Dlaczego systemy GTD często zawodzą?

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

© zdjęcie

Jeśli korzystasz z tego, co uważasz za najlepszy system GTD, ale nie widzisz wyników, jest mało prawdopodobne, że problem tkwi w systemie, a raczej problem z przekonaniem, że doskonale ustrukturyzowana lista rzeczy do zrobienia pozwoli Ci to zrobić 10 razy więcej pracy niż Twoi koledzy. Żadna metoda na zwiększenie produktywności nie jest skuteczna, dopóki nie zaczniesz myśleć realistycznie. Porozmawiamy o tym w artykule.

Nie da się zrobić „wszystkiego” w jeden dzień

Każdego dnia masz wiele rzeczy, które koniecznie musisz zrobić dzisiaj. Wydaje się, że rozumiesz, że nie da się zrobić wszystkiego na raz, ale mimo to z godną pozazdroszczenia wytrwałością próbujesz udowodnić coś przeciwnego, co ostatecznie prowadzi do poczucia, że przez cały dzień kręcisz się jak wiewiórka w kole, ale ty nie miałem czasu na nic. Unikanie tego uczucia jest łatwe – musisz ustalić priorytety. Zdecyduj, co naprawdę należy zrobić dzisiaj, a co może poczekać do jutra. Po wykonaniu małej listy zadań w ciągu jednego dnia odczujesz postęp, co oznacza, że następnego dnia z wielkim zapałem zabierzesz się do pracy.

Prawdopodobnie już myślałeś, że w rzeczywistości trudno jest ustalić priorytety. Nie zawsze można zrozumieć, który biznes jest dziś ważniejszy. W swoim wideoblogu słynny bloger Ze Frank daje taką radę: napisz listę wszystkich rzeczy, które należy wykonać, a następnie zacznij czytać listę od końca, wsłuchując się w swoje wewnętrzne odczucia. Jeśli rozumiesz, że ten punkt jest naprawdę ważny, zostaw go, a jeśli jest choćby najmniejsza wątpliwość, skreśl go bezlitośnie. Pozostałe zadania rozpocznij od pierwszego na liście.

Pamiętaj, że doba ma 24 godziny, przez ten czas jesteś ograniczony. Planując za dużo, do wieczora będziesz rozczarowany, że znowu nie miałeś czasu. Wręcz przeciwnie, lepiej postawić sobie cel zbyt prosty, z którym na pewno sobie poradzisz. A potem wykonaj dodatkową pracę. Pod koniec dnia poczujesz się jak zwycięzca, bo oprócz niezbędnych rzeczy udało Ci się zrobić coś jeszcze.

Zapomnij o wielozadaniowości i skup się na jednej rzeczy

Wielozadaniowość jest bardzo trudna, ale mimo to wiele osób lubi to robić, ponieważ w ten sposób czują się bardziej aktywni i produktywni. Co pięć minut możemy przerwać jakąś czynność, aby odpowiedzieć telefonicznie lub e-mailem. Wielozadaniowość bardzo rozprasza naszą uwagę, a oto dlaczego: za każdym razem, przenosząc swoją uwagę z jednego zadania na drugie, boleśnie powrócisz do pierwszego, pamiętając, gdzie skończyłeś.

W idealnym świecie moglibyśmy całkowicie zrezygnować z wielozadaniowości, ale w prawdziwym świecie wciąż pojawiają się sytuacje, w których nie da się tego uniknąć. W takim przypadku warto pójść na kompromis, stosując np. technikę „planowania pomidorów”, kiedy przez 25 minut skupiasz się wyłącznie na jednym zadaniu, nie dając się rozproszyć.

Pracuj nad jednym zadaniem, a po 25 minutach przejrzyj listę i wybierz następne, które aktualnie wymaga Twojej natychmiastowej uwagi. Umożliwi to wielozadaniowość, ale skupienie się na zadaniu.

Mądrze wybieraj i stosuj wskazówki dotyczące produktywności

Jest wiele artykułów napisanych na temat produktywności i wydajności, nowe techniki i hacki pojawiają się bez końca, ale żaden z nich nie pomoże, jeśli nie rozwiążesz problemów opisanych powyżej. A nawet po ich rozwiązaniu musisz nauczyć się poprawnie i na miejscu stosować system GTD.

Jak już wspomnieliśmy w jednym z naszych postów, jeśli to, co robisz, jest dla Ciebie ważne, nie potrzebujesz systemów, list i przypomnień. Nie będzie ci trudno pamiętać o tym, co musisz zrobić. Jeśli problem, który rozwiązujesz, jest globalny, prawdopodobnie podzielisz go na części, pisząc listę rzeczy do zrobienia, ale zrób to bez myślenia: „Och, używam GTD!” Po co więc są systemy GTD i inne wskazówki dotyczące produktywności? Aby robić rutynowe i nudne rzeczy na czas: płacenie rachunków, wykonywanie połączeń, raportowanie. To jest to, o czym z całej duszy marzysz, aby odłożyć na „jutro”, które nigdy nie nadejdzie.

Jednak żaden system produktywności nie powinien być stosowany na ślepo, musisz najpierw pomyśleć o tym, jak możesz go „wyostrzyć” dla siebie, aby uzyskać z niego jak najwięcej. Systemy GTD nie są magiczną różdżką, którą należy stosować przez ścisłe przestrzeganie instrukcji, są narzędziem, które należy dopracować, poznając siebie i sposób pracy, aby na koniec dnia czuć się usatysfakcjonowany.