20 skutecznych technik zarządzania czasem

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

Zorganizuj swoje życie, aby nie tracić ani minuty.

1. Zasada 1-3-5

Twoje godziny pracy w ciągu dnia są ograniczone, a zasada 1-3-5 pozwala na najrozsądniejsze jej wykorzystanie. Jego istota jest następująca: w ciągu dnia możesz wykonać tylko jedno duże zadanie, trzy średnie i pięć małych. W sumie jest dziewięć przypadków, ni mniej, ni więcej. Zasada pomoże stopniowo uprzątnąć gruz, będąc na czas i nie przepracowując się.

2. Zasada trzech

Dla tych, którzy nie dostosowują się do liczb lub nie mogą robić dziewięciu rzeczy dziennie, Chris Bailey, autor My Productive Year, wymyślił zasadę trzech. Mówi, że robienie trzech najważniejszych rzeczy każdego dnia wystarczy, aby być produktywnym.

Zamiast rozrzucać energię i uwagę na kilkadziesiąt pozycji na liście kontrolnej, po prostu wybierz trzy najważniejsze zadania na dany dzień i skup się na nich. Następnego dnia wybierz jeszcze trzy i tak dalej. To pozwoli Ci się skoncentrować. Tę samą zasadę można zastosować do wyznaczania celów na tydzień, miesiąc lub rok.

3. Metoda 10 minut

Masz zadanie, którego nie chcesz zaczynać? Powiedz sobie: „Zrobię to tylko przez 10 minut, a potem pójdę odpocząć”. Najprawdopodobniej w tym czasie zostaniesz wciągnięty do pracy i nie będziesz już mógł przestać.

4. Pomodoro

System ten wymyślił Francesco Cirillo, aby ułatwić sobie przygotowanie do egzaminów. Pomaga skupić uwagę ludzi, którzy łatwo się rozpraszają. To także dobry sposób na kontrolowanie, ile czasu spędzasz na określonej pracy.

Tak działa Pomodoro: bierzesz minutnik i ustawiasz go na 25 minut. Następnie skup się na swojej pracy. Kiedy minie 25 minut, odpoczywasz przez 5 minut, a potem robisz to od nowa. Po czterech cyklach będziesz miał dużą przerwę na pół godziny.

5. Metoda 90/30

Metodę 90/30 stosują pisarz i bloger Tony Schwartz, współzałożyciel Buffer Leo Widrich, krytyk literacki Benjamin Che Kai Wai i przedsiębiorca Thomas Oppong.

Jego istota jest następująca: ciężko pracujesz przez 90 minut, potem odpoczywasz przez pół godziny, a następnie powtarzasz cykl. W tym przypadku pierwsze 90 minut poświęcasz na najważniejsze zadanie, które masz do wykonania w ciągu dnia, a kolejne segmenty poświęcasz na mniej ważne rzeczy.

Według badań The Enchanted World of Sleep przeprowadzonych przez specjalistę z Yale, Peretza Lafee, 90 minut to optymalny czas na efektywne skupienie się na jednym zadaniu. A na całkowity odpoczynek wystarczy pół godziny, co potwierdzają badania Sleep and Wakefulness przeprowadzone przez neurofizjologa Nathana Kleitmana.

6. Metoda 52/17

To jest prywatna wersja poprzedniej metody. Nie inaczej jest, z wyjątkiem liczb: pracujesz 52 minuty, a potem odpoczywasz przez 17 minut. Zgodnie z eksperymentem The Rule of 52 and 17: It's Random, But it Ups Your Productivity, przeprowadzonym przez służbę zatrudnienia The Muse przy użyciu aplikacji DeskTime, te okresy pomagają zachować produktywność i uniknąć przepracowania. Dlatego stosuj metodę 52/17, jeśli czujesz, że nie masz siły pracować przez 90 minut z rzędu.

7. Jedzenie żab

Metoda została wymyślona przez mówcę motywacyjnego i autora samopomocy Briana Tracy'ego Eat That Frog: Brian Tracy wyjaśnia prawdę o żabach. Nazywa „żaby” nieprzyjemnymi i trudnymi zadaniami, które musisz wykonać, pomimo swojej niechęci. Zrób jedną rzecz od samego początku dnia - zjedz żabę. A wtedy będzie ci łatwiej: zrzucisz ten kamień ze swojej duszy i zapewnisz sobie dobry nastrój na cały dzień.

8. Bloki czasowe

Jedną z nieprzyjemnych rzeczy w listach rzeczy do zrobienia jest to, że nie dają wyobrażenia o tym, jak długo trwa zadanie. „Kup chleb” i „Zakończ raport” zajmują jeden wiersz na liście, ale zadania te są nieporównywalne pod względem złożoności i znaczenia.

Kalendarz jest znacznie lepszy niż lista rzeczy do zrobienia: pozwala wizualnie kontrolować czas. Widzisz duży blok i zdajesz sobie sprawę, że zadanie nie jest łatwe. Dlatego wypróbuj technikę „bloków czasowych”: umieść je w kalendarzu i przydziel każdemu czas zgodnie ze złożonością zadania. A wykonując to lub inne zadanie, nie rozpraszaj się innymi.

9. GTD

GTD (Getting Things Done) to system produktywności wymyślony przez trenera biznesu Davida Allena. Jego główne zasady są następujące:

1. Zapisz wszystkie swoje czyny i pomysły w jednym miejscu, tak zwanej skrzynce odbiorczej.
2. Okresowo sortuj zawartość skrzynki odbiorczej według priorytetów i harmonogramu zadań. Umieść notatki w folderach zgodnie z ich zawartością - "Praca", "Dom", "Zakupy" i tak dalej.
3. Dokonuj powtórek - wyrzucaj niepotrzebne notatki, skreślaj zakończone sprawy, przenoś materiały, które straciły na aktualności w archiwum.
4. Kiedy wszystko jest zaplanowane, przystąp do realizacji. Zadania, które można wykonać w kilka minut, rozwiąż natychmiast. Inne można delegować lub umieszczać w kalendarzu.

Wszystkie zawiłości GTD znajdziesz w naszym poradniku.

10. ZTD

Leo Babauta, autor bloga Zenhabits o produktywności, uważa, że system GTD Davida Allena jest bardzo złożony i wymaga zbyt dużego wysiłku. Oferuje swój system Zen do zrobienia. Aby to zrobić, musisz wypracować 10 prostych nawyków.

1. Zbierz wszystkie informacje w skrzynce odbiorczej.
2. Przetwarzaj wszystkie rekordy bez pozostawiania ich na tylnym palniku.
3. Zaplanuj swoje główne cele na każdy dzień i największe cele na tydzień.
4. Skoncentruj się tylko na jednej rzeczy na raz, bez rozpraszania uwagi.
5. Twórz proste, krótkie listy rzeczy do zrobienia.
6. Uporządkuj swoje notatki w kategorie na podstawie ich zawartości, tak jak w oryginalnym GTD.
7. Regularnie przeglądaj swoje notatki i pozbądź się niepotrzebnych rzeczy.
8. Uproszczać. Skróć listę swoich zadań i celów, pisz krótko i jasno.
9. Aby dostroić się do pracy, przez cały czas utrzymuj określoną codzienną rutynę.
10. Rób to, co naprawdę chcesz.

11. Kanban

Japońska metoda produktywności, która pomaga śledzić to, co robisz, co już zrobiłeś i co należy zrobić w przyszłości. Kanban wizualnie wizualizuje przepływ pracy.

Bierzesz tablicę z naklejkami (lub rejestrujesz się w menedżerze zadań, takim jak Trello) i rysujesz na niej trzy kolumny: Do zrobienia, Doing, Done. Następnie zapisz swoje sprawy na karteczkach samoprzylepnych i umieść je w odpowiedniej kolumnie w zależności od tego, co robisz i co już zrobiłeś.

12. Zasada dwóch minut

Ta zasada jest integralną częścią GTD, ale można z niej korzystać nawet, jeśli nie jesteś fanem techniki Allena. Jeśli zadanie zajmuje mniej niż dwie minuty, zrób to natychmiast. Więc odciążasz swój mózg, bo nie musisz już o tym pamiętać.

13. Zerowa skrzynka odbiorcza

Zero Inbox został wymyślony przez pisarza i eksperta od wydajności Merlina Manna i działa dobrze z GTD. Mann zastosował go do e-maili, ale w ten sam sposób możesz obsługiwać sprawy, dokumenty, notatki i inne informacje. Jak sama nazwa wskazuje, celem tej techniki jest utrzymanie pustej skrzynki odbiorczej.

W oryginalnym systemie GTD skrzynka odbiorcza gromadziła mnóstwo wpisów. Musisz poświęcić trochę czasu, aby je uporządkować, a łatwo przeoczyć coś ważnego w spakowanej skrzynce odbiorczej. Mann zaleca demontaż zawartości, gdy tylko się pojawi. Otwierasz skrzynkę odbiorczą i decydujesz, co zrobić z każdym elementem: usunąć, przekazać, odpowiedzieć, odroczyć lub zakończyć. Nie zamykaj go, dopóki nie wykonasz jednej z określonych czynności ze wszystkimi elementami.

Ponadto automatyczne filtry w poczcie, inteligentne foldery i programy do sortowania dokumentów pomogą Ci zaoszczędzić czas.

14. Świeże lub smażone

Świeże lub smażone oznacza „świeże lub smażone”. Ta filozofia została stworzona przez Dominate Your Day With the „Fresh or Fried” System priorytetyzacji przez blogerkę Stephanie Lee. Według niej, kiedy budzisz się rano, twój mózg jest „świeży”, ale w miarę upływu dnia „smaży”. Oznacza to, że musisz określić czas swojego szczytu produktywności i mieć czas na zrobienie wszystkich najważniejszych rzeczy w ciągu jednego dnia w tym okresie. Tak to działa.

1. Pod koniec dnia, kiedy już jesteś zmęczony, poświęć 15 minut na stworzenie listy rzeczy do zrobienia na jutro.
2. Przenieś najważniejsze zadania na początek dnia, do sekcji Świeże. Tam trafiają rzeczy, których nie lubisz - same "żaby". Trzeba to zrobić, póki jeszcze masz siłę.
3. Mniej pilne, mniej trudne i przyjemniejsze rzeczy trafiają do sekcji Smażone – czyli po południu, w zależności od harmonogramu. Mniej obciążają mózg.
4. Śledź swoją listę następnego ranka. Następnie wieczorem skomponuj nowy.

Stephanie poleca FoF osobom, które co wieczór dowiadują się, że są kompletnie wykończone, ale nie mają czasu, mimo że cały dzień pracowali.

15. Metoda góry lodowej

Ramita Sethi, autorka I Will Teach You to Be Rich, używa tej metody do zapisywania informacji na później. Działa to tak: zapisujesz wszystkie e-maile, notatki, artykuły, listy w jednym miejscu - na przykład w usłudze do robienia notatek, takiej jak Evernote lub Notion, lub jako dokumenty. Następnie rozpowszechniaj te materiały za pomocą tagów, folderów i kategorii - tak jak lubisz.

Przejrzyj te informacje co 4-6 tygodni i zastanów się, czy można je zastosować w praktyce. Jeśli coś jest bezużyteczne, wyrzuć to lub zarchiwizuj. Pozwala to na stworzenie własnej bazy wiedzy.

16. Autofokus

Autofokus został wynaleziony przez system zarządzania czasem autofokusa przez eksperta ds. wydajności, Marka Forstera. Ten system planowania jest odpowiedni dla kreatywnych osób, które mają trudności z podążaniem za GTD.

Zapisz wszystkie swoje działania w zeszycie bez żadnego porządku. Następnie przejrzyj listę, wybierz te, które należy jak najszybciej zrobić, i uporządkuj je. Po rozwiązaniu pilnych zadań przejdź do tych, które teraz najbardziej Ci się podobają. Jeśli czegoś nie ukończyłeś - przenieś to na koniec listy, wrócisz do tego później. I powtarzaj te kroki dzień po dniu.

17. Matryca Eisenhowera

Ten schemat został stworzony przez amerykańskiego prezydenta Dwighta D. Eisenhowera. Macierz składa się z czterech sekcji dla zadań: Niepilne i nieważne, Pilne, ale nieważne, Ważne i niepilne oraz Pilne i ważne. Podziel swoje zadania na sekcje, a dowiesz się, nad czym spędzasz najwięcej czasu i którym zadaniom należy poświęcić więcej uwagi.

18. Metoda 4D

4D został wymyślony przez Edwarda Raya, pisarza motywacyjnego i konsultanta. Metoda ma pomóc ludziom, którzy są przerażeni widokiem swojej listy rzeczy do zrobienia i nie wiedzą, jak podejść do wszystkich zgromadzonych przedmiotów.

Ray przekonuje, że wystarczy zapamiętać cztery słowa na literę D, a wtedy nie stracisz serca przed górami pracy. Tutaj są:

• Wykonaj - jeśli przydzielono Ci zadanie, najlepiej zrobić je teraz i skreślić z listy.
• Delegat – gdy nie możesz lub nie masz czasu na wykonanie czegoś, ale masz w miarę wolnego asystenta, przekaż mu zadanie.
• Usuń - niektóre rzeczy nie są tak ważne. Odrzuć je, trwale usuwając je z listy rzeczy do zrobienia. Jeśli próbują nałożyć na ciebie niepotrzebne obowiązki, naucz się grzecznie mówić „nie”.
• Opóźnienie - gdy zadanie jest zbyt duże lub nie wymaga natychmiastowego wykonania, można je przełożyć. Ale zdecydowanie musisz ustalić dla niej jasne terminy, w przeciwnym razie pozostanie martwą wagą.

Wybierz zadanie, wykonaj z nim jedną czynność 4D, a następnie przejdź do następnej.

19. Czas

Zwykle ludzie, którzy starają się być produktywni, śledzą czas, który spędzają na ważnych rzeczach, i zupełnie zapominają o rozważeniu okresów, w których robią bzdury. Problem ten rozwiązuje technika „Timing”, którą wymyślił ekspert w dziedzinie zarządzania czasem Gleb Archangielski. Pozwala ci zrozumieć, gdzie spędzasz czas, uczy być bardziej uważnym na to, co robisz, i mniej rozpraszać się.

Weź zeszyt i zapisz wszystkie swoje działania i ile je zrobiłeś, z dokładnością do 5-10 minut. Nagrywaj chwile pracy, negocjacje, spotkania, a nawet czas spędzony na YouTube i grach. Poświęć na to kilka tygodni. Następnie przejrzyj zeszyt, rozpoznaj swoje „chronofagi” wzrokiem i wyciągnij wnioski. Może potrzebujesz oglądać mniej zabawne filmy, spędzać mniej czasu na piciu kawy, a może Twoim wrogiem są telefony.

20. Metoda Tima Ferriss

Timothy Ferriss to guru produktywności, który wymyślił własną dwuzasadową metodę organizacji pracy. Pierwsza to zasada 80/20, czyli zasada Pareto, która mówi, że 80% naszej pracy można wykonać w 20% czasu. Pozostałe 20% zajmie 80% czasu. Drugie to prawo Parkinsona: praca wypełnia cały przydzielony jej czas.

Implikacją tego, jak mówi Ferriss, jest to, że nie musisz pracować ciężej, aby zrobić wszystko – musisz lepiej się skoncentrować. Pozwól pracować z pełnym poświęceniem tylko 20% czasu pracy, ale możesz przerobić wszystkie naprawdę ważne rzeczy. A pozostałe 80% można przeznaczyć na prostą rutynę, dzięki czemu możesz skupić się na priorytetowych zadaniach i uniknąć przepracowania.