Czym jest audyt wewnętrzny i jak to zrobić

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

Kontrole powinny być przeprowadzane nie na pokaz, ale w celu usprawnienia przepływów pracy.

Czym jest audyt wewnętrzny

Najpierw musisz dowiedzieć się, co oznacza to słowo. W wąskim znaczeniu, które jest zatwierdzone przez prawo, jest to kontrola wiarygodności sprawozdań księgowych. Każdy audyt może mieć charakter zewnętrzny z udziałem zewnętrznych audytorów lub wewnętrzny – przy pomocy naszych własnych zasobów.

Audyt wewnętrzny dokumentów księgowych jest wymagany przez każdą organizację prowadzącą księgowość. Oznacza to, że audyt musi być przeprowadzony przez wszystkich przedsiębiorców, z wyjątkiem przedsiębiorców indywidualnych.

W praktyce procedura wydaje się obowiązkowa, ale nie za bardzo: nie ma jasnych przepisów dotyczących postępowania, nie ma też odpowiedzialności za uchylanie się. Tak wiele osób organizuje „audyt Potiomkinowski”: wszystko spisują w dokumentach, ale w rzeczywistości niczego nie sprawdzają (i na próżno, ale o tym później).

Istnieje kilka kategorii organizacji, które są zobowiązane do przeprowadzenia audytu zgodnie ze wszystkimi zasadami i raportowania do państwa. Ale kontrola nie jest już całkowicie wewnętrzna: mogą ją przeprowadzać tylko firmy audytorskie lub indywidualni audytorzy wpisani do rejestru Ministerstwa Finansów. Taka procedura jest obowiązkowa dla korporacji państwowych, funduszy inwestycyjnych, spółek akcyjnych, banków i organizacji mikrofinansowych, a także firm o przychodach 800 mln rocznie lub aktywach bilansowych powyżej 400 mln na koniec roku. Pełna lista jest obszerna (można ją obejrzeć w), ale nie dotyczy zdecydowanej większości biznesmenów.

Skupimy się więc na audycie, który jest przewidziany dla większości firm.

Dlaczego potrzebujesz audytu wewnętrznego

To dobry moment, aby pamiętać, że audyt ma szersze znaczenie.

Nie chodzi tylko o sprawdzanie sprawozdań finansowych, ale także o kontrolę działań całej organizacji. Liczbom oczywiście należy nadać priorytet i priorytetową uwagę. Ale jeśli jest okazja, aby kopać głębiej, zagłębić się w procesy, lepiej to zrobić.

Wyniki takiego audytu nie są potrzebne do przedstawienia organom kontrolnym. Kontrole są niezbędne przede wszystkim liderom biznesu, aby osiągnąć kilka celów:

• Sprawdź wiarygodność raportów i zobacz, jak naprawdę mają się sprawy z finansami. Oczywiście, jeśli praca jest wykonywana odpowiedzialnie, już wiesz, o co chodzi. Ale nikt nie jest odporny na błędy. Audyt upewni się, że wszystko jest w porządku z dokumentami.
• Określ, jak wydajnie działa firma i jej oddziały.
• Zidentyfikuj i oceń ryzyka, na jakie napotyka organizacja podczas działania.
• Przygotuj się do komunikacji z inwestorem lub pożyczkodawcą. Wyniki audytu wymownie pokażą, jak radzi sobie firma.
• Znajdź artykuły dotyczące oszczędności.

Co sprawdzić podczas audytu wewnętrznego

Nie ma ograniczeń, ale zwróć uwagę na te punkty:

• Sprawozdania finansowe. Omawialiśmy już znaczenie sprawdzania dokumentów księgowych, tutaj wszystko jest jasne.
• Podatki. Co i kiedy jest płacone, czy papiery wartościowe są przekazywane do Federalnej Służby Podatkowej na czas, czy są jakieś braki, czy system podatkowy jest wybrany optymalnie i tak dalej.
• Zgodność z prawem i regulacjami. Czy wszystkie procesy są debugowane z punktu widzenia przepisów i czy inspektorzy, jeśli przyjdą, nie znajdą naruszeń. Ponadto warto pamiętać o wszystkich inspektorach – strażakach, ekologach i tak dalej.
• Bezpieczeństwo informacji. Jak przechowywane są dokumenty i dane, czy pracownicy są przeszkoleni, aby nie zostali zaatakowani przez intruzów.

Jak zorganizować audyt wewnętrzny

Jest kilka podstawowych kroków.

Określ, kto przeprowadzi audyt

Głównym warunkiem jest tutaj niezależność. Powiedzmy, że proszenie księgowego o sprawdzenie sprawozdania finansowego jest dziwne z oczywistych powodów. Sam je skomponował. Potrzebujesz kogoś z niezależną perspektywą. Ale jednocześnie ważne jest, aby dana osoba rozumiała problem, który będzie kontrolowany.

Audyt wewnętrzny może być przeprowadzany przez pracowników przedsiębiorstwa, osobny dział, jeśli taki istnieje, lub samego kierownika. Możesz również zatrudnić wykonawcę.

Wydaj rozkaz z głowy

W pracy należy wskazać terminy audytu, wskazać kto go przeprowadza i na jakich warunkach.

Zdecyduj, czego chcesz od inspekcji

Przed audytem wewnętrznym musisz sporządzić dokumenty. Odnotowują, dlaczego przeprowadzana jest kontrola, czyli jakie cele chcesz osiągnąć. Warto też przepisać, kto co, jak i co będzie robić audytorzy, jak powinni prezentować swoje ustalenia. Nie zapomnij wskazać, według jakich kryteriów będzie oceniana praca inspektorów. Jest to szczególnie ważne, jeśli w grę wchodzi kontrahent i musisz z nim płacić.

Przejdź do sprawdzenia

Osoby odpowiedzialne sprawdzają dokumenty, rozmawiają z pracownikami, robią wszystko, co jest od nich wymagane.

Sporządź raport z audytu

Jeżeli mówimy o raporcie z audytu opartym na wynikach kontroli dokumentów księgowych, sporządzonym zgodnie ze wszystkimi zasadami, to powinien on zawierać:

• nazwa „Sprawozdanie biegłego rewidenta”;
• wskazanie klienta - któremu raport zostanie przekazany;
• dane audytowanej firmy;
• informacje o inspektorze;
• wykaz dokumentów, które zostały sprawdzone;
• dane dotyczące pracy wykonanej przez audytorów;
• informacje o wykrytych naruszeniach;
• datę zawarcia.

Generalnie możesz kierować się tym planem. Lub zorganizuj to inaczej, jeśli jest to dokument wyłącznie do użytku wewnętrznego.

Przejrzyj raport i zdecyduj, co dalej

Jeśli audyt nie jest przeprowadzany na pokaz, otrzymane informacje muszą zostać przeanalizowane i zrozumiane, jak to zrobić. Na przykład dostosuj dokumenty do przepisów prawa lub przebuduj procesy w nieefektywnym dziale.

Ważne jest jednak, aby nie odcinać się od ramienia. Konieczne jest nie tylko przestudiowanie raportu, ale także zrozumienie, w jaki sposób i dlaczego mogą pojawić się opisane w nim błędy. Należy też pamiętać, że czasami audytorzy zbyt mocno starają się znaleźć wady i w efekcie znaleźć problemy tam, gdzie ich nie ma. Ogólnie rzecz biorąc, nie spiesz się, aby ukarać i przebaczyć bez zrozumienia.

Jak często trzeba przeprowadzać audyt wewnętrzny?

Warunki ustala szef firmy. W rzeczywistości konieczne jest wyjście ze specyfiki firmy i jej potrzeb. Na przykład, jeśli organizacja jest mała i dokumentów jest mało, a do weryfikacji konieczne jest oderwanie części pracowników od ich bezpośredniej pracy, nie ma potrzeby częstego przeprowadzania audytu. Cóż, jeśli to duża firma, może warto robić przeglądy kilka razy w roku.