David Allen: Jak uporządkować swoje życie

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

David opowiada o przepływie informacji wokół nas io tym, jak radzić sobie z nadmiarem informacji, jeśli naprawdę istnieją.

Założę się, David, że większość ludzi czytających ten artykuł czuje się teraz ugrzęzła w biznesie – poczta, SMS-y, telefony – 24 godziny na dobę. Czy stres przybrał dziś inne formy?

Ludzie czują się teraz przytłoczeni, ponieważ nie doświadczają prawdziwego stresu, jakiego doświadczali nasi przodkowie przez dość długi okres historii. Głównym celem było przetrwanie. I co ciekawe, to właśnie taka sytuacja kryzysowa sprawiła, że człowiek zachowywał się spokojniej: szybko zbierał i przetwarzał informacje, szybko podejmował decyzje i słuchał swojej intuicji. Skupili się tylko na jednym – na przetrwaniu za wszelką cenę!

Ale kiedy jesteś pozbawiony tego kryzysu, świat wokół ciebie zaczyna przytłaczać drobiazgami, jesteś w centrum powodzi: podatki wzrosły, zimno torturuje, drukarka żuje papier… I te wszystkie bzdury z naszych urządzeń elektronicznych 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu!

Aby poradzić sobie z tym przepływem, musimy odzyskać zdolność do podejmowania szybkich decyzji i alokowania ograniczonych zasobów. Ogólnie rzecz biorąc, od czasów starożytnych nic się nie zmieniło. Jedyna różnica polega na tym, ile jeszcze decyzji ludzie muszą teraz podjąć.

Jeśli nie możesz się na czymś skupić, musisz nauczyć się rozróżniać, co jest dla ciebie ważne teraz w twoim świecie. Jak traktujemy priorytetowo wszystkie śmieci, które nas otaczają? Potrzebujesz map myśli, które Cię poprowadzą. Powinna istnieć mapa, która powie ci, co powinieneś robić w ciągu najbliższych trzech lat i co w ciągu najbliższych trzech minut. A to są różne karty. Zasadniczo Twój kalendarz też może wykonać świetną robotę. Najważniejsze, że odpowiada na pytanie: na co powinienem teraz zwrócić uwagę?

Jakich narzędzi używasz osobiście, aby być bardziej produktywnym?

Używam Lotus Notes, ponieważ używamy go jako aplikacji korporacyjnej. Mój przyjaciel Eric Mack opracował rozszerzenie, które pozwala mi wygodnie korzystać z mojego kalendarza, poczty i listy rzeczy do zrobienia. Wszystko to jest zsynchronizowane z moim BlackBerry, ponieważ nie skonfigurowaliśmy jeszcze tej funkcji dla iPhone'a, ale staramy się jak najszybciej naprawić to nieporozumienie.

Używam TheBrain i MindManager. Różnią się funkcjonalnością i służą do rozwiązywania zasadniczo różnych problemów.

Co jeszcze? Mam też mały notes. Pomysły czasami nadrabiają zaległości w najbardziej nieoczekiwanych miejscach i trzeba je pilnie zapisać. Dlatego papier pozostaje w moim życiu jako najłatwiejszy sposób na szybkie naprawienie czegoś.

Ale wciąż szukam nowych narzędzi, które pomogą mi zarządzać czasem i zasobami mózgu. Na przykład mój iPad zaczął się stopniowo przekształcać z zabawki w dość funkcjonalny gadżet. Ale nadal jest bardzo toporne, podoba mi się tylko jedna aplikacja od Adobe, w której można rysować najprostsze kształty. Można się nią bawić, ale nie zastąpi ona jeszcze zwykłej tablicy. Więc daleko mi do zaawansowanych technologii w tym zakresie. Korzystam również z pakietu Microsoft Office. Pracuję na Macu, ale mam Parallels.

A co z prawdziwymi, nieelektronicznymi instrumentami?

Och, mam prawdziwy koszyk, w którym kładę wszystkie notatki. To jest mój zbawiciel, to jest koszyk o nazwie „Nie chcę teraz o tym wszystkim myśleć”. Najważniejsze, aby nie zapomnieć o powrocie do tego kosza, dopóki wszystko tam nie będzie spleśniałe. I chociaż właśnie wyrzucam 80% moich notatek, to bardzo dobrze uwalnia moją głowę: wrzuciłem do kosza i zapomniałem, potem wróciłem i zdecydowałem, czy to konieczne, czy nie.

Na pewno fajnie byłoby zrobić to wszystko elektronicznie. Ale jest problem, który można scharakteryzować następująco: z oczu - z umysłu! Fizyczny prawdziwy kosz nieustannie unosi się przed Twoimi oczami i łatwo zapomnieć o elektronicznych śmieciach. Znam wielu ludzi, którzy znają się na wysokich technologiach, a jednak wracają do papieru, bo jest to o wiele bardziej oczywiste. Musisz mieć silną wolę i samodyscyplinę, aby wrócić do tego, co leży gdzieś w komputerze.

Wiele się teraz mówi o tym, że jesteśmy narażeni na nadmiar informacji. Co możesz o tym powiedzieć?

Co to jest przeciążenie informacjami? Gdyby tak było, mógłbyś wejść do biblioteki i paść martwy. Lub przejdź do Internetu i eksploduj, rozpraszając się na małe kawałki.

Tak naprawdę miejsce najbardziej nasycone informacją jest jednocześnie najbardziej relaksujące – to natura. Otacza nas tyle różnych obrazów, dźwięków i zapachów. A propos, czy słyszałeś o deprywacji sensorycznej? Możesz po prostu zwariować, jeśli nie czujesz tego wszystkiego przez długi czas.

Tutaj sprawa jest inna. W przyrodzie jest wiele rzeczy, które niosą ze sobą informacje, ale tylko kilka z nich ma dla nas prawdziwe znaczenie, na przykład: zwierzęta, jagody czy pokrzywy. Problem z e-mailem nie polega na tym, że zawiera dużo informacji, ale na tym, że na podstawie tych informacji musimy podjąć jakieś działanie lub podjąć jakąś decyzję. A kiedy otrzymasz list, bez względu na to, od kogo: od kuzyna czy od szefa, przed jego otwarciem przygotowujesz się na to, że będą od ciebie wymagane działania. Przeglądasz już opcje tego, co może zawierać ten list: „to może być ważne, bardzo ważne, sprawi, że zmienię plany…” Teraz pomnóż te myśli przez liczbę listów, które otrzymujesz dziennie.

Ponadto rozproszone myśli i niezdolność do koncentracji są czynnikiem stresu i silnym hamulcem wydajności. W pracy myślisz o obowiązkach domowych, a w domu myślisz o pracy. Jesteś wszędzie i nigdzie. A przez cały dzień towarzyszy Ci nudne uczucie niepokoju.

Znowu nic się nie zmieniło, z wyjątkiem częstotliwości, z jaką to się dzieje. W ciągu 72 godzin Ty i ja możemy otrzymać tyle informacji, które zmienią nasze skupienie i priorytety, których nasi rodzice nie otrzymali w ciągu miesiąca. W 1912 roku ktoś mówił o telefonie tak samo, jak o e-mailu: „oj, to zrujnuje jakość życia”, „rozmowy staną się powierzchowne i nieistotne”, „wszyscy będą tylko przez to rozpraszani”! Brzmi znajomo, co?

A w 1983 roku mężczyzna z małym pamiętnikiem w kieszeni został uznany za maniaka produktywności.

W naszym magazynie ukazało się wiele artykułów na temat możliwego wpływu technologii na ludzką wiedzę i zdolność myślenia. Na przykład: „Czy Google nas ogłupia?” Jak myślisz, jak ludzka mądrość i zdolność myślenia zmieniają się na lepsze lub na gorsze?

Cóż, prawdopodobnie w dzieciństwie miałeś encyklopedie. I nawet je czytasz, mając nadzieję, że dowiesz się więcej o świecie. Co się zmieniło, poza tym, że dostęp do wiedzy stał się ogromnie wielokrotnie łatwiejszy? Żyjemy we wspaniałych czasach, myślę, że to wspaniałe, że możemy się tak łatwo komunikować, będąc w różnych częściach globu.

Pomyśl tylko o sukcesie, jaki dana osoba mogłaby osiągnąć z procesorem w swojej głowie! Oczywiście pod warunkiem, że będzie jedyny. Ale jeśli pozostaniesz ostatnią osobą na Ziemi, nie będziesz już potrzebował planistów ani GTD.

Proszę odpowiedzieć na główne pytanie, o czym jest najważniejsza rzecz, o której człowiek musi pamiętać, aby mieć całkowitą kontrolę nad swoim życiem?

Wszystko powinno być przesyłane z mózgu na zewnętrzne media. Nie wiem, co mogłoby być prostsze! Zapisz to, co jest ważne (nawet potencjalnie), wyjaśnij, co te rzeczy dla Ciebie znaczą, i zapisz wyniki, abyś zawsze mógł cofnąć się o krok i spojrzeć na sprawy szerzej.

Zasadniczo wszystko sprowadza się do jednego: przestań używać mózgu jako miejsca do zbierania i organizowania wszystkich informacji, na których ci zależy. Jeśli spróbujesz zachować to wszystko w swojej głowie, wkrótce znajdziesz tam ruchome piaski, w których wszystko natychmiast zatonie. Marzę o chwalebnej przyszłości, kiedy będziemy mogli całkowicie uwolnić głowy od śmieci i poświęcić umysł wyłącznie mądrym myślom.