Co to jest GTD i jak to działa

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

Mały przewodnik dla tych, którzy słyszeli o GTD, ale nie mają pojęcia, jak wykorzystać tę technikę zwiększającą produktywność.

Co to jest GTD?

GTD (Getting Things Done) to system produktywnej pracy i książka o tej samej nazwie autorstwa trenera biznesu Davida Allena. Głównym celem jest mieć czas na robienie tego, co konieczne, ale spędzać więcej czasu na tym, co sprawia Ci przyjemność.

„Załatwianie spraw” jest często tłumaczone na rosyjski jako „uporządkuj sprawy”, chociaż dokładniej byłoby „doprowadzić sprawy do końca”. Zgadzam się, ważniejsze jest nie upychanie zadań w listy, ale ich wykonanie. Aby to zrobić, musisz zrobić listy, ustalić priorytety i wymyślić harmonogram.

I dlaczego jest to potrzebne?

Pracując na zasadach GTD, łatwiej będzie Ci zarządzać swoimi sprawami. W końcu główną zaletą tej techniki jest to, że informacje o wszystkich twoich zadaniach są skoncentrowane w jednym miejscu, dzięki czemu możesz bez wahania przechodzić od jednej sprawy do drugiej.

Jaka jest różnica między GTD a listą rzeczy do zrobienia?

Na liście zwykle odnotowujemy tylko najważniejsze zadania, a nie odnotowujemy mniej istotnych, drobnych zadań. I na próżno. Przewijają się w Twojej głowie, odwracają Twoją uwagę od pracy, a Twoja wydajność spada. Jedną z głównych zasad GTD jest uchwycenie absolutnie wszystkiego. Możesz więc rozładować swój mózg i wykorzystać wszystkie jego zasoby do pracy.

Czy ten system jest właśnie dla mnie?

GTD dotyczy osób o różnych zawodach, wieku i statusie społecznym. David Allen, który sformułował zasady systemu, prowadził kursy dla astronautów ISS, muzyków rockowych i kadry kierowniczej dużych firm.

Jak powiedział David Allen w rozmowie z Lifehackerem, system może być równie skuteczny lub równie bezużyteczny zarówno dla nastolatka, jak i prezesa dużej firmy. Musisz mieć pewien sposób myślenia, kochać systematyzację i planowanie.

Ok, więc co dokładnie musisz zrobić?

W systemie GTD nie ma ścisłych zasad. Ale są podstawowe zasady pracy:

1. Zbieraj informacje i zapisuj wszystko. Zapisuj zadania, pomysły, powtarzające się zadania w notatniku lub aplikacji. W takim przypadku lista powinna być zawsze na wyciągnięcie ręki, aby nie można było powiedzieć: „Dodam to później”. Nawet najmniejsza i najmniej znacząca rzecz musi zostać spisana, jeśli nie robisz tego w tej chwili.
2. Napisz wyjaśnienia. Nie powinno być zadań typu „Przygotuj się do wakacji”. Rozłóż duże sprawy na konkretne wykonalne działania (prześlij takie a takie dokumenty do centrum wizowego, kup ręcznik i okulary przeciwsłoneczne, pobierz mapy na swój telefon). Dzięki regularnej liście rzeczy do zrobienia spędzamy więcej czasu na odszyfrowywaniu niż na ukończeniu. I tak, jeśli możesz delegować, deleguj.
3. Priorytet. Dla każdej pozycji na liście określ konkretną datę i termin. W razie potrzeby dodaj przypomnienia. W rzeczywistości działa to zarówno z listą, jak i kalendarzem. Na tym etapie powinieneś mieć pewność, że na pewno o niczym nie zapomnisz.
4. Zaktualizuj swoje listy. Listy rzeczy do zrobienia szybko stają się nieaktualne: coś traci na aktualności, coś zostaje przeniesione w przyszłość. System powinien działać dla Ciebie. Dlatego upewnij się, że zawsze masz listę konkretnych działań, abyś mógł bezzwłocznie zabrać się do pracy.
5. Podejmij działanie. Kiedy wszystko jest zorganizowane, możesz zacząć realizować swoje plany. Wybierz sprawę z odpowiedniej kategorii, zobacz, jakie konkretne działania są od Ciebie wymagane i zacznij działać. W ten sposób możesz realizować duże projekty.

Czy wszystkie rzeczy muszą być zapisane na jednej liście?

Nie, lepiej skomponować kilka, ale trzymaj je w jednym miejscu. Na przykład, trzymaj kilka list dla każdego projektu roboczego, listy rzeczy do zrobienia, listy rzeczy do zrobienia, listy rzeczy do zrobienia, listy pomysłów i możliwych projektów w przyszłości - cokolwiek możesz sobie wyobrazić.

Czy są jakieś specjalne narzędzia?

Z aplikacji i usług internetowych, Wunderlist, Trello, Any.do, MyLifeOrganized, każdy notatnik lub zwykły plik w Dokumentach Google. Jeśli jesteś przyzwyczajony do robienia notatek na papierze, możesz go użyć.

Są fani systemu plików. Na pulpicie tworzony jest jeden folder współdzielony, w nim tworzonych jest kilka folderów tematycznych, a każdy zawiera odpowiednie listy i niezbędne materiały.

Ogólnie wybierz to, co jest dla Ciebie wygodne.

Główny wymóg: narzędzie powinno być zawsze na wyciągnięcie ręki, abyś mógł przenieść zadanie z głowy na papier lub do aplikacji. Na przykład, gdy podchodzi do Ciebie szef i przydziela nowe zadanie, a Ty w tej chwili pracujesz nad czymś innym.

Jak możesz uzyskać więcej korzyści z GTD?

Żaden system produktywności nie będzie działał, jeśli zostanie zastosowany na ślepo. Aby uzyskać z niego jak najwięcej, dostosuj go do swoich upodobań, a wtedy wszystko się ułoży.

I tak, żaden system nie może zrobić wszystkiego za Ciebie, więc nie daj się ponieść emocjom tworzenia list, nie zapomnij działać. GTD to narzędzie, które pomaga pozbyć się stresu i niczego nie zapomnieć. Ale to, jak wykorzystasz swój czas, zależy od Ciebie.

Musisz spróbować. Co jeszcze przeczytać na ten temat?

Oczywiście książki Davida Allena: pomagają zarówno początkującym, jak i doświadczonym użytkownikom poczuć filozofię GTD, zastosować ją w pracy i życiu osobistym, nauczyć się jej stosowania w praktyce.

• „Jak uporządkować rzeczy. Sztuka bezstresowej produktywności”.
• „Jak utrzymać porządek. Zasady satysfakcjonującego i bezstresowego życia”.
• „Jak szybko uporządkować rzeczy. 52 Zasady bezstresowej efektywności”.

I na koniec, cytując bardzo trafne stwierdzenie Davida Allena:

Twój umysł ma tworzyć pomysły, a nie je przechowywać.

Więc korzystaj z GTD, wymyśl świetne pomysły i pamiętaj, aby je wcielić w życie.