Dlaczego listy rzeczy do zrobienia nie działają i jak to naprawić

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

Aby być produktywnym, skup się na czasie, a nie na zadaniach.

Dobre zarządzanie czasem oznacza uzyskanie lepszych wyników w krótszym czasie. Popularny bloger i przedsiębiorca Thomas Oppong wyjaśnia, jak robić dobre plany, aby osiągnąć swoje cele i dlaczego proste listy rzeczy do zrobienia mogą tylko przeszkadzać w produktywności.

Dlaczego zwykłe listy rzeczy do zrobienia nie działają

Na prostej liście rzeczy do zrobienia nie odzwierciedlasz, ile czasu zajmie wykonanie jakiegokolwiek zadania. I najprawdopodobniej zaczynasz od małych i nieskomplikowanych, które zajmują nie więcej niż pięć minut.

Stopniowo dochodzisz do wniosku, że w kółko zajmujesz się tylko rzeczami prostymi, a te ważne i czasochłonne nieustannie odkładasz na później. W efekcie duże projekty się nie ruszają. A większość punktów planu pozostaje niespełniona, ponieważ wciąż dodajesz do nich nowe, nie mając żadnego systemu kontroli.

Tutaj uruchamia się efekt Zeigarnika, zgodnie z którym ludzie lepiej pamiętają niekompletne lub przerwane czynności niż te wykonane. Oznacza to, że myśli o niedokończonych zadaniach z listy rzeczy do zrobienia będą krążyć w Twojej głowie, dopóki ich nie ukończysz. Będziesz prześladowany przez obsesyjne uczucie, które utrudnia skupienie się na wykonaniu pracy. Może to ostatecznie prowadzić do stresu i bezsenności.

Jak skutecznie planować

Opisz swój idealny dzień

Jason Womack, executive coach, mówca i autor na temat produktywności, zaleca swoje podejście do organizacji procesu, aby osiągnąć cel. Sugeruje napisanie scenariusza na idealny dzień, na którym można się skupić. Uświadomienie sobie, że ideał jest dla Ciebie, motywuje Cię do pracy.

Aby stworzyć skrypt, odpowiedz na poniższe pytania.

• Jak chcesz spędzić dzień?
• Jakie konkretnie zadania należy dziś wykonać?
• Kiedy jesteś najbardziej produktywny?

Na podstawie odpowiedzi możesz podzielić czas pracy na segmenty, z których każdy będzie zawierał określone zadania z Twojej listy rzeczy do zrobienia.

Ta metoda pomoże Ci wydajniej pracować z listą rzeczy do zrobienia i terminowo uporać się z pilnymi i ważnymi zadaniami.

Zaplanuj wszystko w kalendarzu

Aby Twoje listy rzeczy do zrobienia były dla Ciebie jak najbardziej efektywne, nie rób prostych planów bez terminów i terminów, ale naucz się mądrze korzystać z kalendarza.

Opisz szczegółowo nadchodzący dzień lub cały tydzień. Zaznacz wszystkie swoje rzeczy w kalendarzu i żyj zgodnie z utworzonym harmonogramem. Pomoże Ci to zdecydować, którym projektem zająć się najpierw i czy możesz dodać więcej zadań.

Zamiast zwykłego ustalania priorytetów, formuj pozycje planu z datą i dokładną godziną - zwłaszcza w przypadku najważniejszych zadań. Daje to poczucie pilności i do pewnego momentu będziesz mógł je ukończyć.

Oceń każde zadanie

Jeśli nie przeanalizujesz, jak spędzasz każdy dzień, prawdopodobnie marnujesz większość tego.

Jedną z ważnych zasad produktywności jest to, aby zadanie nie trwało dłużej niż to konieczne.

Do efektywnego zarządzania czasem nie wystarczy tylko wiedzieć, co należy zrobić. Musisz zastanowić się, jak długo to potrwa. Lepiej powiedzieć: „Dzisiaj mam na to tylko 40 minut”, zamiast planować rzeczy w prostym porządku ważności, bez konkretnych terminów.

Dodaj do swojej listy rzeczy do zrobienia szacunkowy czas potrzebny na ukończenie każdej pozycji. Staraj się planować co minutę od 8:00 do 17:00. Ustal z góry, kiedy będą przerwy. Zaplanuj sprawdzanie powiadomień, poczty e-mail i mediów społecznościowych.

Wydawać by się mogło, że ta czynność to tylko strata czasu. Ale w rzeczywistości wyznacza poprzeczkę, którą próbujesz sprostać. W rezultacie zobaczysz, że poprawiła się twoja koncentracja.

Śledzenie, ile czasu spędzasz na zadaniach, może być dla Ciebie prawdziwym odkryciem. To określi styl Twojej pracy i może go poprawić. Pomaga również zrozumieć, o której porze dnia jesteś mniej lub bardziej efektywny.

Pomiar jest pierwszym krokiem wymaganym do monitorowania i ostatecznie poprawy wydajności. Jeśli nie możesz czegoś zmierzyć, nie możesz tego zrozumieć. Jeśli nie możesz czegoś zrozumieć, nie możesz tego kontrolować. A jeśli nie możesz tego kontrolować, zdecydowanie nie możesz tego poprawić.

James Harrington Przedsiębiorca, Specjalista ds. Zarządzania Procesami

Przeanalizuj swój czas, a następnie możesz go poprawnie przydzielić.

Oś czasu

Otwórz swój planer dnia lub aplikację do planowania i dodaj terminy do swojej listy zadań. Przypisz każdemu poziom priorytetu.

A żeby zrozumieć, na co warto poświęcić więcej czasu, odpowiedz sobie na kilka pytań:

• Jakie zadania zajmą mniej niż 20 minut?
• Jakie zadania zajmą więcej niż godzinę?
• Co najlepiej robić rano, kiedy masz najwięcej energii?

Teraz zamiast „Ukończ projekt projektowy” napisz „Ukończ projekt projektowy w dwie godziny”. Nawet jeśli nie masz czasu, aby go dokończyć, przynajmniej oderwiesz się od ziemi, nie spędzając nad tym całego dnia.

Jeśli nie masz celu, aby wykonać zadanie w określonym terminie, zaplanuj spędzanie na nim określonej ilości czasu każdego dnia. A potem przejdź do innych, równie ważnych rzeczy. W ten sposób możesz stopniowo pozbywać się dużych zadań.

Podziel duże zadania na mniejsze

Niektóre zadania mogą zająć godziny, a nawet dni. Jeśli masz przed sobą duży projekt, poświęć kilka minut, aby się nad nim zastanowić. Z jakich części się składa? Ile to wymaga wysiłku i ile to zajmie? Zapisz to.

Następnie podziel projekt na kilka zadań z jasnym terminem i rozwiązuj je pojedynczo, aż do zakończenia. Im więcej drobnych działań wykonasz, tym bardziej będą się wydawać wykonalne.

Kiedy niedostępny nakład pracy staje się czymś małym, mózg skupia się na tym, co należy teraz zrobić – na określonym zadaniu i małym celu. Dlatego lepiej zorganizować sprinty trwające 40-60 minut z krótkimi przerwami.

Pracuj nad jednym zadaniem na raz

Poświęć mu całą swoją uwagę, a wtedy będziesz mógł być tak skuteczny, jak to tylko możliwe.

Mark Murphy z magazynu Forbes wyjaśnia: „Kiedy ludzie mogą uniknąć przerw w pracy, istnieje 67% szans, że odniosą wrażenie, że „dzisiaj był bardzo produktywny”.

Naprawdę ma sens pracować przez godzinę nad jednym zadaniem bez rozpraszania się. Ale może to być trudne, zwłaszcza jeśli stale otrzymujesz powiadomienia lub musisz odpowiadać na pytania od kolegów.

Na przykład technika Pomodoro pomaga skupić się na pracy. Polega na 25-minutowych sprintach roboczych z krótkimi 5-minutowymi przerwami. Po kilku takich podejściach możesz w pełni się zrelaksować.

Ta metoda nie jest uniwersalna: czas trwania koncentracji i styl pracy są różne dla każdego. Wypróbuj więc różne techniki zarządzania czasem i trzymaj się tej, która działa dla Ciebie osobiście.

Na przykład, jeśli rano jesteś bardziej produktywny, odłóż na później zadania, które zajmują więcej czasu. Pomoże Ci to stać się bardziej zorganizowanym i osiągnąć więcej.