5 głównych błędów w zarządzaniu czasem, które uniemożliwiają nam zrobienie wszystkiego

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

Tworzymy listę zadań i staramy się trzymać harmonogramu bez względu na wszystko. Ale bez względu na to, jak bardzo się staramy, wciąż będą pojawiać się nowe i pilne zadania. Lista jest coraz dłuższa i nie możemy oprzeć się wrażeniu, że czas dosłownie wymyka się nam z rąk. Zastanówmy się więc, jakie błędy popełniamy najczęściej i jak właściwie zarządzać swoim czasem.

1. Nie traktujemy priorytetowo

Oczywiście lista rzeczy do zrobienia to skuteczny sposób na uporządkowanie myśli o tym, co należy zrobić. Ale jeśli nie ustalisz priorytetów, najważniejsza rzecz może po prostu zniknąć z pola widzenia. Musisz zrozumieć kierunek, cel swojej działalności i nie przeskakiwać z jednego zadania do drugiego. Niewłaściwe ustalanie priorytetów może wiele powiedzieć o obecnym środowisku pracy.

Wiele osób pracujących w zespole czuje się nieswojo, gdy ich szefowie lub współpracownicy proszą ich o coś: odkładają bieżące zadania, nie ustalają priorytetów, a potem nie nadążają z harmonogramem. Dlatego jeśli planujesz swój dzień, tydzień lub miesiąc, zadaj sobie pytanie, jakie zadanie jest dla Ciebie najważniejsze w tym okresie.

Często zdarza się, że praca nad ważnym zadaniem zabiera wszystkie myśli i stopniowo przechodzi w prokrastynację. Ponieważ zwykle wymaga poważnego wysiłku umysłowego i pełnego skupienia. O wiele bardziej kuszące jest wykonywanie małych, pięciominutowych zadań przez cały dzień niż jedno duże, które nie jest łatwe, chociaż w końcu przynosi wiele korzyści.

2. Przeceniamy naszą siłę

Przecenianie swoich możliwości to dobrze znany grzech w zarządzaniu czasem. Kiedy myślisz, że zadanie zajmie najwyżej kilka minut, ale pożera co najmniej pół godziny. Aby uniknąć takiej sytuacji, przed rozpoczęciem pracy zapisz gdzieś, ile czasu na nią poświęcisz.

Jeśli zadanie zajmuje 25-30 minut, pamiętaj o umieszczeniu go w harmonogramie.

Kolejna wskazówka: zastanów się dwa razy, ile czasu faktycznie może zająć zadanie.

Jeśli masz pewność, że praca trwa 30 minut, odłóż godzinę w swoim harmonogramie ze względów bezpieczeństwa. W przeciwnym razie możesz stać się jednym z tych nieszczęsnych pracoholików, którzy pracują całą noc.

Na początku dnia poświęć 10 minut na sprawdzenie swojego harmonogramu. Fakt: 10 minut planowania rano pozwoli Ci zaoszczędzić godzinę w ciągu dnia pracy. Ale nie przesyłaj całego harmonogramu, pamiętaj, aby zostawić trochę wolnego czasu na nowe i / lub nieoczekiwane zadania.

3. Rozproszony

Rozproszona uwaga jest główną przyczyną zwlekania. A przede wszystkim portale społecznościowe i poczta odciągają nas od pracy. Aby tego uniknąć, zalecamy wyłączenie powiadomień w skrzynce odbiorczej podczas próby skupienia się na niuansach zadania lub określenie interwału powiadomień, na przykład co trzy godziny. Pomoże ci to nie rozpraszać się literami co dwie minuty.

Innym świetnym sposobem, aby to zrobić, jest wydzielenie w swoim harmonogramie specjalnego czasu, który spędzisz na pracy ze skrzynkami odbiorczymi. Ciągłe sprawdzanie poczty oznacza nie zwracanie na nią uwagi: szybko skanujesz list i równie szybko wysyłasz odpowiedź, często niedokładną i z literówkami. Przepraszanie i ponowne wyjaśnianie, co naprawdę masz na myśli, to strata czasu, której można było uniknąć.

Bałagan może być również bardzo rozpraszający. Rozrzucone teczki z papierami na biurku, chaos w artykułach biurowych, notatki, których nie można znaleźć w tym bałaganie… Spraw, aby zawsze na koniec tygodnia sprzątać biurko i bezwzględnie wyrzucać niepotrzebne papiery ty i prawdopodobnie nie będą potrzebne.

4. Uważamy, że liczenie spędzonego czasu jest niepotrzebne

Są dwa sposoby na uwolnienie czasu: zignoruj nowe zadania lub zracjonalizuj ich wykorzystanie. Ale dopóki nie zaczniesz śledzić, ile czasu spędzasz na określonej aktywności, nie będziesz wiedział, która metoda jest dla Ciebie odpowiednia.

Przez tydzień lub dwa staraj się śledzić czas, jaki spędzasz na zadaniach roboczych. Pomoże Ci to zobaczyć i przeanalizować, jak spędzasz czas, a w przyszłości – uniknąć własnych błędów.

Czy ciągle przeszkadzają Ci telefony lub pukanie do Twoich drzwi? Spędzasz zbyt dużo czasu w Internecie lub zbyt często sprawdzasz pocztę? Zobacz, ile czasu zajmie Ci wykonanie tych bezproduktywnych zadań i opracuj strategię ich ignorowania lub zmniejszenia ich liczby.

5. Wierzymy w wielozadaniowość

Eksperci od zarządzania czasem mówią jednym głosem: nie ma czegoś takiego jak wielozadaniowość. To, co powszechnie określa się mianem „wielozadaniowości”, w rzeczywistości polega na przerzucaniu się z jednego zadania na drugie i nie ma w tym nic dobrego.

Aby uzyskać jak najlepszy efekt, musisz skoncentrować się na jednym zadaniu, ustawić timer i pracować w wyznaczonym czasie tylko nad nim.

Powtarzaj sobie jak mantrę: „W tej chwili skończę to zadanie” – a nie będziesz skakał z jednego zadania do drugiego.