Jak przestać marnować czas na bezużyteczne czynności

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

Aby być bardziej produktywnym, nie zmuszaj się do koncentracji. Po prostu dokonaj drobnych zmian w swoim dniu pracy.

1. Przeprowadź jak najmniej spotkań

Na spotkaniach spędzamy do czterech godzin tygodniowo. Ponad połowa z tego to strata czasu. Jeśli możesz, postaraj się ograniczyć liczbę spotkań.

• Weź pod uwagę liczbę uczestników. Nie zapraszaj kolegów na spotkanie tylko po to, by być po bezpiecznej stronie. Niech lepiej spędzają czas, wykonując swoją pracę bardziej produktywnie.
• Rozmowy twarzą w twarz często mogą być dobrym substytutem spotkań. Dużo łatwiej jest najpierw omówić szczegóły projektu z odpowiedzialnym pracownikiem, a dopiero potem zaprezentować pomysł całemu zespołowi.
• Zanim zaplanujesz lub weźmiesz udział w formalnym spotkaniu, dokładnie zastanów się, jakie informacje zamierzasz udostępnić swoim współpracownikom. Najczęściej podstawowe informacje można przekazać w inny sposób, na przykład poprzez link do dokumentu, pisanie na czacie, a nawet po prostu przekazanie go ustnie przy filiżance kawy. Wtedy pracownicy będą mogli odpowiedzieć na Twoje informacje bez zakłócania przepływu pracy.

2. Zmień interakcję z kolegami

Oczywiście współpraca zwykle pomaga zwiększyć produktywność. Ale to nie jest takie proste. Według danych, każdy pracownik jest rozpraszany średnio siedem razy na godzinę. A 80% tych zakłóceń to małe, nieistotne rzeczy.

Dlatego zamiast zadawać pytanie, gdy tylko przyjdzie Ci do głowy, nie spiesz się, aby odwrócić uwagę współpracowników. Zrób listę, a następnie zapytaj wszystkich od razu, kiedy pracownik jest wolny. Ponadto często zdarza się, że po jakimś czasie sami znajdujemy odpowiedź na nasze pytanie lub rozumiemy, że pierwsze trzy pytania po prostu doprowadziły nas do jednej wielkiej czwartej.

Jeśli jesteś rozproszony, nie musisz projektować skomplikowanej komunikacji ze współpracownikami. Na przykład noszenie słuchawek zwykle wystarcza do sygnalizacji Nie przeszkadzać. Jeśli to nie zadziała, spróbuj przenieść się do innej części biura, gdzie nie będzie Ci przeszkadzać. Większość współpracowników przyzwyczai się do tych sygnałów i nie będzie Ci przeszkadzać, gdy będziesz zajęty.

3. Zmniejsz przepływ e-maili

Problem nie dotyczy samego e-maila, ale sposobu, w jaki go używamy. Podczas gdy wcześniej e-maile zawierały dużą ilość informacji, teraz bardziej przypominają SMS-y. Typowy list zawiera teraz od 5 do 43 słów - krótkie informacje i proste pytania uzupełniające. Takie listy szybko mnożą się w Twojej skrzynce odbiorczej, grożąc, że dosłownie utopią Cię w strumieniu nieprzeczytanych wiadomości.

Przed wysłaniem e-maila zastanów się, czy nie byłoby wygodniej skorzystać z innej metody przekazywania informacji.

Na przykład za pomocą różnych komunikatorów możesz szybko wysyłać krótkie wiadomości i odpowiadać na nie bez zbędnych formalności, jakie narzuca e-mail. A w komentarzach do dokumentów z otwartym dostępem kilka osób może natychmiast zostawić swoje propozycje dotyczące projektu, zamiast zaśmiecać nimi skrzynki pocztowe kolegów.

4. Pracuj w domu i wysypiaj się

Wypoczęty pracownik często robi więcej w ciągu sześciu godzin niż śpiący pracownik w ciągu wszystkich dziesięciu. Dlatego praca w domu staje się dla wielu idealną opcją. A dzięki nowoczesnym środkom komunikacji pracownicy nie muszą znajdować się w tym samym pomieszczeniu, aby rozwiązać jakikolwiek problem.

Uwalniając się od konieczności spędzenia kilku godzin na transporcie, możesz się wyspać, a to pozytywnie wpłynie na produktywność.

Oczywiście w niektórych obszarach działalności konieczna jest bliższa komunikacja z kolegami, ale jeden lub dwa dni robocze w tygodniu spędzane w domu przydadzą się przedstawicielom każdego zawodu. To da ci możliwość skupienia się na własnym projekcie i po prostu przespania się. Kluczem jest znalezienie rytmu tygodnia, który odpowiada Tobie i Twojemu zespołowi.

5. Rób częste przerwy

Przerwy są tak samo ważne jak sama praca. Jednak zwykła zmiana działalności często nie wystarcza. Aby się naładować, musisz wstawać od stołu co półtorej godziny.

Dłuższe przerwy, takie jak obiad z przyjaciółmi lub spacer, są pomocne dla kreatywnych osób. Ta przerwa pozwala zmienić bezproduktywne popołudnie w twórczy przełom.

Nie odpoczniesz, jeśli będziesz rozproszony przez kilka minut co pół godziny. Lepiej kilka razy dziennie wyjść z miejsca pracy na co najmniej dziesięć minut.

Chociaż te przerwy faktycznie zmniejszą liczbę godzin pracy, przez resztę czasu będziesz bardziej wydajny. Naprawdę produktywny dzień pracy jest możliwy tylko dzięki odpoczynkowi i regeneracji.