Jak zrobić to, co uważałeś za niemożliwe

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

Sekrety produktywności Scotta Hanselmana, jednego z najsłynniejszych programistów Microsoftu.

Scott Hanselman jest nie tylko jednym z najbardziej szanowanych na świecie ekspertów internetowych firmy Microsoft. Jest świetnym mówcą. Na swoim blogu, podcastach i filmach opowiada o gadżetach, IT i efektywności osobistej. Oto, co Scott Hanselman myśli o produktywności.

Nie bój się popełniać błędów

„Czasami warto popełnić błąd. Nie bój się łamać lasu”- nawet dziwnie jest usłyszeć tę radę od tak super skutecznej osoby, jak Hanselman. U szczytu kariery wydaje się, że zdążył na wszystko: blogowanie i Twittera, nagrywanie podcastów, regularne przemawianie na konferencjach. W ostatnich latach współautor ponad pół tuzina książek. Pomimo tego, że ma żonę i dwoje dzieci.

Jak on to robi? Odpowiedź interesuje nie tylko Ciebie. Wielu jest zakłopotanych: „Scott, dlaczego tak gorączkowa aktywność? Czy w ogóle śpisz? Hanselman odpowiada: „Bo muszę tańczyć! Ilekroć zaczynam myśleć, że powinienem przestać, przypominam sobie ten mem i tego natchnionego chłopca.”

„Im mniej robisz, tym więcej możesz zrobić. To typowe prawo skalowania”- mówi Hanselman. Skalowanie zmienia Twoje granice poprzez zmianę podejścia do produktywności.

Hanselman ujawnił swoje sekrety produktywności w 42-minutowej rozmowie. Wszystkie jego rady, od zasady jednej litery po znalezienie własnego Roberta Scoble, są wykonalne.

Według niego po prostu zaadaptował techniki produktywności Davida Allena (Getting Things Done), Stephena Coveya (""), JD Meiera (Getting Results the Agile Way), Francesco Cirillo (technika Pomodoro) i Katie Sierra.

Poniżej znajduje się podsumowanie przemówienia Hanselmana na GOTO 2012 oraz podsumowanie jego prezentacji na Webstock 2014.

Szukaj znaków ostrzegawczych

Nie zawsze trudno było się skoncentrować. Internet nie zawsze był wypełniony setkami stron świeżych, jeszcze nieprzeczytanych treści. Przepływ informacji, które cię rozpraszały, nie zawsze był ciągły. Hanselman wspomina, że kiedy dopiero uczył się programować, cała potrzebna mu wiedza zawarta była w dwóch książkach.

Scott Hanselman

W Internecie powstają eksabajty informacji, z których połowa to śmieci. Rozproszenia pochłaniają jedną trzecią dnia. Jesteśmy przytłoczeni, ale mówimy sobie, że damy sobie radę ze wszystkim, po prostu musimy pracować do późna.

Zatrzymać! To jest znak ostrzegawczy. Jeśli przyłapiesz się na myśleniu, że musisz wstawać do późna, aby nadrobić zaległości w harmonogramie, masz problem. Duży problem, a rozwiązanie nie jest tak proste, jak „Mam nadzieję, że posprzątam wszystkie zadania na mojej liście rzeczy do zrobienia”.

„Nadzieja nie jest planem” – mówi Hanselman. „Nadzieja czeka, kiedy po prostu płyniesz z prądem”.

Zrozum różnicę między produktywnością a wydajnością

Co więc robisz, gdy widzisz znak ostrzegający o niebezpieczeństwie? Hanselman ma rozwiązanie. Ale zanim to ujawni, Scott definiuje i przeciwstawia produktywność i wydajność.

• Produktywność polega na osiągnięciu celu. Ważne jest, aby zdecydować, co robić. Produktywność polega na wyborze właściwych celów i zadań, a następnie ich osiągnięciu.
• Wydajność polega na wykonywaniu zadań w najbardziej ergonomiczny, zorientowany na proces sposób.

Scott Hanselman

Wydajność polega na robieniu właściwych rzeczy. Wydajność to robienie rzeczy dobrze. Innymi słowy, produktywność oznacza wybór kierunku, a wydajność oznacza szybkie bieganie w tym kierunku.

Kiedy zrozumiesz, że są to dwie różne rzeczy, zrozumiesz, jak potężne są to narzędzia.

Określ, co oznacza praca

Hanselman skupia się również na opisanej trójcy pojęcia „pracy”.

1. Z góry określona praca to taka, która jest zaplanowana z góry.
2. Praca, która się pojawia, odciąga cię od planu.
3. Zdefiniowana praca jest wtedy, gdy siadasz i myślisz o tym, co musisz zrobić.

Zdaniem Hanselmana, punktowi trzeciemu trzeba poświęcić więcej czasu. Jak często przeznaczasz godzinę w swoim harmonogramie, aby dokładnie przemyśleć, co dalej? Zamiast tego, patrząc na listę rzeczy do zrobienia, wpadamy w panikę, zmieniamy jej kształt, mając nadzieję na załatanie dziur. Ale w rzeczywistości lista rośnie tylko z tego.

Poświęć trochę czasu na przemyślenie swojej następnej pracy. Dla profesjonalistów zajmuje to średnio nie więcej niż godzinę dziennie.

Rób, rzucaj, deleguj, opóźniaj

Hanselman zwraca uwagę na inną technikę Allena ze swojego słynnego „Załatwianie rzeczy: zrób, upuść, deleguj lub zwlekaj”.

To świetne rozwiązanie do obsługi poczty e-mail. Wykonaj zadanie z wiadomości e-mail, jeśli zajmuje to minutę i zostało zaplanowane. W przeciwnym razie zrezygnuj, deleguj lub odkładaj - zrób to później lub przekaż to komuś innemu.

„Nie bój się łamać lasu” brzmi nienaturalnie. W rzeczywistości takie podejście pozwala lepiej skupić się na pracy niż sytuacja, w której ciężar odpowiedzialności stale wywiera presję na psychikę.

Mówienie „nie” jest trudne. Ale poczucie winy związane ze słowem „tak” jest znacznie gorsze niż dyskomfort związany z rezygnacją. Wszędzie, łącznie z Internetem, możesz kontrolować i sortować swoje strumienie danych.

Aby filtrować informacje i planować rzeczy do zrobienia, Hanselman zaleca macierz zarządzania czasem.

	Pilne	Niepilne
Ważny	i Sytuacje krytyczne. Pilne problemy. Projekty i zadania z terminem.	II Nawiązywanie połączeń. Szukaj nowych możliwości. Planowanie. Odzyskiwanie sił.
Nieważny	III Zewnętrzne rozmowy i rozmowy telefoniczne. Jakiś rodzaj korespondencji. Niektóre spotkania. Rutynowe sprawy.	IV Marnujące czas małe rzeczy. Korespondencja. Rozmowy telefoniczne. Bezczynna rozrywka.

Kiedy coś jest jednocześnie pilne i ważne, na przykład rodzi się żona lub dochodzi do ataku wyrostka robaczkowego, należy działać błyskawicznie. Jeśli sprawa nie jest pilna i nieważna, lepiej w ogóle tego nie robić. I niestety często tracimy czas na rzeczy pilne, ale nieważne. Pilne działanie to zły nawyk wielu z nas.

Zrozum e-mail

Scott Hanselman codziennie otrzymuje setki e-maili i dzieli się swoim podejściem do Inbox.

Zastosuj zasadę jednej litery

Zmiana ustawień listów przychodzących radykalnie zmienia podejście do pracy z pocztą e-mail. Utwórz folder na listy, w których jesteś w kopii, oraz osobny folder na wiadomości, w którym jesteś jedynym odbiorcą. Litery, które wpadają do pierwszego folderu, są a priori nieistotne.

Ale co, jeśli szef wyśle ci kopię zadania, a następnie zapyta: „Dlaczego nie wykonałeś mojego zadania?” Odpowiedź jest prosta: „Byłem w kopii, myślałem, że tylko mnie informujesz”. Szef już nigdy by tego nie zrobił.

Jako architekt społeczności w firmie Microsoft, Hanselman używa innego folderu w swojej skrzynce pocztowej, External. „Są to ludzie, którzy nie pracują w firmie, ale są dla mnie ważni. Odpowiadam na wszystkie ich e-maile”- wyjaśnił Scott.

Nie sprawdzaj poczty rano ani w nocy

To proste: rano odpowiedziałeś na list, otrzymałeś natychmiastową odpowiedź, odpowiedziałeś ponownie… W rezultacie korespondencja, na którą planowałeś spędzić mniej niż godzinę, może zająć pół dnia.

Scott Hanselman

Sprawdzanie poczty rano jest jak podróż w czasie. 9:00 - wstań, sprawdź pocztę. Obudziliśmy się - już obiad, czas na przekąskę. A teraz zegar jest już 14:30, czas do pracy… Jak to się stało? Właśnie rano otworzyłeś swojego klienta poczty e-mail.

Co więcej, odpowiadając na maile rano (lub wieczorem), przyzwyczajasz ludzi do tego czasu. Odpowiadając raz na wiadomość e-mail o 2 w nocy, zbudowałeś sobie reputację osoby piszącej e-maile o 2 w nocy i zasygnalizowałeś swój nawyk pilności.

Sprawdź swoją pocztę w południe zgodnie z codzienną rutyną i zdziw się, ile możesz zrobić w ciągu jednego dnia.

Znajdź swojego Roberta Scoble

Nie powinieneś od czasu do czasu sprawdzać poczty z obawy, że czegoś nie przegapisz. „Zazwyczaj mam pustą skrzynkę odbiorczą, ale kiedy jestem na wakacjach, może być 500 e-maili”, wyjaśnia Hanselman.

Często na konferencjach można zobaczyć prelegentów, którzy ledwo skończyli przemówienie, chętniej biegną do laptopa, aby zajrzeć do swojego konta e-mail. Odnosi się wrażenie, że ich zadaniem jest usuwanie listów na czas.

Aby wykorzenić ten nawyk, Hanselman zaleca korzystanie z tak zwanych zaufanych agregatorów. To koledzy, którzy zawsze są świadomi aktualnego stanu rzeczy. W Microsoft był to Robert Scoble.

Scott Hanselman

Subskrybowałem tysiące blogów. Ale dlaczego? Kto jest najlepszym czytelnikiem blogów na świecie? Robert Scoble! Dla siebie zdecydowałem: nie jestem Scoblem, czytanie tylu blogów jest nienaturalne. A wiesz, co zrobiłem? Zacząłem czytać jego bloga. Z tysięcy blogów, które śledziłem, zostawiłem pięć, które służą mi jako agregator wiadomości. To tak samo, jak oglądanie wszystkich wiadomości w ciągu dnia lub po prostu oglądanie ostatniego programu wieczorem.

Znajdź swojego „zaufanego agregatora” w firmie. Aby to zrobić, po prostu zadaj sobie pytanie, kim jest osoba, która zawsze jest świadoma tego, co się dzieje i chętnie się tym z Tobą podzieli?

Bądź na bieżąco

Cokolwiek ważnego dzieje się na świecie iw Twoim życiu, z pewnością będziesz o tym wiedział. Jeśli nastąpi 11 września, zostaniesz o tym poinformowany.

Dlatego spróbuj jak w kokonie. Nie pozwól, aby Twoja uwaga wędrowała, naciskając przez cały czas Alt + Tab w Gmailu.

Zapisz naciśnięcia klawiszy

Idąc za przykładem dziennikarza i ewangelisty Microsoftu Johna Adelli, Hanselman wzywa do „oszczędzania uderzeń klawiatury”. Poniższy przykład wyjaśni, co to oznacza.

Scott Hanselman

Jeśli Brian wyśle mi list z naprawdę ciekawym pytaniem o ASP. NET, a ja odpowiem długą i inspirującą (pięć akapitów z przykładami kodu i tak dalej), to nie daję mu tylko szczegółowej pisemnej odpowiedzi, która rozwiązałaby jego problem, daję mu 10 tysięcy naciśnięć klawiszy. Ale życie jest krótkie, ilość takich kliknięć ograniczona – nigdy ich nie odzyskam, po prostu oddałem je Brianowi. Jednocześnie nawet nie wiem, czy przeczyta moją wiadomość. Jak więc być? Jak nie wydawać, ale mnożyć naciśnięcia klawiszy? Piszę post na blogu i wysyłam Brianowi link. Wtedy moje kliknięcia będą się mnożyć nawet po mojej śmierci - za każdym razem, gdy ktoś wyświetli stronę mojego bloga.

Pisz krótkie litery: od trzech do czterech zdań. Cokolwiek dłużej powinno znajdować się na blogu, Wikipedii, FAQ, bazie wiedzy lub innym dokumencie. Poczta e-mail nie jest miejscem do przechowywania wiedzy, w tym miejscu umierają Twoje naciśnięcia klawiszy.

Zrozum skrzynkę odbiorczą w swoim życiu

Sortowanie oznacza oddzielanie, przesiewanie lub usuwanie czegoś.

Ciągły strumień informacji trafia nie tylko do Twojej poczty e-mail, ale także do warunkowej skrzynki odbiorczej w Twoim życiu. Powiadomienia o wiadomościach w mediach społecznościowych, o wydaniu nowego odcinka Twojego ulubionego serialu i tym podobne – tym wszystkim małym wydarzeniom poświęcamy czas. Oznacza to, że również muszą zostać posortowane.

Hanselman podaje nieco przerażającą analogię: na parkingu doszło do wypadku, wiele osób zostało rannych. Musimy działać! Twoim zadaniem jest przyklejenie każdemu nalepce na palec: martwy lub żywy i jak powinni być traktowani. Dzięki skrzynce odbiorczej zawsze zachowujemy się humanitarnie: zakładamy bandaże pacjentowi choremu na raka, podczas gdy ktoś inny ma zamiar stracić rękę. Robimy rzeczy, które marnują czas, ale nie mają wartości.

Sortuj strumienie szumu informacyjnego (Twitter, Facebook, e-mail, SMS, komunikatory internetowe itp.) w zależności od wartości. Jeśli coś można bezpiecznie wyrzucić, zrób to.

Pozbądź się niepotrzebnego stresu psychicznego

Wyobraź sobie, że subskrybujesz Netflix i cieszysz się, że możesz oglądać drugi sezon House of Cards, kiedy tylko chcesz. Na przykład dziś wieczorem, po ułożeniu dzieci do łóżka.

Prawda jest taka, że rejestrując się, zrezygnowałeś z proaktywnego zachowania. Już nie decydujesz, co i kiedy zrobić. Push i różne subskrypcje poddają Cię zewnętrznym okolicznościom i zmuszają do wykonywania zadań z zewnątrz. Czy jest nowy odcinek? Musisz oglądać - nie znikaj z tego samego abonamentu!

Wszystko to wywiera presję na psychikę. Nosisz niepotrzebne obciążenie psychiczne, które zatyka twój umysł i zakłóca produktywność.

Zostaw piątek do myślenia

Myśląc o tym, co nadejdzie, zawsze zadawaj sobie pytanie: jakie trzy rzeczy mogę zrobić dzisiaj, które w tym tygodniu, a które w tym roku? To jest tak zwana zasada trzech. Hanselman otrzymał go od swojego kolegi menedżera programu Microsoft, Jaya Dee Meiera.

Napisz trzy zadania na dziś, na tydzień i na rok.

W poniedziałek, na początku nowego tygodnia, będziecie mieli jasne wyobrażenie o nadchodzących dniach. W piątek powinieneś się zatrzymać, spojrzeć wstecz na miniony tydzień pracy i pomyśleć. Zadaj sobie pytanie: „Czy to był udany tydzień? Czy mogłem zrobić coś inaczej? Co mogę zmienić?” Ważne jest, aby każdy dzień kończyć bez poczucia winy z powodu straconego czasu.

Wypróbuj technikę Pomodoro

Ta technika zarządzania czasem została zaproponowana przez Francesco Cirillo pod koniec lat 80-tych. Chodzi o to, aby skupić się na zadaniu przez 25 minut, a następnie zrobić sobie krótką przerwę.

Hanselman poleca tę technikę. Jednocześnie radzi śledzić wszystkie rozproszenia, które pojawiły się dla ciebie w ciągu 25 minut. Zaznacz w zeszycie, kiedy myślisz o kimś z zewnątrz (wewnętrzne rozproszenie) lub kimś, takim jak kolega, rozprasza cię (czynniki zewnętrzne).

Najpierw będziesz miał około sześciu rozproszeń, potem jeden, a potem znikną. W rezultacie będziesz mierzyć swoją produktywność liczbą „pomidorów” wykonywanych dziennie.

Uświadom sobie, że bycie zajętym jest formą lenistwa

Timothy Ferriss

Bycie zajętym jest formą lenistwa, leniwego myślenia i rozwiązłości.

Zajęty, produktywny. Niektórzy szaleni, zajęci ludzie będą zaskoczeni, ale bycie kreatywnym i tworzenie czegoś jest przeciwieństwem zwykłego spędzania czasu.

Hanselman podaje następujący przykład: osoba aktywnie „tweetuje” – wydaje się być bardzo zajęta, po czym znika na miesiąc, gdy pojawia się naprawdę znaczący projekt. Kiedy jesteś zajęty, po prostu nie ma czasu na Twittera i inne bzdury.

Przyjmij to za pewnik: wielozadaniowość to mit

Według Hanselmana optymalna liczba zadań na raz to jeden. Jeśli myślisz, że możesz wykonywać wiele zadań jednocześnie, to się mylisz.

- to po prostu przełączanie się między zadaniami, wymagające zmiany kontekstów. Wyjaśnijmy na przykładzie. Czy kiedykolwiek miałeś to: pracujesz nad czymś i nagle dzwoni telefon? Jesteś zły. To jest twój ojciec, ale nadal jesteś zły, bo dzwoni do ciebie do pracy o trzeciej po południu, kiedy jesteś w pełni skupiony. Odbierasz telefon i mówisz coś w stylu „Przepraszam, ale wydaje mi się, że tu pracuję…” Potem jesteś smutny przez kolejne 10-15 minut. Następnie musisz wrócić do pracy: „Więc o czym tam myślałem?”

Przełączanie kontekstu nie działa. Dopuszczalna jest jednak wielozadaniowość. Rzeczy, które możesz robić jednocześnie:

1. Chodź i żuj gumę.
2. Trenuj i słuchaj podcastów.
3. Jedź i słuchaj poczty głosowej.
4. Jedź do pracy i czytaj (komunikacją miejską).
5. Jedź do pracy i myśl.
6. Dobrze wykorzystaj przestoje.

Pozbądź się hałasu psychicznego

Christopher Hawkins

Jeśli coś nie pomaga mi zarabiać pieniędzy, nie poprawia w jakiś sposób mojego życia, to jest to mentalny szum, który trzeba usunąć.

Hanselman radzi zmienić pierwszą część tego cytatu Christophera Hawkinsa.„Jeśli to nie pomaga mi rozwinąć działalności (spłacanie kredytu hipotecznego, spędzanie czasu z rodziną – zastąp to, co jest twoim głównym celem), to jest to mentalny hałas”.

Dla Scotta priorytetem jest rodzina: „Wszystko, co robię, każda decyzja, którą podejmuję, ma na celu szybki powrót do domu, do dzieci”.

Zadanie domowe

Przemówienie Hanselmana kończy się następującą pracą domową:

1. Sortuj swoje strumienie informacji.
2. Zaplanuj sprinty robocze.
3. Wyeliminuj rozpraszacze.
4. Zastanów się: pracując ze swoją życiową skrzynką odbiorczą, jesteś wydajny czy produktywny?
5. Rozważ swoją osobistą listę narzędzi.

Zauważ, że Hanselman nie powiedział ani słowa o Evernote lub innych systemach. „Możesz poświęcić więcej czasu na czytanie książek o produktywności i budowanie systemu, chociaż być może wszystko, czego potrzebujesz, to lista rzeczy do zrobienia”. Być może po prostu musisz zrozumieć różnicę między tym, kiedy jesteś „zajęty”, a tym, kiedy wykonujesz pożądaną pracę.