Jak oderwać się od „rutyny” i wreszcie zająć się zadaniami strategicznymi

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

"Kto jeśli nie ja?" - typowa myśl, która wciąga cię w rutynę. Odpowiednie przygotowanie pomoże Ci znaleźć czas na naprawdę ważne rzeczy.

Organizacja zarządzania bieżącymi wydarzeniami, czyli zarządzanie operacyjne, jest niezbędną częścią pracy projektowej. Obejmuje to na przykład codzienną interakcję z podwładnymi lub natychmiastową reakcję na wszystkie przychodzące zadania. Ale to przynosi realne korzyści tylko wtedy, gdy praca jest budowana w oparciu o przemyślaną i zatwierdzoną strategię, którą powinien wykonywać właściciel przedsiębiorstwa. W przeciwnym razie jest to niekończący się, chaotyczny proces, który pochłania wszystkie zasoby.

W każdym podręczniku o działaniach zarządczych napisane jest, jak właściwie zorganizować pracę: zaprojektować, wdrożyć, a następnie delegować system zarządzania operacyjnego firmą na najwyższe kierownictwo. Ale w praktyce wszystko okazuje się znacznie bardziej skomplikowane. Przed wprowadzeniem nowego systemu zarządzania ważne jest stworzenie niezbędnych warunków.

Personel pociągu

Aby oderwać się od „rutyny”, zadania muszą być delegowane. I zrobić to tak, aby nie rozpraszać się nieustannie kontrolą.

Aby firma mogła się rozwijać, a właściciel mógł angażować się w strategiczne zadania, zespół musi mieć proaktywnych liderów i sumiennych wykonawców.

Systemów typologii pracowników jest wiele, ale wszystkie w taki czy inny sposób sprowadzają się do tego, że w firmie powinny pracować osoby zmotywowane i zainteresowane. Dlatego na tym etapie bardzo ważne jest przeprowadzenie wysokiej jakości oceny personelu. Najlepszymi sposobami rozwiązania tego problemu są sposoby, w których głównym kryterium jest wydajność, a nie kompetencje. Można np. zastosować metodę „360 stopni” – jest to ocena pracownika przez jego współpracowników, podwładnych, kierownictwo, klientów i samego siebie.

Co zrobić z tymi, którzy okazali się nieefektywnymi pracownikami? Na początek postaramy się je „naprawić”, czyli zmotywować. Tutaj musisz zidentyfikować tych, których inspirują osiągnięcia: będą pracować przyjemniej, jeśli obiecają im nagrodę. Ale ci, których motywuje kara, i ci, którzy w ogóle nie reagują na stymulację (to jest jeszcze gorzej), muszą się pozbyć. Ważne jest, aby proces ten przebiegał krok po kroku i nie był oczywisty dla zespołu. W przeciwnym razie masz wszelkie szanse na zrujnowanie firmy.

Pozostałym musisz jasno przekazać ideę tego, czego od nich oczekujesz, a raczej za co przekazujesz swoją pensję. Pracownik musi zrozumieć, że jego działania przynoszą firmie taki zysk, dlatego otrzymuje taką pensję i taką premię. Innymi słowy, wdrożyć przejrzysty system motywacji materialnej oparty na wskaźnikach wydajności – KPI (Key Performance Indicator).

Zajmować się finansami

Tak więc zespół został uporządkowany. Przejdźmy do najbardziej palącego tematu dla każdego biznesmena - finansów firmy.

Czasami, zwłaszcza w okresie szybkiego rozwoju, właściciel i top management zapominają o najważniejszym - ekonomice projektu. Aby jasno zrozumieć, w jaki sposób pieniądze przychodzą i odchodzą, musisz wykonać szereg procedur.

• Oblicz ekonomikę jednostkową projektu - rentowność lub utratę jednej jednostki towaru lub usługi na klienta. Dzięki temu zrozumiesz, które produkty należy wzmocnić, a z których całkowicie zrezygnować, aby firma jako całość pozostała rentowna.
• Zidentyfikuj i promuj najbardziej marginalny produkt. Kieruj się zasadą: wzmacniaj silnych, aby rozwijać słabych. Jeśli nie ma zysku, po prostu nie będziesz miał środków na nowe kierunki.
• Sprawdź listę płac (listę płac) pod kątem stosowności. Będziesz zaskoczony, ale przy prawidłowym wyliczeniu ekonomiki projektu może się okazać, że „dwie i pół koparki” Ci wystarczą. Czasami zamiast zatrzymać trzech pracowników, lepiej rozdzielić (za dopłatą) dodatkową część zadań między dwóch pracowników – to znacznie zaoszczędzi na liście płac.

Wszystko po to, aby przygotować środowisko do przeniesienia zabudowanych procesów na najwyższe kierownictwo firmy.

Standaryzacja procesów

Przejdźmy do działań taktycznych. Czy zastanawiałeś się kiedyś, dlaczego pracownicy w restauracjach typu fast food są tak szybcy? Bo mają jasno określone procesy: wiedzą, w jakiej kolejności układać burgery, jak poruszać się po kuchni, żeby nie skrzywdzić kolegi, ile gramów sosu dodać do konkretnego dania. To samo należy zrobić z każdym procesem w Twojej firmie.

Możesz zacząć od tego samego personelu: pisz opisy stanowisk. Po prostu nie pobieraj z internetu, tylko napisz dokładnie, co powinien robić konkretny pracownik w Twojej firmie. Oblicz również system KPI - rozmawialiśmy już o konieczności zastosowania tej techniki. Lepiej, jeśli zostanie zatwierdzony dla wszystkich pracowników.

W sprzedaży pamiętaj o wdrożeniu systemu CRM (Customer Relationship Management), aby nie przegapić ani jednego klienta i nie pracować z pominięciem standardów i list kontrolnych.

Konieczne jest uregulowanie wszystkich procesów: od najprostszych zadań po złożone decyzje zarządcze. Oczywiście czasami można złamać zasady, ale dzięki przejrzystemu układowi współrzędnych nie możesz martwić się o to, co dzieje się na tym czy innym poziomie firmy.

Wdrażaj automatyzację

W trakcie procesu standaryzacji zidentyfikujesz te strefy, które mogą i powinny zostać zautomatyzowane, czyli wyeliminują konieczność powtarzania tego samego typu działań. Na przykład, po otrzymaniu przychodzącego zgłoszenia, menedżer wprowadza dane klienta do systemu CRM, następnie kopiuje informacje dla specjalisty ds. obsługi klienta do programu Excel, a w celach marketingowych przesyła je do Arkuszy Google. Wszystkich tych manipulacji można uniknąć, a tym samym znacznie zwiększyć wydajność pracowników i całego procesu produkcyjnego.

Zdziwisz się, ile czasu i wysiłku możesz zaoszczędzić, jeśli nie wykorzystasz pracy menedżera do standardowych obliczeń, tylko raz poświęcisz na inteligentne rozwiązanie operacyjne. Takie systemy istnieją obecnie dla CRM w sprzedaży, do zadań księgowych, a nawet do rekrutacji.

Zautomatyzuj wszystko, co możesz. Dzięki temu unikniesz niekończących się błędów spowodowanych czynnikiem ludzkim, zoptymalizujesz procesy i ewentualnie zaoszczędzisz na wynagrodzeniach.

Ustanów zarządzanie operacyjne

Jesteś więc otoczony przez zmotywowanych pracowników, którzy wiedzą, co muszą zrobić, aby uzyskać przyzwoity wynik. Masz jasny model finansowy i masz pomysł, gdzie się przenieść, aby stale zwiększać zyski. Procesy w firmie są ustandaryzowane i zautomatyzowane.

Teraz musisz delegować kontrolę operacyjną. Ważne: nie przywiązuj procesów do jednej osoby, aby nie postawić się w sytuacji, w której Twój biznes jest całkowicie zależny od wynajętego menedżera. Po usunięciu od siebie zarządzania operacyjnego nie twórz kolejnego bieguna, ale spróbuj podzielić zadania na kilka różnych obszarów: na przykład powierz wszystkie kwestie pieniężne działowi finansowemu i pracuj z klientami - działowi obsługi.

Teraz możesz spokojnie zająć się zarządzaniem strategicznym. Pamiętaj jednak, aby przynajmniej raz na kwartał sprawdzać, czy taktyczna część zarządzania projektem pokrywa się z realizowaną strategią. Przecież rozsądna kontrola to klucz do stabilnej i długotrwałej pracy firmy.