Jak radzić sobie ze zmęczeniem decyzjami

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

Matvey Kuritsyn, Product Manager w Ecwid, opowiadał o tym, jak radzi sobie ze zmęczeniem decyzjami. Lifehacker publikuje artykuł za zgodą autora.

Pracuję jako product manager w „”. Podobnie jak inni ludzie w zespole, każdego dnia podejmuję wiele decyzji: prostych, na przykład „jaki tekst umieścić pod przyciskiem” i złożonych, na przykład „jakie pilne zadanie odłożyć, aby mieć czas, aby było jeszcze pilniejsze”. Zauważyłam, że często borykam się z problemami spowodowanymi zmęczeniem decyzjami: unikaniem decyzji, słabymi „niedostatecznie wykonanymi” decyzjami oraz pogorszeniem produktywności i samopoczucia.

Jeśli w swojej pracy podejmujesz decyzje o sukcesie projektu, zespołu lub firmy, prawdopodobnie również masz do czynienia z tym zmęczeniem.

Poniżej opowiem o zmęczeniu decyzjami: o moich obserwacjach, jak się objawia, jak wpływa na efektywność i jak sobie z nią radzić.

Podejmowanie decyzji - ćwiczenia wytrzymałościowe

Mówiąc o zasobach decyzyjnych, jako przykład podaje się zwykle jedno badanie. Badano pracę sędziów, którzy rozważają przedterminowe zwolnienie skazanych. Okazało się, że sędziowie bardziej pozytywnie decydowali o zwolnieniu rano lub bezpośrednio po przerwie obiadowej (aż 65% zwolnionych). A wraz z upływem czasu i wzrostem liczby rozpatrywanych spraw prawdopodobieństwo pozytywnej decyzji stopniowo malało do 0%.

Spadek ten tłumaczy się zmęczeniem decyzjami. Wraz z narastaniem zmęczenia orzekaniem sędziowie byli bardziej skłonni do podejmowania łatwej decyzji, wymagającej mniejszego wysiłku, czyli odmawiania wcześniejszego zwolnienia. Przy takiej decyzji sędzia przestrzega status quo i nie ryzykuje popełnienia błędu i uwolnienia niebezpiecznej osoby. Decyzja oparta na wyważonej opinii, czy oskarżony zasługuje na wolność, czy nie, jest znacznie bardziej skomplikowana.

Oryginalne prace badaczy i artykuły na ten temat nazywają to zjawisko wyczerpaniem ego, zmęczeniem decyzjami lub wyczerpaniem umysłowym. Przede wszystkim podoba mi się to drugie - zmęczenie decyzją, brzmi znakomicie.

Podejmowanie decyzji to ćwiczenie wytrzymałościowe. Tutaj, podobnie jak w przypadku ćwiczeń fizycznych, im więcej podejść, tym mniej siły musisz zrobić jakościowo. Zasób naszej zdolności do podejmowania decyzji jest wyczerpany i doświadczamy zmęczenia. A proces przywracania zasobu jest podobny do przywracania napięcia mięśniowego: potrzebujesz odpoczynku (od podejmowania decyzji) i uzupełnienia kalorii.

Okazuje się, że nie trzeba decydować o ludzkich losach, żeby się zmęczyć. Nawet najmniejsze rozwiązanie wykorzystuje ten zasób i dodaje zmęczenia.

Każda podjęta decyzja jest brana pod uwagę

W innym badaniu poproszono kupujących o wypróbowanie nowego asortymentu dżemów. W niektóre dni był to wybór 24 smaków, w inne wybór sześciu. Stoisko z 24 słojami po dżemach przyciągało większą uwagę w porównaniu do małego stoiska z sześcioma słojami. Decyzję o zakupie przed dużym stoiskiem podjęło jednak 3% kupujących, podczas gdy kupujący z drugiej grupy, którzy mieli mniej opcji, w 30% przypadków kupili przynajmniej jedną puszkę.

Wybór z dużej liczby podobnych opcji jest również decyzją i podobnie jak w przypadku innych decyzji, człowiek podświadomie unika tej pracy.

Codziennie podejmujemy wiele drobnych decyzji:

• Tramwajem lub minibusem?
• Zrobić kotlety lub gołąbki na obiad?
• T-shirty są szaro-zielone, które wziąć?
• Dostępnych jest osiem planów taryfowych, który wybrać?
• Na pulpicie znajdują się nieużywane skróty. Wybierzmy, które usunąć?

Wszystkie są proste. Ale jeśli istnieje wiele rozwiązań, nadejdzie zmęczenie. I niełatwo zauważyć jego przejawy.

Jak objawia się zmęczenie decyzjami

Pomyśl o treningu, bieganiu lub zajęciach na siłowni. Pod koniec treningu, gdy narasta zmęczenie, starasz się zużywać mniej energii. Przedstawiasz wysokiej jakości wykonanie, aby uśpić czujność trenera: nie robisz pompek do końca. Lub pomiń, aż trener zobaczy: skróć róg na następnym okrążeniu.

Zmęczenie decyzji jest takie samo, tylko chłodniejsze.

Po pierwsze, trudniej to w sobie rozpoznać niż zmęczenie fizyczne. Zmęczenie mięśni jest znane każdemu – nie trzeba być sportowcem, żeby poznać to uczucie. Zmęczenie decyzyjne jest trudniejsze: możesz się bardzo zmęczyć, nawet nie zdając sobie sprawy, że tak się stało. Jakby nastrój trochę się popsuł, albo wszystko potoczyło się gorzej niż zwykle, albo chcę spać. „Awitaminoza”, „brak wystarczającej ilości snu”, „zły dzień” to zwykłe wyjaśnienia tego stanu.

Po drugie, w przypadku zmęczenia decyzjami często nie zauważasz siebie, że źle wykonujesz poniższe podejście. W przykładzie przedterminowego zwolnienia sędzia wydaje się podejmować świadome decyzje pod koniec dnia pracy. W końcu decyzja negatywna to także decyzja. Zarówno z zewnątrz, jak i dla samych sędziów wygląda na to, że ta sama decyzja na początku rozprawy. Ale w rzeczywistości mózg „wycina róg”. Odmowa wcześniejszego wydania jest bezpiecznym i stosunkowo łatwym rozwiązaniem. Dlatego mózg sędziego ucieka się do niego częściej, gdy się męczy, zmniejszając szanse na pozytywną decyzję do zera.

Mózg wybiera najkrótszą drogę do pozbycia się konieczności podjęcia decyzji. Im bardziej jesteś zmęczony decyzjami, które już podjąłeś, tym silniejsza jest ta tendencja. Może to mieć negatywny wpływ na wydajność, zwłaszcza jeśli musisz podejmować trudne decyzje, których jakość decyduje o powodzeniu Twojej pracy.

Konsekwencje zmęczenia decyzjami

Oto sytuacja, w której wielokrotnie się znalazłem. Pracowity dzień z wieloma zaplanowanymi i nieplanowanymi zadaniami dobiega końca, a na liście rzeczy do zrobienia jest jeszcze jedna bardzo ważna pozycja. Wymaga trudnych decyzji (może dlatego został przełożony do końca dnia). Ale pozostawiony bez „paliwa” do podejmowania decyzji, znajduję się w nieprzyjemnej sytuacji, kiedy podjęcie decyzji jest bardzo trudne. Co robić?

Pierwsza opcja to odmowa podjęcia decyzji, odłożenie zadania na później. Uczucie nieprzyjemne: „Dzisiaj był straszny dzień. Pracowałem cały dzień, ale nie miałem czasu, żeby zrobić coś sensownego”. A praca cierpi: jednodniowe opóźnienie może sporo kosztować.

Drugą opcją jest przejęcie zadania siłą. Zmuś się i podejmij decyzję. Ale zasoby się wyczerpują, a decyzja podjęta w takich warunkach będzie nie do przyjęcia. To ten sam „skrót” – słabe rozwiązanie, które szybko pozbywa się problemu w momencie zmęczenia, ale oczywiście prędzej czy później wpływa na wynik.

Przykład. Użytkownik zgłasza niejasny problem, gdy Twój dzień pracy dobiega końca. Dostępnych jest niewiele informacji, a problem jest trudny do odtworzenia lokalnie, nie mówiąc już o rozwikłaniu plątaniny i zrozumieniu pierwotnej przyczyny. Niepewność obiecuje trudne pytania i decyzje, a potem daje o sobie znać zmęczenie decyzjami. Po cichu wmawiasz sobie, że problem nie jest krytyczny i badania mogą poczekać: „To najprawdopodobniej dotyczy tylko jednego klienta”, „Dzisiaj nie mogę odtworzyć problemu bez pomocy testerów”, „Na pewno klient sam się schrzanił”. Problem wisi w nieokreślonym stanie przez noc, a następnego ranka zostajesz zalany falą wiadomości o tym samym problemie od innych użytkowników. Szybko znajdujesz przyczynę i korygujesz sytuację, ale pozostałość pozostaje. Niezdecydowana decyzja dała się odczuć.

Zmęczony podejmowaniem decyzji w zarządzaniu produktem

Menedżer produktu podejmuje wiele decyzji w ciągu dnia. Od „jaki tekst napisać na przycisku” do „który projekt wziąć, a który zostawić na później, gdy zespół zaplanuje pięć zadań z poziomu PILNE”. Te rozwiązania mogą być proste, ale każde zwiększa zmęczenie. Do wieczora lub nawet wcześniej nagromadzi się wystarczająco dużo zmęczenia, aby stworzyć problemy, a zwłaszcza słabe rozwiązania.

Słaba decyzja w produkcie zmusza następnie użytkownika do podejmowania trudnych decyzji.

Tak to się dzieje. Dodając zmianę do produktu, menedżer produktu sprawdza, jak wpłynie to na istniejących użytkowników. Jeśli użytkowników jest wielu, to zmiana dzieli ich warunkowo na trzy grupy:

• jedna zmiana będzie przyjemna,
• drugi nie będzie miał znaczenia
• trzeciemu może się to nie podobać.

Co robić? Zmiana jest konieczna.

• Włączyć wszystkich? Och, to jest niebezpieczne. Niektórzy są już przyzwyczajeni do obecnego stanu rzeczy i przeklinają na Twitterze.
• Włączyć wszystkich oprócz tych, którym się to nie podoba? Możesz dodać do systemu kolejny „fork”, który automatycznie wyłączy zmianę dla grupy użytkowników. Ale co z nowymi? Skąd wiesz, w której grupie są? I nie chcę dodawać kolejnej kuli do systemu.
• A może po prostu dodaj znacznik wyboru do ustawień? Kto tego potrzebuje - włączą, kto nie potrzebuje - nie.

Rozwiązanie ze znacznikiem wyboru jest proste i bezpieczne – nie będzie niezadowolenia. A mózg, zmęczony decyzjami, kurczowo trzyma się ratującego kleszcza. Kilka z tych „skróconych rogów”, a strona z ustawieniami zostanie wypełniona polami wyboru i listami rozwijanymi, o których celu pamiętasz tylko Ty i kilku programistów. W najlepszym przypadku, jeśli inteligentnie ustawisz ustawienia domyślne, użytkownik nigdy nie zobaczy tej strony. W najgorszym przypadku będzie musiał to rozgryźć i wysilić się, podejmując decyzje, czy włączyć lub wyłączyć te pola wyboru.

Oczywiście nie trzeba być zmęczonym, żeby popełnić taki błąd. Zadowolić wszystkich jest wielką pokusą. Jeśli jednak jesteś zmęczony, istnieje większe prawdopodobieństwo, że nieświadomie „skręcisz na róg” i przekażesz niezaangażowaną decyzję użytkownikowi. A to doda mu zmęczenia. Jeśli masz tysiąc użytkowników, mnożysz zmęczenie przez tysiąc. Każdy menedżer produktu chce zmieniać świat. Ale nie tak.

Co robić?

Skuteczny nie jest ten, kto podejmuje decyzje z silną wolą przez cały dzień, ale ten, kto wykorzystuje umiejętność podejmowania decyzji kompetentnie. Znalazłem dla siebie pięć trików, które w tym pomagają.

1. Unikaj niepotrzebnych decyzji

Czytałem, że Mark Zuckerberg nosi na co dzień te same ubrania, żeby nie zastanawiać się w co się ubrać i nie marnować na to zasobów decyzyjnych. Brzmi to trochę ekstremalnie (sam tego nie robię), ale sprawa jest jasna: jeśli podejmujesz ważne decyzje, przeznacz jak najmniej zasobów na te nieważne. W szczególności warto zawczasu zrezygnować z wyboru, o ile to możliwe.

Na przykład mam tendencję do używania narzędzi z mniejszą liczbą opcji / poprawek / sztuczek. Jeśli potrzebujesz tylko napisać notatkę dla siebie, nie powinieneś używać potężnego edytora tekstu, takiego jak MS Word, ani multi-narzędzia, takiego jak Evernote, które integruje się ze wszystkim, co jest nierówne. Wypróbuj na przykład zwykły notatnik lub Hackpad. Nie zastanawiaj się nad czcionką, wyrównaniem czy kolorem tekstu – łatwiej jest, gdy te opcje nie są dostępne.

2. Nie ćwicz siły woli

Siła woli wykorzystuje ten sam zasób, co trudna decyzja. Dlatego najlepiej nie używać siły woli niepotrzebnie. Jeśli zdecydujesz się pić więcej wody, a mniej kawy, nie daj sobie dodatkowego powodu, aby przechodzić obok ekspresu w celu „zahartowania” się lub „zabawy mięśniami”. Napełnij butelkę wodą i trzymaj ją blisko siebie. Jeśli złamiesz nawyk sprawdzania poczty co dziesięć minut, usuń zakładkę z przeglądarki lub skrót z pulpitu, zamiast polegać tylko na sile woli.

3. Ustal priorytety na liście zadań

Jeśli zadań jest wiele, wybór najważniejszego w danej chwili również jest rozwiązaniem, a nie najłatwiejszym. Zauważyłem, że podjęcie tej decyzji na koniec dnia jest bardzo trudne. W takim momencie, nie zdając sobie z tego sprawy, znajduję rzekomo pilne zadanie, które odsunie na bok ważne: „Od miesiąca będę czytać tę książkę. Przestań zwlekać”. Potem otwieram Amazon, czytam recenzje, szukam odpowiedniej publikacji – i tak przez pół godziny. Aby nie wpaść w tę pułapkę, warto z góry ustalić priorytety zadań.

Opracowałem to podejście. W naszym zespole cykle rozwojowe (sprinty) trwają średnio dwa tygodnie i związałem z nimi planowanie swoich zadań. Za każdym razem na koniec sprintu patrzę na listę kluczowych zadań, które muszę wykonać i wybieram te najważniejsze. W harmonogramie zadań (używam Doit.im) przypisuję się do jeden priorytetowe zadanie na każdy dzień do następnego „spotkania planistycznego”. Wychodzę jeden dzień w środku sprintu bez kluczowego zadania, wiedząc, że z powodu nieplanowanych zadań spóźnię się z tym harmonogramem za cztery dni. Tym samym z dwutygodniowym wyprzedzeniem zaplanowano 8-9 kluczowych zadań. Na co dzień mam z góry jedno kluczowe zadanie na mojej liście – nie muszę się decydować, czy to zrobić, czy nie. Ona jest najważniejsza. Reszta zadań jest drugorzędna.

W prawdziwym dniu roboczym wszystko jest oczywiście znacznie bardziej skomplikowane: jeśli masz ciekawą pracę, porządek zadań na dany dzień zostanie zakłócony do południa.

Ale w ten czy inny sposób znajomość kluczowego zadania na dziś bardzo pomaga nawigować i nie przegapić naprawdę ważnego.

4. Jak najwcześniej rozpocznij trudne zadanie

Trudna decyzja jest zawsze trudna do podjęcia, więc bez względu na to, jak bardzo jesteś zmęczony, spróbujesz od niej uciec. Łatwiej jest się temu oprzeć rano, kiedy nie jesteś jeszcze zmęczony. Dlatego mądrze jest zaplanować dzień z trudnymi zadaniami na pierwszym miejscu na liście. Jednocześnie ważne jest, aby zrozumieć, że przeglądanie poczty, sprawdzanie nieprzeczytanych wiadomości na czacie, odpowiadanie na wiadomości na VKontakte to również zadania. Są małe i przytulanki, ale niepostrzeżenie dodają zmęczenia.

Rok temu zorganizowałem swój dzień pracy w taki sposób, że zanim dotarłem do ważnego zadania, zmęczenie zaczęło już być odczuwalne:

Teraz staram się zacząć dzień od najważniejszego zadania, które zaplanowałem z wyprzedzeniem. To bardzo pomaga! Rano jest jeszcze dużo energii na skomplikowane decyzje, a zadanie zauważalnie posuwa się do przodu.

W rzeczywistości jest to trudniejsze niż słowami: zawsze jest więcej nieplanowanych zadań niż planowanych i nie czekają na odpowiedni moment. Mój schemat „najpierw klucz” często wygląda tak:

Ale to o wiele lepsze niż odkładanie ważnych rzeczy na koniec dnia.

Nie zawsze można od razu zacząć ważne rzeczy. Aby rozpocząć, po prostu spróbuj przenieść kluczowe zadanie dnia bliżej szczytu listy rzeczy do zrobienia o jedno lub dwa miejsca. Na przykład spróbuj nie sprawdzać poczty od razu, ale dwie godziny po rozpoczęciu dnia. Poświęć dwie godziny na trudne zadanie.

5. Zatrzymaj się, gdy jesteś zmęczony

Sięgnąć po telefon, aby oglądać Instagram? Czy otwierasz pocztę co dziesięć minut? Szukasz prostego zadania, które pozwoli Ci szybko sprawdzić Gotowe na liście rzeczy do zrobienia?

Masz dość podejmowania trudnych decyzji. Zatrzymać.

Idź na herbatę. Albo wyjdź z biura i idź na spacer. Na przykład zapłać grzywnę za to, że od miesiąca jest w schowku. Krótka przerwa nie przywróci całkowicie sił, ale doda siły do przełamania impasu i pozwoli podjąć dobrą decyzję. Jeśli objawy są poważne, a przerwy już nie pomagają, czas zakończyć dzisiaj.

Należy pamiętać, że podejmowanie decyzji jest trudne nawet rano, nawet w poniedziałek, a nawet po wakacjach. Mózg zawsze unika trudnych decyzji. Dlatego nie musisz specjalnie szukać u siebie objawów zmęczenia: na pewno je znajdziesz.

Wniosek

Zdolność do podejmowania decyzji to ograniczony zasób. Zmęczenie decyzjami zmusza Cię do podejmowania złych decyzji, które źle wpływają na Twój produkt i życie innych. Aby być wydajnym i cieszyć się pracą, wypróbuj pięć prostych wskazówek z tego artykułu:

• Unikaj niepotrzebnych decyzji.
• Nie ćwicz siły woli.
• Nadaj priorytet swojej liście zadań.
• Rozpocznij trudne zadanie tak wcześnie, jak to możliwe.
• Zatrzymaj się, gdy jesteś zmęczony.