7 błędów na liście rzeczy do zrobienia, które ograniczają Twoją produktywność

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

Zdaniem ekspertów należy unikać tych czynności, aby jak najlepiej wykorzystać listę rzeczy do zrobienia.

1. Zrób listę rano

Wydaje się naturalne, że z samego rana spisuję plany na ten dzień. Jednak jest już za późno. Tak mówi Eileen Roth, autorka Organization for Dummies. „Jeżeli rano robisz listę zadań, ao 8:00 masz umówione spotkanie po drugiej stronie miasta, to raczej nie będziesz miał na to czasu” – mówi.

Zrób listę na koniec dnia. To pozwoli Ci zostawić za sobą sprawy związane z pracą i odpocząć w spokoju. „Wracasz do domu z pracy i nie myślisz już o liście rzeczy do zrobienia, ponieważ już ją sporządziłeś i wiesz, co będziesz musiał zrobić jutro. Twój umysł może wreszcie odpocząć”- mówi Eileen.

2. Zbyt wiele zadań do wyświetlenia

Jeśli Twoja lista rzeczy do zrobienia może zająć tygodnie lub miesiące, z góry przygotowujesz się na niepowodzenie. To sprawi, że poczujesz się przytłoczony.

Według Kyry Bobinet, autorki książki Living Well Organized: 10 Lessons in Cognitive Psychology and Design Thinking for a Conscious, Healthy, and Meaningful Life, trzy zadania to idealna liczba na listę. „Nasz mózg odbiera informacje zgrupowane w trzech częściach” – mówi. „Zacznij więc od wymienienia trzech najważniejszych rzeczy do zrobienia”.

Większość ludzi nawet nie zdaje sobie sprawy, jak niewiele jest naprawdę produktywnych godzin w ciągu jednego dnia.

„Nasza siła psychiczna jest znacznie bardziej ograniczonym zasobem niż czas. Mamy tylko 3-6 godzin dziennie, kiedy możemy ciężko pracować”- mówi Christina Willner, twórca listy zadań Amazing Marvin, aplikacji zwiększających produktywność.

Ponadto wielu nie zdaje sobie sprawy, ile czasu może zająć wykonanie niektórych zadań. Dlatego zbyt długie listy rzeczy do zrobienia są nieskuteczne. Vilner radzi zapisywać szacowany czas wykonania go przy każdym zadaniu. Śledź ten czas, aby w przyszłości dokonywać dokładniejszych obliczeń.

3. Uwzględnij marzenia lub bardzo duże cele na swojej liście rzeczy do zrobienia

Ambitne cele, takie jak napisanie książki lub wspinaczka na Mount Everest, nie powinny znajdować się na twojej liście rzeczy do zrobienia. Zamiast tego umieść je na osobnej liście życzeń.

Lista rzeczy do zrobienia powinna zawierać jasne plany.

Jeśli potrzebujesz ukończyć duży projekt, musisz podzielić go na kilka małych i osiągalnych zadań, a dopiero potem zapisać je na liście. Doradza to Paula Rizzo, autorka książki „List Thinking: Jak używać list, aby być bardziej produktywnym, skutecznym i mniej niespokojnym”.

Spojrzenie na obszerną listę wszystkich swoich celów sprawi, że poczujesz się przytłoczony. Ponadto będziesz niezadowolony z faktu, że nie możesz zrealizować wszystkich spisanych planów. Rzeczywiście, niektóre z nich wymagają sporo czasu i wysiłku.

4. Oceń każde zadanie równo

Trener produktywności Nancy Gaines przekonuje, że lista rzeczy do zrobienia powinna być listą priorytetów. „Wprowadzaj tylko te rzeczy, które posuwają do przodu twoją karierę lub firmę”, mówi Gaines. - Jeśli to nie jest priorytet, to nie powinno być na liście. To tylko cię rozproszy”.

Podczas tworzenia listy zaleca przestrzeganie systemu „3-3-3”: skreśl trzy najmniej ważne zadania z listy, deleguj trzy zadania, które nie są warte twojego czasu i wykonaj trzy najważniejsze zadania.

5. Wyznaczaj niejasne cele

Jeśli zadania na liście są niejasno sformułowane, to w przyszłości będziesz musiał zastanowić się, jak je wykonać, a nawet zapamiętać, co one oznaczają. Dlatego na sporządzenie listy należy zwrócić należytą uwagę.

„Poświęć trochę więcej czasu na planowanie i stwórz jak najbardziej szczegółową listę rzeczy do zrobienia” - radzi Maura Thomas, autorka książki Secrets of Personal Productivity. Na przykład zamiast pisać „raport wydatków”, napisz „wprowadź dane do arkusza kalkulacyjnego”.

Unikaj niejasnych słów, takich jak „plan”, „wdrażaj” lub „opracuj”. „Jeśli masz mało czasu, patrząc na słowo„ rozwijać”na liście, prawdopodobnie będziesz chciał pominąć ten punkt”, mówi Mora. „Zachowaj te słowa na swojej dużej liście projektów”.

6. Korzystaj z tej samej listy, aż wszystkie zadania zostaną zakończone

„Problem polega na tym, że każdy dzień przynosi coś nowego. Dlatego to, co robiłeś dzisiaj, niekoniecznie będzie musiało być zrobione jutro. A twoje plany na jutro mogą się zmienić, nawet zanim ten się skończy”- mówi Eileen Roth. Musisz więc codziennie tworzyć nową listę rzeczy do zrobienia.

7. Nie wiąż listy ze swoim kalendarzem

Jeśli lista i kalendarz nie są ze sobą powiązane i zawierają różne zadania, to prawie nie będziesz w stanie wykonać ich wszystkich. „W takim przypadku nie będziesz miał czasu na wykonanie zadań z listy. Chyba że musisz poświęcić sen, weekendy, wakacje lub czas, który chciałbyś spędzić z rodziną”- ostrzega Katie Mazzocco, autorka książki Rewolucyjna produktywność: jak zmaksymalizować czas, wpływ i dochód podczas prowadzenia małej firmy.

Staraj się zawsze rezerwować czas w swoim kalendarzu na wykonanie zadań z listy.