Metoda Ivy Lee: jak zbudować listę rzeczy do zrobienia, aby osiągnąć maksymalną produktywność

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

W ostatnim stuleciu Ivy Lee cieszyła się opinią eksperta ds. produktywności. Opracowany przez niego sposób harmonogramowania zadań sprawdził się w praktyce i przyniósł autorowi ryczałt.

W 1918 roku Charles Michael Schwab stał się jednym z najbogatszych ludzi na świecie. Kierował Bethlehem Steel, wówczas największą firmą stoczniową i drugą co do wielkości firmą stalową w Stanach Zjednoczonych. Słynny wynalazca Thomas Edison nazwał go kiedyś „mistrzem biznesu”. Schwab zawsze starał się wyprzedzać swoich konkurentów.

Pewnego dnia w tym roku biznesmen zwrócił się do konsultanta Ivy Ledbettera Lee, aby poprawić wydajność swojego zespołu i znaleźć najlepszy sposób na prowadzenie biznesu. Lee sam był odnoszącym sukcesy przedsiębiorcą i pionierem public relations.

Schwab przyprowadził do swojego biura konsultanta i zapytał, co pomogłoby poprawić wyniki pracy. W odpowiedzi Lee poprosił o pozwolenie na rozmowę z każdym z menedżerów Schwaba przez 15 minut. A jeśli chodzi o płatność, gość odmówił natychmiastowego przyjęcia pieniędzy: „Za trzy miesiące możesz wysłać mi czek na dowolną kwotę, na jaką zasługujesz”.

Podejście Ivy Lee do zarządzania sprawami

Podczas 15 minutowych rozmów z menedżerami konsultant przedstawił najprostszy sposób na maksymalizację produktywności:

1. Pod koniec każdego dnia pracy zapisz sześć najważniejszych rzeczy do zrobienia na następny dzień. Nie przekraczaj tej kwoty.
2. Ułóż notatki według ważności.
3. Na początku każdego dnia pracy skoncentruj się na pierwszej pozycji na liście. Dokończ to, co zacząłeś, dopiero potem przejdź do następnego elementu.
4. Zrób to samo dla pozostałej listy rzeczy do zrobienia. Pod koniec dnia przenieś niedokończone zadania na nową listę sześciu rzeczy do zrobienia na następny dzień.
5. Powtarzaj ten proces codziennie.

Strategia wydawała się bardzo prosta, ale Schwab i jego zespół postanowili spróbować. Trzy miesiące później biznesmen był pod takim wrażeniem wyniku, że zadzwonił do Ivy Lee z powrotem do biura i wypisał mu czek na 25 000 dolarów. Współczesny odpowiednik tej kwoty to 400 000 dolarów.

Dlaczego tak prosta metoda działa

Maksymalnie upraszcza zarządzanie sprawami

Krytycy nazywają takie strategie zbyt powierzchownymi i nie biorą pod uwagę wszystkich subtelności życia. Co się stanie, jeśli wydarzy się coś nieplanowanego? Czy nie lepiej skorzystać z zaawansowanych technologicznie narzędzi? Ale złożoność decyzji jest właśnie tym, co często komplikuje przepływ pracy. Oczywiście niespodzianek są nieuniknione. Po prostu zignoruj je, jeśli to możliwe, a jeśli nie, zajmij się nimi i wróć do listy priorytetów tak szybko, jak to możliwe. Używaj prostych zasad, aby rozwiązywać złożone problemy.

Sprawia, że podejmujesz właściwe decyzje

W numerze 6 prawie nie ma magii. Równie dobrze możesz skoncentrować się na pięciu zadaniach każdego dnia. Każdy musi określić granice swoich możliwości i wziąć to pod uwagę. Kiedy człowiek jest przytłoczony wieloma pomysłami, najlepszą rzeczą, jaką może zrobić, to wybrać główną rzecz i odłożyć wszystko inne na bok. Powściągliwość może być korzystna. Jeśli nie skupisz się na jednej rzeczy, wszystko naraz cię rozproszy.

Pomaga zacząć

Największą przeszkodą na drodze do celu jest początek. Oderwanie się od kanapy może być trudne. Ale jeśli zaczniesz biegać, znacznie łatwiej będzie zakończyć trening. Metoda Lee zmusza cię do utożsamiania się z zadaniami na noc przed ich zakończeniem, co pomaga z wyprzedzeniem przygotować się do rozpoczęcia dnia pracy. Wynik pracy zależy od umiejętności startu.

Uczy Cię konsekwentnego

Współczesne społeczeństwo uwielbia wielozadaniowość. Wbrew popularnemu mitowi coraz większe zajęcie nie oznacza poprawy. I odwrotnie, mniej priorytetów zwiększa produktywność. Jeśli podążysz za ekspertami w dowolnej dziedzinie: sportowcami, artystami, naukowcami, edukatorami czy menedżerami, zobaczysz ich wspólną cechę – skupienie się na tym, co ważne. Łatwo to wyjaśnić. Nie możesz odnieść sukcesu w jednej rzeczy, jeśli ciągle rozprasza cię 10 innych rzeczy. Mistrzostwo wymaga konsekwencji i koncentracji na podstawach.

Aby więc być produktywnym, musisz robić tylko rzeczy, które są naprawdę ważne i we właściwej kolejności.