7 porad dotyczących Gmaila od byłego pracownika Google

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

Jeśli setki przychodzących e-maili i ciągłe rozpraszanie się podczas sprawdzania poczty nie pozwalają Ci skupić się na głównej aktywności, ten artykuł jest dla Ciebie. Rudolphe Dutel, były pracownik Google, wyjaśnił, jak poprawnie pracować z Gmailem bez bólu głowy.

W 2011 Rudolf Dutel podjął pracę w Google. „Mój pierwszy dzień w biurze Google był jak przybycie Harry'ego Pottera do Hogwartu: bardzo się martwisz, jak uczeń na pierwszej randce i nie wiadomo, co robić” - wspomina Rudolph. „Dlatego cieszyłem się z każdej powierzonej mi pracy i możliwości nauczenia się przy tym czegoś nowego”.

Przez następne dwa lata miał ściśle zaangażować się w szkolenie pracowników firmy do pracy z usługą pocztową Gmail, a także w jej sprzedaż korporacyjną.

Dütel nie jest już członkiem Google, jest teraz pracownikiem Buffer i założycielem projektu Remotive, elektronicznego tygodnika dla pracowników zdalnych. Jednak nadal używa niektórych sztuczek, których nauczył swoich byłych kolegów.

Jak wytrenować pocztę e-mail: 7 zabójczych wskazówek dotyczących pracy z Gmailem

Czasami otwarcie skrzynki odbiorczej w poniedziałek rano jest rewelacją. Wydaje się, że fizycznie niemożliwe jest uporządkowanie niekończącego się strumienia listów.

Dziś poczta elektroniczna nie jest używana, z wyjątkiem odległych wiosek, gdzie nie ma elektryczności ani wież komórkowych. Według badań przeprowadzonych przez McKinsey Global Institute, spędzamy średnio jedną trzecią naszego dnia pracy na odpowiadaniu na e-maile.

Przeciętny wykwalifikowany pracownik spędza do 28% użytecznego czasu na analizowaniu wiadomości e-mail. To około 13 godzin tygodniowo.

Oczywiście nie chcę zgodzić się z tak smutnymi statystykami. Co więcej, każdy chce poświęcić swój czas na coś bardziej pożytecznego. W tym celu Dutel poświęcił dużo czasu na testowanie możliwości Gmaila, narzędzi i usług, wyróżniając siedem najbardziej przydatnych, jego zdaniem, do codziennego użytku. Być może korespondencja robocza to nie taka długa sprawa.

1. Użyj przycisku „Anuluj wysyłanie”

Czy zauważyłeś kiedyś kilka irytujących literówek w swoim liście po kliknięciu „Wyślij”? Jestem pewien, że tak.

Od teraz nie ma się już czego bać: masz funkcję anulowania wysyłki, z której korzystanie jest niezbędne dla tych, którzy postanowili poważnie zająć się zarządzaniem cennym czasem pracy.

Funkcję można aktywować, przechodząc do menu i zaznaczając odpowiednią funkcję: „Ustawienia” → „Ogólne” → „Anuluj wysyłanie”. Opcjonalnie okres anulowania można ustawić na 10, 20 lub 30 sekund.

Wypróbuj sam, osobiście mi się podobało!

2. Zastosuj szablony, aby zaoszczędzić czas

Piszemy ogromną liczbę liter tego samego rodzaju, podobnych do siebie jak dwie krople wody. Czasami bierzemy za podstawę nowe listy te, które już napisaliśmy do innych osób. Na przykład dla sprzedawców jest to wygodne i może znacznie zaoszczędzić czas.

Dlaczego więc nie przygotować kilku szablonów dla tego rodzaju wiadomości, zamiast przepisywać w kółko to samo? W końcu zastąpienie kilku słów i fraz jest znacznie łatwiejsze niż pisanie od nowa. Najważniejsze, aby nie zapomnieć o ponownym przeczytaniu go później.

Przygotuj i zapisz kilka szablonów odpowiedzi, których możesz później użyć w razie potrzeby.

Aby włączyć funkcję „Szablony odpowiedzi”, przejdź do zakładki „Laboratorium” w menu ustawień.

Dzięki tej niezwykle przydatnej funkcji Rudolph i jego brat zdołali ręcznie wysłać swoje dane kontaktowe do pierwszych 1500 subskrybentów Remotive w standardowym liście mailingowym.

3. Użyj funkcji dostępu offline

Kolejną sztuczką, której nauczyliśmy się od Dutel, jest to, jak dalej pracować z Gmailem bez dostępu do Internetu.

Być może niektórzy z was lubią na chwilę odłączyć się od innych, aby w pełni poświęcić się kreatywnym zadaniom. Jednak w większości przypadków po prostu nie można obejść się bez folderu „Skrzynka odbiorcza”, w którym na przykład upuściłeś zadanie techniczne. Jak być?

W przypadku wszystkich podróży pociągiem, spraw z płatnym lub ograniczonym dostępem do sieci Wi-Fi oraz innych nieprzewidzianych okoliczności możesz skorzystać z funkcji „Offline”. Umożliwia czytanie, odpowiadanie, wyszukiwanie i archiwizowanie wiadomości e-mail bez dostępu do Internetu.

Jest to naprawdę bardzo wygodne, ponieważ ten tryb pozwala pracować nie tylko z pocztą, ale także z Dyskiem Google i Dokumentami Google.

4. Nie masz czasu? Pauza

Czasami przychodzące wiadomości po prostu wpadają do pudełka jedna po drugiej, denerwując i odwracając uwagę od pracy, na której się koncentrujemy. Jeden, dwa, cztery, dziesięć nowych liter… A jeśli jest coś ważnego?

Najlepszym rozwiązaniem tego problemu, zdaniem Dutela, była funkcja Inbox Pause. Znaczenie tej funkcji jest bardzo proste: wstrzymujesz napływ korespondencji przychodzącej, jeśli jesteś zajęty czymś ważnym, a gdy uwolnisz się od ciężaru zmartwień i kalendarza pełnego wydarzeń, wracasz do nich tak, jakbyś je otrzymał w tej samej sekundzie przechodząc do strony z zakładką mail.

5. Wypisz się z niepotrzebnych list mailingowych

Tak się składa, że trudno całkowicie pozbyć się wszelkiego rodzaju mailingów, które trafiają do Twojej służbowej skrzynki e-mail. Jak pozbyć się tych, które wcale Cię nie interesują?

Sprawdź Unroll.me, narzędzie, które pomoże Ci uporządkować e-maile w najlepszy możliwy sposób w ciągu kilku minut. Po zarejestrowaniu się w usłudze otwórz listę mailingową, którą subskrybujesz. Następnie wypisz się z niepotrzebnych.

6. Włącz weryfikację dwuetapową

Wygląda na to, że Gmail wie o nas prawie wszystko: z kim się komunikujemy, jakich zdjęć szukamy w wyszukiwaniu, co przechowujemy w „Dokumentach”. Można powiedzieć, że jest to coś w rodzaju centrum kontroli lotów i kwatery głównej dowództwa – tu prowadzą wszystkie połączenia, podobnie jak drogi do Rzymu. Oznacza to, że w pierwszej kolejności należy zadbać o bezpieczeństwo.

Weryfikacja dwuetapowa jest najlepszym rozwiązaniem do tego zadania. "Dwa-", ponieważ do ochrony swoich informacji będziesz potrzebować nie tylko hasła do skrzynki pocztowej, ale także unikalnego kodu, który otrzymasz za każdym razem, gdy spróbujesz uzyskać dostęp do swojej skrzynki pocztowej z aplikacji mobilnej lub wiadomości SMS.

Rudolph radzi również zwracać uwagę na usługę 1Password.

Wiele innych popularnych usług, takich jak Dropbox, Facebook i Twitter, również korzysta z weryfikacji dwuetapowej.

Nawiasem mówiąc, dla bezpieczeństwa Twoich danych ważne jest, aby Twoje konto Gmail nie było używane na kilku urządzeniach jednocześnie, na przykład na dwóch komputerach jednocześnie.

7. Użyj bardziej informacyjnych powiadomień

Wielu komunikatorów używa jednocześnie kilku statusów wiadomości: „Wysłane”, „Dostarczone”, „Przeczytane”. W niektórych miejscach, takich jak Facebook, do reprezentowania tych powiadomień używane są ikony.

W przypadku usługi Gmail istnieje podobne rozwiązanie - Sidekick. To dobra aplikacja dla tych, którzy szukają pracy lub tych, których działalność związana jest ze sprzedażą: bardzo wygodnie jest uzyskać statusy wysłanych e-maili.

Teraz wiesz trochę więcej o bezpieczeństwie i oszczędności czasu podczas pracy z Gmailem. Mamy nadzieję, że porady doświadczonego specjalisty pomogą Ci zwiększyć produktywność.