Jak ustalić priorytety, gdy jesteś ciągle przytłoczony?

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

Definiujemy najważniejsze w życiu i uczymy się stawiać to na pierwszym miejscu.

Kiedy toniesz w morzu zadań i zobowiązań, nawet decyzja, co zrobić najpierw, może być trudna. W takiej sytuacji ważne jest, aby zaakceptować, że po prostu fizycznie nie da się wszystkiego dokończyć i podkreślić to, co najważniejsze. W przeciwnym razie będą cię prześladować stres i poczucie winy.

Co powinno być priorytetem

Każdy będzie miał swoje specyficzne zadania, ale jest kilka dziedzin życia, na które wszyscy powinniśmy zwracać większą uwagę. To one pomagają ci zbliżyć się do twoich długoterminowych celów i sprawić, że życie będzie warte zachodu. Jednak wielu ignoruje je miesiącami, a nawet latami. Spróbuj przenieść je na początek listy rzeczy do zrobienia.

1. Zdrowie

Zdrowy styl życia coraz częściej schodzi na dalszy plan. Rezygnujemy z spacerów po parku i treningów, aby załatwić sprawy, albo wybieramy fast foody, żeby nie tracić czasu na gotowanie.

Wyniki takich decyzji kumulują się i zaczynają wpływać na wszystkie dziedziny życia. Fast food nie zapewnia wystarczającej ilości energii, aby dobrze funkcjonować. Stres i drażliwość, które wynikają z niedbania o siebie, mogą sprawić, że poczujemy się, jakbyśmy byli z naszymi bliskimi. W rezultacie cierpi nie tylko samopoczucie fizyczne, ale także psychiczne, pogarsza się stan emocjonalny. Więc przypomnij sobie: zdrowie jest podstawą wszystkiego.

2. Sen

Przygotuj się do egzaminów, dokończ pisanie raportu, oglądaj serial do późna – wybieramy wszystko poza snem. Wygląda na to, że zmniejszając go, zyskamy kilka dodatkowych godzin na nasze sprawy. Ale cena jest bardzo wysoka.

Prawdopodobnie doświadczyłeś skutków braku snu: zmęczenia, drażliwości, niemożności koncentracji i zrobienia czegoś produktywnego. Ale badania pokazują, że ciągły brak odpoczynku prowadzi do znacznie poważniejszych problemów, od chorób układu sercowo-naczyniowego po pogorszenie pracy mózgu. Nie zaniedbuj snu.

3. Relacje z bliskimi

W chwilach stresu często nawiązujemy relacje z bliskimi, wierząc, że nigdzie nie pójdą i po prostu wrócimy do komunikacji, gdy będziemy mieli więcej czasu. I tak tęsknimy za koncertem dziecka z powodu spotkania w pracy, albo zapominamy życzyć koledze wszystkiego najlepszego, bo myśli są zajęte sprawami. Takie drobiazgi kumulują się i psują relacje, a później trudno je przywrócić.

Poświęć czas na wzmocnienie rodziny i przyjaźni, aby nie żałować tego, co przegapiłeś. Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci to zrobić:

• Zrób pierwszy krok. Nie czekaj, aż inni coś zaproponują. Bądź tym, który pozostaje w kontakcie i zaprasza gdzieś rodzinę i przyjaciół.
• Sam ustal, za czym nie zabraknie Ci niczego na świecie. W pewnym momencie nieuchronnie będziesz musiał dokonać wyboru na korzyść pracy lub innych obowiązków. Ale muszą być sytuacje, których nie można zaniedbać, jak rocznica ślubu czy pomoc przyjacielowi w trudnym dla niego momencie.
• Pozostajemy w kontakcie. Wszyscy jesteśmy zajęci, ale to nie jest powód do utraty kontaktu. Zadzwoń, napisz, pogratuluj bliskim zwycięstw, okaż współczucie w przypadku niepowodzeń, podziękuj i tak po prostu nawiąż kontakt.

4. Produktywna praca

Ciężka praca i bycie produktywnym to niekoniecznie to samo. Możesz pracować od rana do wieczora, ale uzyskasz minimalne rezultaty. Dlatego ważne jest, aby działać nie tylko rzetelnie, ale i mądrze: pracować dogłębnie, skoncentrować się na zadaniach, które pomagają się rozwijać, także zawodowo. Szukaj i traktuj priorytetowo możliwości, które pozwolą Ci uczyć się nowych rzeczy i robić rzeczy, które Cię inspirują.

Co wykluczyć z priorytetów

Aby awansować coś na liście rzeczy do zrobienia, musisz zrezygnować z czegoś innego. Oto kilka czynności, które możesz wykonać, aby uwolnić swój czas i energię.

1. Media społecznościowe i absorpcja treści

Sprawdzanie, co nowego na Instagramie lub Twitterze, nie powinno być Twoim priorytetem. Oto, co radzi Cal Newport, autor Digital Minimalism: „Skup się na kilku starannie dobranych działaniach online, które wspierają Twoje wartości, i pomiń resztę”.

Aby ułatwić ten proces:

• Śledź, dokąd idzie Twój czas. Istnieją do tego specjalne usługi. Kiedy widzisz, ile marnujesz, łatwiej jest przekierować ten czas na coś innego.
• Utrudnij sobie dostęp. Usuń aplikacje mediów społecznościowych, aby uniknąć nudy.

2. Zadania o małej wartości

Zawsze są rzeczy, które zajmują dużo czasu, ale nie popychają nas do przodu:

• sprawdzać pocztę i odpowiadać na listy;
• czytać zgromadzone wiadomości na czatach roboczych;
• wykonywać powtarzalne zadania administracyjne;
• spełnić czyjąś pilną prośbę.

Taki obrót tylko odwraca uwagę od najważniejszej rzeczy. Przypomnij sobie, że nie osiągniesz wielkich celów, jeśli cały czas będziesz robił tylko takie małe rzeczy.

3. Negatywne nastawienie

Często rozpamiętujemy nieprzyjemne wydarzenia i niepowodzenia, wątpimy w siebie lub wpadamy w złość na innych. To nie tylko psuje nastrój, ale także zabiera czas, który można by przeznaczyć na zmiany w życiu. Użyj następujących strategii, aby uniknąć utknięcia w negatywnych myślach:

• Zbierz zbiór komplementów. Gdy ktoś powiedział coś dobrego, pochwalił, podziękował, pochwalił, zapisz to w zeszycie lub zapisz zrzut ekranu. Kiedy jesteś w złym nastroju, ponowne przeczytanie miłych słów pomoże ci poczuć się lepiej.
• Obserwuj swój wewnętrzny dialog. Kiedy zauważysz negatywne myśli o sobie, wyobraź sobie, że mówisz coś takiego bliskiemu przyjacielowi lub dziecku. Najprawdopodobniej okaże się, że jesteś zbyt krytyczny wobec siebie.
• Bądź milszy. Pamiętaj, że ludzie mogli cię skrzywdzić, ponieważ sami doświadczali trudności. Ale nie zapomnij być dla siebie miłym. Jeśli czujesz, że dana osoba jest toksyczna, broń swoich granic lub przestań się komunikować.

Przede wszystkim ważne

1. Połącz wszystkie zadania

Z pewnością masz listę zadań do pracy i spraw osobistych, a różne pomysły nieustannie kręcą się w Twojej głowie. Tak trudno wiedzieć, od czego zacząć. Dlatego pierwszym krokiem jest zebranie wszystkich spraw w jednym miejscu i wyznaczenie terminu ich zakończenia. Aby to zrobić, możesz skorzystać z papieru lub usług, takich jak Trello i Todoist.

2. Pozbądź się zakłóceń

Blokuj dostęp do czasochłonnych witryn. Możesz to robić przez cały dzień lub przez określony czas, kiedy musisz pracować bez rozpraszania się. Jeśli to nie jest dla Ciebie opcja, przynajmniej wyłącz niepotrzebne powiadomienia.

3. Oprzyj się pokusie przejścia na coś nowego

Zawsze pojawi się nowy pomysł lub zadanie, którym chcesz się zająć. Ale przełączając się z jednego na drugie, nie zrobisz postępu w tym, co robisz. Nawet jeśli się znudzisz, spróbuj. Nie rezygnuj z jednego nawyku po tygodniu, aby spróbować innego. Nie podejmuj nowego projektu, dopóki nie skończysz bieżącego.

4. Rozróżnij ważne i pilne sprawy

Mamy tendencję do nadawania priorytetów zadaniom z terminami, nawet jeśli są one dla nas mniej ważne same w sobie. Jednak czynności takie jak telefon do babci czy wyjście na spacer nie są priorytetem, choć po prostu równoważą życie i dają cenne wspomnienia.

Użyj macierzy Eisenhowera, aby ustalić priorytety spraw. Ma cztery kategorie:

• Pilne i ważne: zadania, które są dla Ciebie cenne - musisz je jak najszybciej wykonać.
• Niepilne, ale ważne: zadania, które pomagają się rozwijać – należy je wpisać do kalendarza.
• Pilne, ale nieważne: zadania, które można delegować komuś innemu.
• Niepilne i nieważne: zadania do porzucenia.

Staraj się robić jak najwięcej ważnych rzeczy i minimalizować te nieważne.

5. Zarządzaj nie czasem, ale swoją energią

Aby to zrobić, musisz określić, kiedy jesteś najbardziej produktywny i rozdzielić zadania na podstawie swojego poziomu energii. Na przykład:

• Jeśli jesteś rannym ptaszkiem, zaplanuj ważne rzeczy do zrobienia rano, kiedy jesteś najbardziej pobudzony.
• Jeśli jesteś nocnym markiem, rób projekty, które wymagają koncentracji wieczorami.
• Jeśli masz małe dzieci, Twój produktywny czas jest wtedy, gdy śpią lub gdy ktoś inny się nimi opiekuje. Wykorzystaj te luki do swoich priorytetowych zadań.

6. Zrób listę swoich zobowiązań

Często bierzemy na siebie za dużo, mimo że nasza energia i czas są ograniczone. Dlatego warto okresowo sprawdzać swoje zobowiązania:

• Zrób jak najbardziej szczegółową listę tego, na co spędzasz czas.
• Podziel te czynności na kategorie: kariera, rodzina, hobby i tak dalej.
• Zdecyduj, ile procentowo czasu chcesz poświęcić na każdą kategorię.
• Zmniejsz liczbę mniej ważnych obowiązków, aby mieć wystarczającą ilość zasobów na te najważniejsze.
• Codziennie sporządzaj listę rzeczy do zrobienia w oparciu o główne kategorie.

7. Staraj się jak najszybciej „zjeść żabę”

Żaba oznacza najtrudniejszą lub nieprzyjemną rzecz dnia. Na przykład praca nad projektem, o którym marzysz, uprawianie sportu, pisanie tysiąca słów do przyszłej książki. Zazwyczaj chcesz odłożyć takie rzeczy na później, ale lepiej zrobić to najpierw.

To posunie Cię do przodu i ułatwi wszystko inne w ciągu dnia. Jeśli codziennie „zjesz żabę”, stopniowo osiągniesz lepsze rezultaty.

8. Rozłóż zadania w blokach

Pomoże Ci to zbudować harmonogram oparty na priorytetach i nie tracić czasu na przerzucanie się z jednego na drugie. Tak działa metoda:

• Zrób listę rzeczy do zrobienia na dany dzień.
• Podziel zadania tego samego typu na bloki, na przykład „Praca z pocztą”, „Pisanie tekstu”, „Spotkania”.
• Oblicz, ile czasu zajmie każdy blok.
• Dodawaj bloki do kalendarza jeden po drugim.
• Przejdź do następnego dopiero po zakończeniu poprzedniego.
• W razie potrzeby przesuń bloki w kalendarzu.

Postaraj się, aby co najmniej jeden z bloków każdego dnia był poświęcony Twoim priorytetom.

Przeczytaj też?

• 7 skutecznych metod planowania, które pomogą Ci pozostać na dobrej drodze
• Jak być bardziej produktywnym: 7 głównych zasad
• 4 sposoby na uporządkowanie listy rzeczy do zrobienia, dzięki czemu możesz pracować mądrzej