6 list, które zwiększą Twoją produktywność

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

Twój mózg nie jest magazynem, ale narzędziem do myślenia. „Jeśli pracujesz z wieloma zadaniami, listy mogą pomóc Ci osiągnąć cel” - mówi Paula Rizzo, autorka List Thinking. Jak korzystać z list, aby być bardziej produktywnym, odnoszącym sukcesy i mniej zestresowanym.” Oto sześć list, które jej zdaniem sprawią, że będziesz bardziej produktywny.

1. Konkretna lista zadań na dziś

Tak naprawdę nie myślimy o liście rzeczy do zrobienia na dany dzień, ale według Rizzo powinna być konkretna. Powinieneś w nim wpisywać tylko sprawy, na które masz czas i środki. Duże projekty należy rozbić na konkretne zadania.

Pierwszym krokiem do sporządzenia tych list jest planowanie. Zanim wyjdziesz z pracy, napisz listę rzeczy do zrobienia na jutro. Zdefiniuj główne zadania, zaplanuj korespondencję i rozmowy telefoniczne. Kiedy rano przyjedziesz do pracy, będziesz miał gotowy plan działania.

Paula radzi podzielić zadania na różne poziomy produktywności. Na przykład najważniejsze zadania najlepiej wykonywać, gdy produktywność jest najlepsza, na przykład rano. A prostsze zadania, takie jak praca z pocztą e-mail lub telefonowanie do klientów, najlepiej zostawić na popołudnie.

Jeśli pod koniec dnia niektóre zadania pozostają niewykonane, zadaj sobie pytanie, czy masz wystarczająco dużo czasu i zasobów, aby je wykonać. A może lepiej przekazać je komuś innemu? „Nie oszukuj się za porażkę” - radzi Rizzo. Jeśli poradzisz sobie z pozostałymi zadaniami, po prostu przełóż je na jutro. Jeśli nie masz dla nich czasu lub zasobów, deleguj ich.

2. Lista zadań delegowanych

Ludzie sukcesu są zawsze. „To, że możesz to zrobić, nie oznacza, że musisz to zrobić” - zauważa Rizzo. Poświęcanie czasu na brudną robotę nie zawsze jest efektywne.

Paula Rizzo radzi, aby spojrzeć na swoją listę rzeczy do zrobienia i zadać sobie pytanie: „Czy jestem jedyną osobą, która może to zrobić?” Wszystkie delegowane przez Ciebie zadania powinny znajdować się na specjalnej liście.

3. Lista celów długoterminowych

Lista celów długoterminowych pomoże Ci osiągnąć więcej. „Nawet jeśli masz pewność, że to marzenie się nie spełni, i tak je zapisz”, mówi Paula Rizzo. Badania pokazują, że istnieje o 33% większa szansa na wykonanie ustalonych zadań. Zrób taką listę dla siebie i firmy, w której pracujesz.

4. Lista zalet i wad

Kiedy masz do podjęcia ważną decyzję, sporządź listę wszystkich zalet i wad. Ta lista powinna być dokładnie przemyślana. Jednak przewaga liczebna nad przeciw nie oznacza, że musisz podjąć pozytywną decyzję. W razie wątpliwości zostaw listę i wróć do niej jutro: świeże spojrzenie pomoże Ci dokonać właściwego wyboru.

Dużym plusem takiej listy jest możliwość podzielenia się nią i poznania opinii innych. Możesz wysłać go znajomym lub współpracownikom. Jak mówi przysłowie, jedna głowa jest dobra, a dwie lepsze, więc nie bój się pytać o opinie ludzi, którym ufasz.

5. Lista projektów

Jeśli pracujesz z kimś w zespole, warto zrobić osobną listę projektów, która szczegółowo opisuje role i obowiązki każdego członka zespołu. Według Rizzo pomaga to uniknąć drobnych sporów o obszary odpowiedzialności i eliminuje potrzebę wyjaśniania każdego z jego obowiązków.

6. Lista tematów do rozmowy

Jeśli niedługo masz spotkanie lub telefon, powinieneś wcześniej stworzyć listę, która będzie odzwierciedlać tematy nadchodzącej rozmowy. „Te listy sprawiają, że negocjacje są bardziej efektywne, ponieważ tematy do dyskusji są zawsze pod ręką” – mówi Paula.

Dobry do robienia list. Listy w nim można łączyć w foldery, co jest bardzo wygodne.