miał ładną sekretarkę, która zastąpiła smartfon i komputer kalendarzem, menedżerem zadań, edytorem tekstu, arkuszami kalkulacyjnymi, Internetem i ogólnie wszystkim, co robisz dzisiaj. Mieli też biura, alkohol w zasięgu kilku kroków w dowolnej części biura i wiele innych rzeczy, które dziś straciły na znaczeniu.

Biuro zostało przekształcone. Nie potrzebujesz już osoby, która zapamięta ważne rzeczy, nie zapomnisz o spotkaniach i po prostu wykonasz swoją pracę. Picie w ciągu dnia stało się nieprzyzwoite. Niewielu ma biura. Ale samo biuro pozostało. Ciągłe „praca to biuro” jest tak wytrwałe, że bardzo trudno wybić nam to z głów. To problem nie tylko dożywotnich top managerów korporacji i „czerwonych dyrektorów”, ale także dla młodych startupów, które z jakiegoś powodu od razu wydają pierwsze „ziarnowe” pieniądze na biuro, a nie na produkt czy sprzedaż.

Co robić. Jeśli jesteś zmuszony do pracy w biurze i dźwigasz cały ciężar obowiązków „samuraja biurowego”, poniższe wskazówki będą dla Ciebie przydatne.

Głowa "na gumce"

Ogólnie rzecz biorąc, każdy menedżer stale martwi się, że praca nie zostanie wykonana, a obecność pracowników w biurze bardzo go uspokaja. On, jak wylęgowa kura, zbiera swoje „kurczaki” i daje się zwieść faktowi, że procesy toczą się, ponieważ jest blisko. To nie jest prawda. Pracownicy równie mocno lubią na Facebooku i oglądają YouTube w domu na tablecie, w toalecie ze smartfona czy w miejscu pracy.

Co robić. Trudno zmienić szefa, ale możesz zmienić komunikację z nim: bądź bardziej otwarty w raportowaniu i po prostu opowiadaj bez kopniaka, co robisz. Wszystko to zmniejszy stres i sprawi, że będzie mniej „elastycznym” szefem. Zainicjuj 5-minutowe poranne spotkanie, na którym opowiesz, co robisz dzisiaj i jak zakończy się wieczorem. Przypomnij swój tygodniowy plan zadań. Zapytać o rade. Daj mu poczucie kontroli, a on, jeśli jest odpowiednią osobą, stopniowo zacznie „wysiadać” z tobą.

Wtedy wystarczy przełożyć takie rzeczy na poranne rozmowy przez Skype i być może przekonać swojego przełożonego, że wygodniej jest wykonywać zadania w domu. Udało mi się to wielokrotnie wdrażać.

Kultura korporacyjna i godziny pracy

Wiele osób chęć wciągnięcia pracowników do biura tłumaczy obecnością swoistej „kultury korporacyjnej”. Oto klasyczna definicja kultury korporacyjnej „z książki”.

Kultura korporacyjna to zbiór wartości, norm i wzorców zachowań panujących w organizacji, które określają sens i model działania pracowników, niezależnie od zajmowanego stanowiska i obowiązków funkcjonalnych.

Ani słowa o biurze, o ustawieniu stołów, o „od 9 do 6”, o spotkaniach z byle kim całymi dniami. Kultura korporacyjna to tak naprawdę to, jak rozumiesz swoją misję i cel tego, co robisz, jak rozmawiasz z klientem, jak etycznie się zachowujesz i jak wrażenie Twojej firmy z zewnątrz zbiega się z tym, co dzieje się wewnątrz. Nie ma nic wspólnego między tym, dlaczego jesteś wpychany do biura, a tym, czym naprawdę jest kultura korporacyjna. Żadna ilość korków i złości podczas jazdy metrem w godzinach szczytu nie pomaga budować tej właśnie kultury firmowej. Siedzenie od 9 do 6 nie jest kulturą korporacyjną. Przesiadywanie z kolegami do wieczora w Counter Strike nie buduje kultury korporacyjnej. Nie buduje jej piwa i pizzy. To tylko relacje międzyludzkie, ale nie kultura. A już na pewno nie kultura korporacyjna.

Co robić. Jeśli chcesz na stałe lub okresowo pracować zdalnie, nie traktuj zdania: „To jest nasza kultura korporacyjna” jako powodu odmowy. Kiedy mi to mówią, słyszę coś w stylu: „Po prostu ci nie ufam i chcę się tobą opiekować. Ale nie martw się nie tylko o siebie, ale o wszystkich tutaj. Więc czekam o 9:00 i bez opóźnień!” Możesz próbować budować zaufanie swoimi sukcesami i konsekwentną, terminową komunikacją, w której jesteś inicjatorem, lub od razu opuścić miejsce, w którym jesteś tak nieufny.

Hałas i rozmowy kolegów

Im bardziej otwarci i dobroduszni są Twoi koledzy, tym częściej dzielą się z Tobą swoimi doświadczeniami. Mniejsza ich część zajmuje rozmowa o pracy. Przyznaję, że to bardzo utrudnia mi pracę. Ktoś jest niesamowicie wściekły. Zapytałam.

Co robić. Prowadź swobodne dyskusje na czacie grupowym, takim jak Telegram, Skype lub Slack. Wyłącz powiadomienia dla wszystkich wiadomości i włącz je tylko w przypadkach, gdy wymienione jest Twoje imię (wszyscy komunikatorzy, których wymieniłem, pozwalają na to). Przyzwyczaj się do interakcji z Tobą w odroczeniu i przenieś wszystkie dyskusje na wspólny lunch lub wieczór po pracy (jeśli nie masz ciekawszych zajęć). To nie tylko uporządkowanie połączeń, ale także kolejny krok w kierunku telepracy w przyszłości.

Lunch lub lunch biznesowy

Pomimo tego, że na obiad zaleca się więcej niż jednej osobie, wolę to zrobić w ten sposób. Powodem nie jest to, że nie interesuje mnie to, o czym mówią moi koledzy, ale dlatego, że naprawdę muszę pomyśleć o pierwszej połowie dnia i zdecydować, co zrobię w drugiej. Zawsze zachowuję tę godzinę dla siebie. Czasami robię wyjątki, gdy jest chęć porozmawiania o nowym filmie lub o czymś innym. Ale głównym problemem z biurowymi lunchami biznesowymi jest to, co jesz, najprawdopodobniej coś, czego ktoś w restauracji nie dokończył wczoraj, a dziś przyniósł ci to w postaci kotletów lub mikstury. Nie wierzysz mi? Zapytaj restauratora, którego znasz lub kogoś, kto pracował w cateringu publicznym.:) A także lunch biurowy rzadko mieści się w wyznaczonej godzinie, a droga tam iz powrotem, czekanie na jedzenie, płacenie i po prostu zbiorowa zbiórka za to zajmuje zbyt dużo czasu.

Co robić. Jeśli cały czas przebywasz w biurze, rozwijaj swoje nawyki i podążaj za nimi. A także wiedz, że lunch podczas pracy w domu zwykle zajmuje mniej niż godzinę, nawet jeśli sam go przygotowujesz. Gotowanie spaghetti zajmuje 15-20 minut, zupa jarzynowa 20 minut, kanapka z kurczakiem 10 minut. A wszystko to jest dzisiejszą świeżą żywnością, która jest 2-3 razy tańsza i smaczniejsza.

Niewygodne meble, sprzęty i tak dalej

Tylko poważne firmy mogą sobie pozwolić na zakup ergonomicznego krzesła, wygodnego stołu i dobrej technologii. W większości moich prac były to zepsute krzesła, które dostaje każdy nowicjusz (najlepsze zawsze zabierają starzy, zanim przyjdziesz), komputery, które wkurzały mnie swoją brzydotą i obecnością na nich Windowsa…

Co robić. Kup wygodne krzesło do swojego biura za swoje pieniądze. Dlaczego od lat cierpisz na okropne meble, jeśli to twoje plecy i twoje ciało? Jak wytłumaczysz sobie tę udrękę? Zaoferuj swój wygodny laptop jako komputer biurowy: VPN, szyfrowanie HDD/SSD i nie tylko, aby firma mogła go bezpiecznie zabrać do domu. To udowodni Twoją lojalność, a także zapewni gotowe narzędzie do pracy z domu - kolejny krok w kierunku pracy zdalnej. I nie oszczędzaj na swoim domowym biurze i kupuj tam to, co najlepsze. Zawsze to robię.

Odwiedzający i czas poświęcony na ich przyjmowanie

Jeśli pracowałeś jako wykonawca w dużej firmie i odwiedziłeś te monstrualne biurowce, to wiesz, jak długo to trwa. Zwykle wygląda to tak:

1. Do centrum biznesowego dotrzesz przez korki.
2. Szukam parkingu na kolejne 15-20 minut.
3. Czekasz w holu centrum biznesowego, aż otrzymasz przepustkę lub zadzwonisz do osoby, która Cię zaprosiła.
4. Następnie czekasz, aż on/ona zejdzie po ciebie. Czasami może to zająć 10-20 minut lub więcej.
5. Siedzisz w sali konferencyjnej, oferujesz kawę / herbatę / whisky iw tym czasie wszyscy zaangażowani są zebrani. I nie zawsze są na swoim miejscu. Zdarza się, że nadszedł czas na spotkanie, a ktoś jest na kolejnym spotkaniu lub na lunchu i wszyscy na niego czekają.
6. Samo spotkanie.
7. Przewijanie.
8. Pozycje 1 i 2 są w odwrotnej kolejności.

Takie spotkania mogą trwać nawet pół dnia!

Co robić. Ustal z klientami harmonogram takich spotkań z wyprzedzeniem. Staraj się, aby klient był częścią procesu i nie zostawiaj go nerwowo czekając na termin. Sam wciąga cię i wyciąga. Zaproś go do swojego systemu zarządzania projektami jako obserwatora. Na przykład Bitrix24, Basecamp lub po prostu udostępniany i regularnie aktualizowany dokument Google Docs, w którym można włączyć alerty e-mail, może to zrobić. Niech spłynie na niego strumień listów, co pokazuje, że każdy jest zajęty swoim projektem w maksymalnym skupieniu. Niech trafi do Dropbox, niech żyje z Tobą wirtualnie. I pamiętaj, jeśli Ty i Twój zespół potraficie prawidłowo skonfigurować pracę z nerwowym klientem zdalnym, to zrobienie tego wewnątrz firmy jest banalną sprawą.

Spotkania i burze mózgów

Ludzie są jak firmy – mają mnóstwo przełomowych pomysłów, ale z jakiegoś powodu wszystkie leżą w ukryciu. Ale zarówno ludzie, jak i firmy mają obsesję na punkcie tworzenia coraz to nowych pomysłów, zamiast wdrażania tych, które zostały wymyślone dawno temu. Aby to zrobić, menedżerowie nieustannie organizują spotkania i dyskusje, ciągle chcą z tobą o czymś porozmawiać i dyskutować o czymś w różnych konfiguracjach. Nie widziałem nic głupszego i bardziej nieefektywnego niż spotkanie z całą firmą lub całym działem w celu „wynalezienia czegoś nowego” lub „podzielenia się doświadczeniami”. To naprawdę prawdziwa katastrofa. Bałagan, męty i bzdury.

Co robić. Dzielenie się pomysłami nie ma nic wspólnego z tymi spotkaniami. Nawiasem mówiąc, bardzo drogie, jeśli liczyć godziny spędzone przez wszystkich obecnych. Na przykład w agencjach reklamowych istnieje coś takiego jak „kreatywna para”. To wtedy 2-3 osoby (zwykle konfiguracja to: „nudny menedżer i kreatywny” lub „nudny menedżer i kilku kreatywnych”) siadają do tworzenia pomysłów. Jest to precyzyjnie dostrojony proces, który nie toleruje niepotrzebnych ludzi lub, nie daj Boże, całej firmy lub działu. Pomysły można również wygenerować podczas rozmowy przez Skype, a pary nie muszą spotykać się w biurze. Ogólnie śledź wymyślone i wdrożone pomysły. Zadawaj pytania dotyczące realizacji tych właśnie pomysłów i podejmij się ich realizacji. To samodzielna praca, która wymaga pełnego skupienia, a najgorszym miejscem na ziemi jest biuro z jego ruchem.

Współpraca z innymi kontynentami

Jeśli pracujesz z europejskimi partnerami, to wszystko jest trochę prostsze - różnica czasu nie jest znacząca i nie wnosi korekty Twojej pracy. Jeśli pracujesz z USA, Australią lub krajami azjatyckimi, różnica może wynosić nawet kilka godzin, czyli „my mamy dzień, oni mają noc”. Będzie to wymagało interakcji z ludźmi wczesnym rankiem lub późnym wieczorem.

Co robić. Ponownie, nie jest jasne, dlaczego musisz spieszyć się do biura lub wyjść z biura o 7:00 rano lub o 23:00 lub później. Robiłem takie telefony rano z domu i tam kontynuowałem swoją działalność - nie chciałem tracić czasu w drodze w ciągu dnia. Jeśli masz wieczorny telefon, zaplanuj dotarcie z domu, a gdy się skończy, będziesz już w domu i nie będziesz musiał do niego przychodzić w nocy. Jeśli argumentem twojego szefa jest „telefon jest w biurze!”, to powiedz mu o telefonii SIP lub znajdź inne akceptowalne rozwiązanie. Większość dzisiejszych systemów komunikacyjnych ma bramy internetowe, otwarte protokoły i można uzyskać do nich dostęp na komputerze lub smartfonie. Zachodni koledzy chętnie przeskakiwali na Skype, Google Hangout czy WebEx, gdybym ich o to poprosił. Polityka bezpieczeństwa jest fajna, ale każdy ma smartfony.:) A jeśli chcą ci coś sprzedać lub rozwiązać problem, będą tam, gdzie ich poprosisz.

System plików osobistych GTD

Żaden chaos nie tworzy porządku. Jeśli chcesz załatwić sprawy i posprzątać, nie ma nic lepszego niż system GTD. Niech szaleje huragan, ale na Twoim froncie będzie całkowity porządek i wieczorami pusta głowa, a także pewność, że masz wszystko pod kontrolą.

Co robić. Zainstaluj Todoist lub Omni Focus dla siebie, jeśli Twój zeszyt zadań w pracy nie spełnia wymagań GTD. Zrozum ten system i spraw, aby działał dla Ciebie. Myślenie i rozmawianie o telepracy powinno zacząć się od zaufania między Tobą a Twoim szefem. Jeśli nie wbijasz się w siebie, jeśli zawsze masz wszystko pod kontrolą, to nie potrzebujesz nadzoru. Oznacza to, że możesz pracować w dowolnym miejscu.

Całkowity

Mam nadzieję, że udało mi się Was przekonać, że warto spróbować pracować zdalnie – nawet jeśli nie przez wszystkie 5 dni w tygodniu, ale tylko 1-2 dni. Jeśli jesteś przywódcą pasterzy, zacznij szanować pracowników, którzy mają pracować z domu. Stwórz z nimi plan przejścia. Jeśli jesteś podwładnym, bądź cierpliwy i rozpocznij osobiste przemiany.

Zaakceptuj, że przed nami długa droga.

Musisz mieć możliwość pracy zdalnej. Nikt nie wie, jak to zrobić tak po prostu. Jak czytać, pływać czy prowadzić samochód - musisz się nauczyć!

Jeśli temat pracy zdalnej jest Ci bliski lub jest to Twoje marzenie, jeśli jesteś pełen wątpliwości, to chcę podzielić się swoim doświadczeniem i wieloma praktycznymi wskazówkami. A jeśli nie jest Ci obojętny temat pracy biurowej i zdalnej, albo chcesz dalej ten temat poszerzyć, to udostępnij tę publikację na Twitterze lub Facebooku.