Jak szybko i łatwo wyczyścić skrzynkę odbiorczą Gmaila

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

Problem stale rosnącej liczby nieprzeczytanych wiadomości w skrzynce odbiorczej niepokoi ogromną liczbę użytkowników. Aby go rozwiązać, powstały dziesiątki rozszerzeń i napisano wiele artykułów na temat metodologii korzystania z Gmaila. Jednak wcale nie trzeba wymyślać czegoś nowego, jeśli istnieją sprawdzone narzędzia pracy. W tym artykule pokażę, jak radzić sobie z ruchem pocztowym za pomocą systemu skrótów Gmaila.

Etykiety Gmaila to niestandardowe etykiety, których możesz używać do kategoryzowania e-maili. Jednocześnie, w przeciwieństwie do folderów, list może mieć kilka etykiet, to znaczy list może jednocześnie należeć do kilku kategorii.

Jednym z powodów stopniowego przepełniania skrzynki odbiorczej jest to, że wielu użytkowników używa jej do przechowywania całej poczty, która wpada do ich skrzynki odbiorczej. Jednocześnie parsowanie poczty rozpoczyna się od najnowszych listów, więc wiadomości znajdujące się na dole skrzynki pocztowej mogą nigdy nie dotrzeć do Twoich oczu.

System etykiet, którego używam, pozwala mi przetwarzać listy nie według czasu ich nadejścia, ale według ich ważności. Możesz łatwo posortować wszystkie e-maile na kategorie zamierzonych działań i poświęcić swój czas na naprawdę ważne rzeczy, a nie na reklamowe śmieci. Aby to zrobić, wystarczy utworzyć pięć nowych etykiet.

• „!Pilnie!”. Do tej kategorii należą listy wymagające pilnego działania. Ta etykieta wymaga przede wszystkim uwagi, ponieważ oznaczone nią e-maile muszą zostać przetworzone natychmiast.
• "Zaplanowany." Oznacz tą etykietą te listy, które wymagają działania w dającej się przewidzieć przyszłości i mają konkretną datę. Na przykład przypomnienie o zapłaceniu w najbliższym czasie za organizację lub powiadomienie o przyszłym spotkaniu.
• "Odpowiedzieć". Ta kategoria będzie gromadzić wszystkie e-maile, na które chcesz odpowiedzieć, ale nie ma limitu czasowego na odpowiedź. Oczywiście ta wiadomość zostanie przetworzona w miarę dostępności czasu.
• "Czekanie". Czasami zdarzają się sytuacje, gdy biznes lub projekt, o którym mówiłeś w korespondencji pocztowej, jak to się mówi, zawiesza się. Oznacza to, że zrobiłeś wszystko, co zależy od Ciebie po Twojej stronie, a teraz tylko czekasz na odpowiedź lub kolejne zamówienie. Listy, które w tej chwili nie wymagają od Państwa aktywnego udziału, ale nadal są ważne, oznaczamy tą etykietą.
• "Zrobiony". To jest etykieta dla zakończonych spraw i rozwiązanych problemów. W zasadzie można by taką korespondencję od razu zarchiwizować, ale i tak lepiej tymczasowo umieścić ją u osobnego tatusia. Pozwoli ci to pozwolić sobie na samoocenę pod koniec tygodnia pracy, a także posłuży jako materiał do analizy twojej produktywności.

Tak więc wstępne parsowanie korespondencji w Gmailu sprowadza się do szybkiego spojrzenia na nagłówki lub treść i kategoryzacji wszystkich e-maili. Zajmie Ci to o rząd wielkości mniej czasu niż sekwencyjne przetwarzanie każdej litery, więc wkrótce Twoja skrzynka odbiorcza będzie całkowicie pusta.

Gdy to nastąpi, możesz przejść do „! Pilne!” i zajmij się tymi listami, które naprawdę mają największe znaczenie. Kiedy już uporamy się z tą kategorią priorytetową, to przechodzimy do kategorii wcześniej zaplanowanych zadań i realizujemy te, które mają wygasnąć. Jeśli po tym nadal masz czas, otwórz folder z dodatkowymi literami oczekującymi na odpowiedź. Proces ten z reguły nie wymaga dużego wysiłku i szczególnej uwagi, dlatego można go wykonać pod koniec dnia roboczego. Cóż, litery oznaczone jako „Gotowe” można podziwiać raz w tygodniu przy podsumowaniu wyników.

Tak więc za pomocą tych prostych kroków zawsze możesz zwrócić wystarczającą uwagę na ważne rzeczy i nie marnować jej na pustą korespondencję. Twoja skrzynka pocztowa będzie zawsze pusta i nigdy więcej nie zgubisz ani jednej litery w chaosie i zamieszaniu tysięcy niewidocznych listów.

Czy używasz tagów Gmaila do sortowania poczty?