Metoda Inbox Zero to najlepszy sposób na radzenie sobie z tysiącami nieprzeczytanych wiadomości e-mail

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

Utrzymanie pustej skrzynki odbiorczej jest łatwe. Pomoże Ci to być bardziej produktywnym i nigdy nie przegapić ważnych wiadomości.

Kilka nieprzeczytanych e-maili, które ciągle tkwią w Twojej skrzynce odbiorczej, wywoła panikę u każdego. Jeśli masz wielu partnerów biznesowych i współpracowników, z którymi kontaktujesz się korespondencyjnie, wystarczy, że Twoja skrzynka pocztowa będzie czysta i uporządkowana.

CEO JotForm, Aytekin Tank, to ciekawy sposób na organizację poczty o nazwie Inbox Zero. Jak sama nazwa wskazuje, metodą jest po prostu pozostawienie pustej skrzynki odbiorczej.

Ogólnie Tank nie wymyślił niczego nowego. Inbox Zero został stworzony dawno temu przez pisarza i blogera Merlina Manna i jest to sprawdzona i dobrze znana metoda. Mniej więcej tę samą technikę pracy z dokumentami opisał David Allen w swojej książce „Jak uporządkować rzeczy”. Tank właśnie dostosował go do interfejsu internetowego Gmaila.

Aytekin Tank przedsiębiorca, założyciel i dyrektor generalny JotForm

Codziennie otrzymuję i wysyłam setki e-maili. Ale pod koniec dnia moja skrzynka pocztowa jest niezmiennie pusta. Nie mam sekretarki do obsługi mojej korespondencji. Wyznaję zasadę o nazwie Inbox Zero. To nie jest trudne.

Tank wymienia zalety metody Inbox Zero:

• Nie przegapisz ważnej wiadomości, jeśli Twoja skrzynka odbiorcza jest pusta.
• Nie każesz długo czekać swoim adresatom, bo możesz od razu odpowiedzieć na ich listy.
• Setki i tysiące nieprzeczytanych listów nie gromadzą się w Twojej skrzynce pocztowej.
• Zaoszczędzisz więcej czasu na naprawdę ważnych zadaniach i nie będziesz spędzać godzin na majstrowaniu przy e-mailach.

Znam wiele osób, które starannie przechowują wszystkie swoje listy, nie usuwając ani jednego. W rezultacie ich skrzynka odbiorcza zaczyna przypominać kanał na Twitterze. To nie jest wygodne. Ciągle gubisz się w e-mailach.

Zbiornik Aytekina

Załóżmy, że używasz Gmaila – chociaż tę metodę można dostosować do dowolnego dostawcy usług internetowych (Hotmail, Yandex, Yahoo) lub klienta poczty e-mail (Outlook, Thunderbird lub Sylpheed). Przyjrzyjmy się depozytom nieprzeczytanych wiadomości i zacznijmy.

1. Opróżnij swoją skrzynkę pocztową

Tak więc przy metodzie Inbox Zero musisz działać zdecydowanie. Otwórz „Skrzynkę odbiorczą”, wybierz wszystkie listy, które się tam nagromadziły i zarchiwizuj je wszystkie jednocześnie. Niektórym będzie to wydawać się czystym szaleństwem, ale Tank zaleca właśnie to.

Musisz zacząć od pustej skrzynki pocztowej. Ten przewodnik nie pomoże Ci, jeśli masz w skrzynce odbiorczej dziesiątki tysięcy e-maili. Więc zarchiwizuj wszystko i zacznij z czystym kontem.

Zbiornik Aytekina

2. Przetwarzaj swoje e-maile w porządku chronologicznym

Aby rozwinąć ten zdrowy nawyk, potrzebujesz pewnej dozy dyscypliny. Podczas przetwarzania wiadomości e-mail zacznij od najstarszej wiadomości i przejdź do najnowszej. W ten sposób zachowasz porządek chronologiczny i nie pomylisz się.

Istnieją dwie funkcje ułatwiające obsługę e-maili w Gmailu:

Włącz automatyczne przełączanie. Aby to zrobić, otwórz „Ustawienia” → „Ogólne”, znajdź element „Przełączanie automatyczne” i aktywuj go. Teraz, gdy odpowiadasz lub archiwizujesz wiadomość e-mail, Gmail nie powróci do skrzynki odbiorczej, ale wyświetli następną wiadomość e-mail. W ten sposób będziesz mógł przetwarzać listy jeden po drugim w kolejności ich otrzymywania, bez rozpraszania uwagi.

Następnie włącz przycisk Wyślij i archiwizuj, jeśli go nie masz. Otwórz „Ustawienia” → „Ogólne” i poszukaj pozycji „Pokaż przycisk” Wyślij i zarchiwizuj „w odpowiedzi”. Dzięki temu zaoszczędzisz czas. W końcu, jeśli już odpowiedziałeś na list, nie ma sensu przechowywać go w skrzynce odbiorczej, prawda? Kliknij przycisk wyślij, a wiadomość e-mail zostanie automatycznie zarchiwizowana.

A oto kolejna ważna rzecz:

Nie używaj poczty e-mail jako czatu. Nie ma nic gorszego niż tworzenie długich łańcuchów odpowiedzi z ciągle cytowanych listów. Jeśli chcesz porozmawiać, skorzystaj z komunikatora, czatu na Slack lub kontaktu telefonicznego. E-mail nie nadaje się do tego.

Zbiornik Aytekina

3. Odpowiedział - archiwum

Główną zasadą metody Inbox Zero jest to, że skrzynka odbiorcza nie jest miejscem do przechowywania poczty. Wszystkie e-maile w skrzynce odbiorczej muszą zostać przetworzone natychmiast. Przeczytaj je jeden po drugim i odpowiedz i zarchiwizuj, jeśli wiadomość wymaga odpowiedzi, lub po prostu zarchiwizuj, jeśli wiadomość nie wymaga odpowiedzi.

Jeśli nie możesz natychmiast odpowiedzieć na wiadomość e-mail, masz dwie możliwości:

• Zapisz go w swojej aplikacji organizatora. Może to być Evernote, OneNote lub jakiś menedżer zadań. Ustal datę, aby program przypominał Ci o napisaniu odpowiedzi we właściwym czasie.
• Jeśli możesz napisać odpowiedź od razu, ale adresat powinien ją otrzymać po pewnym czasie, skorzystaj z funkcji opóźnionego dostarczenia w Gmailu. Outlook, Thunderbird i inni klienci mogą zrobić to samo.

4. Po prostu to zrób

Wszystko jest zgodne z przykazaniami wielkiego i potężnego Davida Allena. Jeśli wiadomość e-mail wymaga działania, które zajmie kilka minut, po prostu zrób to teraz. Nie kopiuj listu do swojej listy rzeczy do zrobienia. Nie zostawiaj go w swojej skrzynce odbiorczej.

Jeśli chcesz dokonać płatności, po prostu zrób to teraz. Jeśli chcesz wysłać opinię do współpracownika, wyślij ją od razu. Jeśli sprawa trwa kilka minut, nie ma sensu jej odkładać.

Zbiornik Aytekina

5. Użyj skrótów klawiaturowych

Skróty klawiaturowe znacznie skracają czas przetwarzania wiadomości e-mail. Dzięki nim nie musisz przesuwać kursora myszy tam iz powrotem. Tank zaleca zapamiętanie i użycie trzech skrótów klawiszowych:

• Klawisz E umożliwia szybkie zarchiwizowanie wiadomości. Przeczytaliśmy, nacisnęliśmy E, zarchiwizowaliśmy. To proste.
• Klawisz R służy do szybkiego napisania odpowiedzi. Jeśli chcesz odpowiedzieć na list, naciśnij go, wprowadź odpowiedź, naciśnij Enter.
• Klawisz F przekazuje otrzymane listy do innych odbiorców.

Myślę, że nie potrzebujesz żadnych innych skrótów klawiszowych. W Gmailu używam tylko trzech skrótów klawiszowych. Do wszystkiego innego jest mysz. Ale te skróty klawiszowe umożliwiają szybkie wykonanie trzech najczęstszych czynności związanych z pocztą e-mail, dzięki czemu można zaoszczędzić dużo czasu.

Zbiornik Aytekina

6. Skonfiguruj filtry

Filtry poczty e-mail to niezwykle przydatne narzędzie, które wykonuje za Ciebie dużo pracy. Wystarczy je raz skonfigurować, a zaoszczędzą Ci dużo czasu.

Jeśli w skrzynce odbiorczej regularnie znajdujesz nieistotne listy (powiadomienia o usługach internetowych, automatyczne wysyłki itp.), anuluj ich subskrypcję lub skonfiguruj filtry, aby takie listy były automatycznie archiwizowane.

7. Skrzynka odbiorcza jest pusta - zamknij pocztę

Kiedy próbujesz skupić się na swojej pracy, nie powinieneś być stale rozpraszany przez e-maile. Trzymajmy się więc zasady: gdy skrzynka odbiorcza jest pusta, zamknij kartę Gmail lub swojego klienta poczty i zapomnij o poczcie na kilka godzin. Po prostu bądź zajęty.

Wyłącz wszystkie przychodzące powiadomienia e-mail. Są bardzo rozpraszające.

Po kilku godzinach możesz ponownie otworzyć pocztę, przetworzyć zgromadzone tam wiadomości, a następnie wrócić do pracy. Celem metody Inbox Zero jest zmuszenie się do tego, aby nie rozpraszać się przychodzącymi wiadomościami e-mail. Musisz zarządzać swoją skrzynką pocztową, nie ty.

Zbiornik Aytekina

Jeśli wypróbowałeś technikę Inbox Zero i jesteś gotowy, aby powiedzieć Ci, co masz, lub chcesz zaproponować lepszą metodę, napisz w komentarzach.