„GTD działa nawet w kosmosie”. Wywiad Lifehackera z ojcem produktywności Davidem Allen

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

David Allen, autor How to Get Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, który magazyn Time nazwał najlepszą książką biznesową dekady, powiedział Lifehackerowi, czym jest GTD i kto go potrzebuje, jak napisać książkę i się nie upijać i jak złożone struktury zadań mogą ułatwić Ci życie.

Trzydzieści cztery lata temu David Allen zdał sobie sprawę, że można doradzać ludziom i dobrze na tym zarabiać – otworzył własną firmę konsultingową i opracował system Getting Things Done, który pozwala manewrować między sprawami i zwolnić czas na co naprawdę lubisz. Od tego czasu jego klientami byli astronauci z ISS, muzycy rockowi i prezesi największych firm, a Forbes umieścił go w pierwszej piątce najlepszych trenerów biznesu w Stanach Zjednoczonych.

GTD to dość prosta technika zwiększania własnej efektywności, która na początkowym etapie wymaga bardzo poważnej dyscypliny. Według GTD, aby z powodzeniem zrobić jedną rzecz, trzeba uwolnić głowę od wszystkich innych zadań i skupić się na niej. Oznacza to, że zamiast zajmować umysł zapamiętywaniem wszystkich nadchodzących spraw, zadania są ustalane zgodnie z pewnym systemem.

David, opowiedz nam o swojej publiczności. Kto powinien postępować zgodnie z twoimi radami i żyć w systemie GTD?

- GTD jest jednakowo istotne dla wszystkich, ale ci, którzy naprawdę z niego korzystają, nie są zjednoczeni pod względem społecznym, wiekowym czy geograficznym - to ludzie o określonym sposobie myślenia. Każdy, kto interesuje się GTD, po 18 miesiącach zauważa, jak zmienia się jego życie na lepsze. W rzeczywistości system może działać równie skutecznie zarówno dla nastolatków, jak i prezesów dużych firm, lub może być dla nich równie bezużyteczny.

Używasz wszystkiego, co polecasz?

- Tak, inaczej po prostu sobie nie poradzę - wszystko wymknie mi się spod kontroli. Przychodzi mi na myśl obraz surfera na desce, na wielkiej fali. Zapewne zauważyłeś, że są one przywiązane do deski specjalnym paskiem. Po co? Aby móc szybko wrócić na deskę po upadku. To, czego uczy GTD, to być na fali, być kreatywnym i produktywnym. Ale nawet najskuteczniejsi ludzie pozwalają sobie wymknąć się spod kontroli. Jeśli okresowo nie spadasz z deski, wybierasz zbyt proste fale. GTD pozwala uświadomić sobie, że wypadłeś ze stanu produkcyjnego i szybko do niego powrócić.

Kiedy podejmujesz nowy biznes, zapisz się do nietypowego zadania - możesz łatwo zmyć się z planszy. Nie ma w tym nic złego, ale dzięki uporządkowanemu podejściu wiesz, z czym się zmierzyć i jak wydostać się z wody.

Z jakimi problemami najczęściej przychodzą, na co narzekają?

- Przeważnie ludzie zwracają się z powodu stresu, ogólnego stanu lęku spowodowanego przekrwieniem mózgu. Za mało czasu i za dużo do zrobienia. Ale tak naprawdę problem nie tkwi w czasie, ale w tym, że ludzie chcą więcej przestrzeni mentalnej, chcą być bardziej kreatywni i robić to, co im się podoba.

Najbardziej niezwykłe przypadki?

„Prowadziliśmy szkolenia dla astronautów, gdy byli na stacji kosmicznej. Wśród nich była Catherine Coleman, jedna z pierwszych astronautek. To były interesujące sesje, ponieważ musieliśmy przerywać, gdy była po drugiej stronie planety, a potem wracać do rozmowy, gdy ponownie nawiązała kontakt.

Z czego jesteś najbardziej dumny?

- Napisanie mojej pierwszej książki, Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, wymagało z mojej strony ogromnej ilości czasu i wysiłku. Praktycznie stałem się alkoholikiem pisząc książkę o tym, jak żyć bez stresu. Ale wtedy pracowałem na etacie i nie mogłem sobie pozwolić na osobny czas na przygotowanie książki. Co najważniejsze, nie byłam pewna, czy potrafię przekazać wiedzę zgromadzoną przez 25 lat w taki sposób, aby naprawdę pomagała ludziom. Nadal regularnie otrzymujemy listy od wdzięcznych czytelników, ale jest jeden problem: po przeczytaniu niektórych osób są oni przytłoczeni informacjami, ponieważ w książce zamieściłem wszystko, czego ludzkość może potrzebować na wypadek, gdyby potrącił mnie autobus.

Jaka jest różnica między GTD a standardowymi codziennymi listami rzeczy do zrobienia? Prawie każdy z nas pisze takie listy każdego dnia i czasami sporządzenie listy zajmuje więcej czasu niż jej usunięcie

- Często ludzie rejestrują tylko najważniejsze rzeczy, a setki spraw, które nie są tak ważne, w ogóle nie są brane pod uwagę. Ludzie uważają, że jeśli sprawa nie jest ważna, to można jej nie spisywać, ale właśnie takie drobne zadania, przewijające się po głowie, zużywają znaczną część zasobów mózgu.

Aby być wolnym i móc skupić się na najważniejszych sprawach, trzeba pozbyć się wszystkiego, co nie jest tak ważne.

Tak, ale rzeczy mogą być tak nieistotne, że ich spisanie zajmuje więcej czasu niż ich wykonanie

- Ale jeśli nie zrobisz ich od razu, będą ci przeszkadzać i będziesz do nich wielokrotnie wracać. Ile razy chcesz sobie przypominać o kupowaniu jedzenia dla kota? Albo że musisz zadzwonić do swojej siostry? Za każdym razem, gdy wymyślisz jakieś, nawet najmniejsze zadanie, musisz wyciągnąć zeszyt i zapisać go, chyba że planujesz wykonać to zadanie właśnie teraz.

Ile masz takich kategorii list?

- Szczerze mówiąc, nie pamiętam - zobaczmy. W sumie jest ich około 20, ale istnieje około ośmiu bezpośrednich przypomnień o działaniu.

Mam kategorię "Projekty", "Rozmowy" - tutaj przechowywane są zadania, według których kolejnym krokiem byłoby omówienie tematu z kimś innym.

Następnie są „Połączenia”, a następnie „Rzeczy, które muszę zrobić na moim komputerze” i, zwróć uwagę, te, które nie wymagają Internetu. Mam dużo lotów i nie wszystkie samoloty mają Wi-Fi, a zatem jest to jedyna lista, z którą mogę pracować.

Następna kategoria to „Praca na podłączonym komputerze”. Cóż, wszystko jasne. Mam też listę „Pisanie tekstów”, to też jest praca na komputerze, ale wymaga zupełnie innego stanu, w określonym nastroju i kontekście.

"Obrót" - pytania, które można rozwiązać w podróży. "Dom" - czynności, które muszę wykonać będąc w domu.

Ja też mam taką listę, nazwałem ją „Surfing”. Są to wszelkiego rodzaju śmieszne lub edukacyjne filmy, na przykład koty grające na pianinie, ogólnie filmy, które zostały mi przesłane lub na które się natknąłem. Prawie nigdy tam nie zaglądam, ale w zasadzie, gdy mam kontakt, czas i pragnienie, mogę do nich wrócić.

A oto lista „Pytań, na które czekam na informacje lub działania innych osób”. I oczywiście kalendarz jest głównym szkieletem lub pejzażem mojego życia. Wyobraź sobie, że umieścisz wszystkie te rzeczy na jednej liście - będzie prawdziwy zamęt. Dlatego stworzyłem bardziej złożoną strukturę, aby ją uprościć. Jeśli dziś będę miał tylko kilka wolnych minut, prawdopodobnie zapomnę o kreatywnych tekstach, które muszę napisać. Jeśli nie ma mnie w domu, nie ma sensu patrzeć na listę domów. Uporządkowałem wszystko tak, aby niczego nie zapomnieć i nie marnować swojej mentalnej przestrzeni na zapamiętywanie, jednocześnie będąc w stanie szybko przejść do zadań, na które mam czas.

Wolisz media papierowe czy aplikacje elektroniczne? Jaką radę możesz dać?

- Żeby czegoś nie zapomnieć, zawsze noszę ze sobą mały notes, w którym wszystko zapisuję. Następnie wprowadzam wszystkie zadania do komputera. Ogólnie rzecz biorąc, zrobi to każdy menedżer zadań. Ludzie próbują używać głowy jako biura, a wszystkie sztuczki życiowe są zasadniczo wersjami zewnętrznego mózgu. Jak mogę zrobić odpowiednie przypomnienia, aby zobaczyć, co muszę zrobić w chwili, gdy muszę to zrobić.

Od Ciebie zależy, czy ten styl życia jest dla Ciebie odpowiedni, a GTD to właściwie nie system technik, ale styl życia, w którym z jednej strony wszystko jest jasno uregulowane, a z drugiej istnieje możliwość idź na całość, co naprawdę lubisz, i nie zajmuj głowy tym, co może przechowywać papier.

Więcej informacji na temat GTD można znaleźć w najnowszym wydaniu Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, który ukaże się w Rosji we wrześniu 2015 roku.