15 porad dotyczących Kalendarza Google, aby w pełni wykorzystać

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

Stosuj skróty klawiszowe, dodawaj miejsca spotkań i ukrywaj prywatne wydarzenia.

1. Twórz osobne kalendarze dla różnych potrzeb

Domyślnie Google udostępnia tylko jeden kalendarz, w którym przechowywane są wszystkie Twoje wydarzenia. Jeśli aktywnie z niego korzystasz, zadania robocze i spotkania, prace domowe i wydarzenia osobiste zmieszają się i zamienią w prawdziwy wysypisko.

Dlatego lepiej jest stworzyć kilka kalendarzy dla różnego rodzaju wydarzeń. Aby to zrobić, kliknij ikonę koła zębatego u góry i przejdź do ustawień. Tam wybierz opcję „Dodaj kalendarz” → „Utwórz kalendarz”. Podaj tytuł i, jeśli dotyczy, opis. W ten sposób możesz przechowywać zadania do wykonania w jednym kalendarzu, harmonogram treningów w innym, urodziny w trzecim i tak dalej.

2. Zapisz się do kalendarzy kolegów

Czasami musimy śledzić, co robią nasi przyjaciele lub współpracownicy. Jeśli korzystają z Kalendarza Google, możesz dodać ich kalendarze do siebie i śledzić, jakie wydarzenia się tam pojawiają.

Na pasku bocznym po lewej stronie znajdź wiersz z napisem „Znajdź osoby”. Wpisz tam imię i nazwisko lub adres e-mail znajomego. W wyskakującym okienku, które się pojawi, kliknij „Poproś o dostęp”, a dana osoba otrzyma wiadomość z prośbą o zezwolenie na przeglądanie swojego kalendarza. Gdy potwierdzi Twój dostęp, utworzone przez niego wydarzenia zostaną wyświetlone w sekcji „Inne kalendarze”.

3. Wybierz odpowiednią dla wszystkich porę spotkania

Potrzebujesz zorganizować spotkanie z kolegami lub spotkanie z przyjaciółmi, ale nie możesz znaleźć czasu, kiedy wszyscy będą wolni? Zamiast wysyłać zaproszenia, skorzystaj z funkcji „Znajdź czas”.

Utwórz nowe wydarzenie i kliknij przycisk „Więcej opcji”. Na stronie, która się otworzy, wybierz zakładkę „Znajdź czas”. W polu Dodaj gości po prawej stronie wpisz imiona i nazwiska osób, które chcesz zaprosić – Google pozwala dodać do 20 osób. Ich wydarzenia pojawią się przed tobą. Jeśli ktoś ma coś zaplanowane, zostanie oznaczony jako „Zajęty”. Pozostaje tylko znaleźć czas na spotkanie, kiedy wszyscy są wolni.

4. Ukryj prywatne wydarzenia

Powiedzmy, że musisz zorganizować poufne spotkanie. I nie chcesz, żeby całe biuro widziało, dokąd idziesz. Aby to zrobić, musisz oznaczyć spotkanie jako „Osobiste”. Wtedy tylko ci, którym zezwolono na edycję (a nie tylko przeglądanie) swojego kalendarza, zobaczą informacje na jego temat.

Utwórz wydarzenie i przejdź do „Więcej opcji”. Kliknij przycisk „Domyślne ustawienia prywatności” i wybierz opcję „Prywatne”. To tyle, teraz osoby z zewnątrz nie zobaczą, gdzie, z kim i o której godzinie się spotykasz. Jeśli Twój kalendarz jest otwarty dla innych, podczas prywatnego wydarzenia będzie po prostu wyświetlał znak „Zajęty”, bez szczegółów.

5. Dodaj spotkania wideo

Zamiast rozgłaszać swój login Skype lub Google Hangouts wszystkim współpracownikom, możesz wstawić link do wideokonferencji bezpośrednio do wydarzenia w kalendarzu. W tym celu podczas tworzenia wydarzenia w sekcji „Inne parametry” kliknij przycisk „Dodaj wideokonferencję”. Gdy nadejdzie czas spotkania, zaproszone osoby zostaną poproszone o zadzwonienie w Google Hangouts.

6. Dołącz załączniki

Często na spotkaniach czy konferencjach potrzebny jest dostęp do jakiegoś dokumentu, do przestudiowania którego wszyscy się zebrali. Kalendarz Google umożliwia dołączanie plików i dokumentów bezpośrednio do wydarzenia. W ten sposób wszyscy zaproszeni uczestnicy będą mieli do nich łatwy i szybki dostęp.

Wybierz żądane zdarzenie i kliknij przycisk z ikoną ołówka, aby je edytować. W elemencie „Opis” kliknij ikonę spinacza i prześlij wszystkie niezbędne pliki. Można je pobrać z komputera lub dodać z chmury Dysku Google.

7. Włącz zegar światowy

Funkcja zegara światowego w Kalendarzu Google jest bardzo przydatna, jeśli pracujesz z pracownikami zdalnymi na całym świecie. Z jego pomocą możesz łatwo dowiedzieć się, jaki mają czas, bezpośrednio z interfejsu.

Otwórz „Ustawienia”, klikając odpowiednią pozycję w menu z kołem zębatym u góry. Znajdź „Zegar światowy” z boku. Włącz opcję Pokaż zegar światowy, a następnie dodaj miasta, w których mieszkają Twoi współpracownicy. A ich czas lokalny zostanie wyświetlony na pasku bocznym.

8. Powiadom zaproszonych przez e-mail

Czasami trzeba poinformować zaproszonych na spotkanie, żeby coś zrobili – na przykład przywieźli ze sobą laptopy lub wcześniej zapoznali się z jakimiś materiałami. W zasadzie można o tym napisać w komentarzach do wydarzenia, ale pewniej jest zwrócić uwagę ludzi przez e-mail.

Aby to zrobić, otwórz nadchodzące wydarzenie i kliknij ikonę koperty. Zostaniesz poproszony o napisanie wiadomości, która zostanie wysłana do wszystkich zaproszonych uczestników.

9. Dodaj określone miejsca spotkań

Zaletą wydarzeń zaplanowanych w „Kalendarzu Google” jest możliwość dołączania do nich linków do „Map Google”. Nie trzeba więc długo i mozolnie dzwonić do uczestników spotkania ani pisać, jak się tam dostać.

Przejdź do opcji spotkania i znajdź pole „Gdzie”. Wpisz tam adres, a Google go znajdzie. Teraz, gdy zaproszony otworzy wydarzenie, może kliknąć adres i zobaczyć miejsce spotkania na mapie.

10. Dodaj ciekawe kalendarze

Google umożliwia subskrypcję tzw. ciekawych kalendarzy. Możesz w nich zobaczyć np. harmonogram wakacji w Twojej okolicy, wydarzenia ze świata sportu czy fazy księżyca.

Znajdź sekcję „Inne kalendarze” w lewym okienku i kliknij znak „+”. W menu, które się otworzy, wybierz Ciekawe kalendarze. Zaznacz pola, które chcesz subskrybować, a pojawią się one w Twoim harmonogramie.

11. Udostępnij swoje kalendarze

W razie potrzeby możesz sprawić, by inni użytkownicy mogli przeglądać (a nawet edytować) Twoje kalendarze. Jest to przydatne, jeśli zarządzasz zespołem współpracowników i chcesz, aby byli oni świadomi wszystkich nadchodzących wydarzeń. Albo jesteś studentem i stworzyłeś harmonogram wykładów dla kolegów z klasy.

Najedź kursorem na żądany kalendarz w lewym okienku i kliknij wielokropek. Wybierz Ustawienia i udostępnianie. W menu, które się otworzy, w sekcji „Uprawnienia dostępu” możesz upublicznić kalendarz (dla wszystkich internautów), dodać poszczególnych znajomych (do tego potrzebny jest ich adres e-mail) lub skopiować link do kalendarza, który powinien następnie wysłać w dowolny dogodny sposób.

12. Użyj skrótów klawiszowych

Korzystanie z klawiatury może być szybsze i wydajniejsze niż poruszanie kursorem myszy. Kalendarz Google ma sporo skrótów klawiszowych, których pełną listę można znaleźć. Oto niektóre z najbardziej przydatnych:

• C - utwórz nowe wydarzenie.
• Backspace lub Kasować - usuń wydarzenie.
• / - przejdź do paska wyszukiwania.
• Liczby od 1 do 6 - przełącz widok kalendarza: dzień, tydzień, miesiąc, rok, agenda.
• T - przejdź do dzisiaj.
• k lub P - przewiń kalendarz do poprzedniego zakresu dat. Oznacza to, że jeśli masz kalendarz w widoku miesiąca, zostanie on przewinięty do poprzedniego miesiąca. Jeśli w trybie dziennym - poprzedniego dnia i tak dalej.
• J lub - przewiń kalendarz do następnego zakresu dat.

13. Przeciągnij i upuść wydarzenia

Jeśli utworzyłeś wydarzenie, ale przegapiłeś dzień lub porę dnia, nie ma potrzeby wchodzenia w ustawienia wydarzenia i ręcznego wprowadzania numerów. Chwyć wydarzenie i przeciągnij je na wybrany dzień lub godzinę - w ten sposób będzie szybciej.

14. Użyj Zadań Google

Google Tasks to prosty menedżer zadań zintegrowany bezpośrednio z Kalendarzem Google. Aby je otworzyć, kliknij niebieską ikonę w panelu po prawej stronie, a zobaczysz listę swoich zadań. Nie ma tak wielu funkcji, jak niektóre Wunderlist, ale Zadania Google są zawsze na twoich oczach.

Możesz dodawać nowe sprawy, edytować je, przypisywać im terminy i częstotliwość powtarzania za pomocą panelu w interfejsie internetowym lub przez Google.

15. Cofnij niepotrzebne czynności

Na koniec mała sztuczka. Załóżmy, że utworzyłeś wydarzenie, sumiennie opatrzyłeś je opisem, dołączyłeś do niego kilka plików, skoordynowałeś je ze wszystkimi współpracownikami, a następnie przypadkowo je usunąłeś.

Spokojna! Nie musisz tego odtwarzać. Wystarczy nacisnąć kombinację klawiszy Ctrl + Z, a usunięte wydarzenie zostanie przywrócone. W ten sposób możesz cofnąć każdą niezamierzoną aktywność kalendarza. Jest to trochę niejasne, ponieważ interfejs nie ma przycisku „Cofnij”, ale jest bardzo przydatny.