3 wskazówki, aby zawsze kończyć spotkania na czas

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

Dowiedz się, jak wydobyć więcej ze swoich spotkań, skracając je o zaledwie 5-10 minut.

Jeśli w ciągu dnia jest wiele spotkań, jedno długie spotkanie może zakłócić wszystkie plany. Przedsiębiorca Patrick Ewers oferuje trzy strategie, aby tego uniknąć.

1. Przed spotkaniem: skróć czas trwania spotkania

Najczęściej spotkania trwają pół godziny lub godzinę. Najwygodniej jest wpisać takie przedziały czasowe do kalendarza. Ale z tego powodu okazuje się, że jedno spotkanie zaczyna się zaraz po drugim. W rezultacie pojawia się wiele niedogodności.

Zastąp spotkania półgodzinne spotkaniami 25-minutowymi, a spotkania godzinowe 50-minutowymi. Będziesz miał czas na zrobienie wszystkiego tak samo jak wcześniej. Ale między dwoma kolejnymi spotkaniami pozostanie niewiele czasu na przygotowania lub rozwiązanie pilnych problemów.

Aby nie urazić żadnego z uczestników, uprzedz o zmianach z wyprzedzeniem. Umawiając się na spotkanie, po prostu wspomnij, że Twoje spotkania trwają teraz 25 lub 50 minut.

2. Podczas spotkania: przypomnij słuchaczom o celu spotkania i wspólnie podsumuj

Pierwsze minuty spotkania są niezwykle ważne. Użyj ich, aby przypomnieć wszystkim, po co tu jesteś i jak długo potrwa spotkanie. Wspomnij, że masz około 50 minut na omówienie wszystkich zagadnień, a ostatnie pięć poświęcisz na podsumowanie. Wtedy nikogo nie zdziwi, że zacząłeś zamykać spotkanie po 45 minutach. Najprawdopodobniej inni uczestnicy będą nawet wdzięczni, ponieważ w ten sposób oszczędzasz nie tylko swój czas, ale także ich.

Ustaw przypomnienie lub, które zadzwoni za 45 minut i połóż telefon na stole, aby wszyscy pamiętali godzinę i nie rozpraszali się. Gdy zabrzmi alarm, zakończ spotkanie, gdziekolwiek jesteś.

Jeśli nie miałeś czasu na rozwiązanie wszystkich problemów, w ciągu pozostałych pięciu minut umów się na nowe spotkanie na następny dzień. I:

• powtórz, kto złożył zobowiązanie;
• zwięźle wymień główne ustalenia;
• uzgodnić kolejne kroki;
• Podziel się czymś pozytywnym, na przykład tym, co podobało Ci się na tym spotkaniu.

3. Po spotkaniu: krótko przejrzyj poprzednie spotkanie i przygotuj się na następne

Po 50-minutowym spotkaniu powinieneś mieć 10 minut wolnych. Poświęć pierwsze pięć na analizę głównych punktów poprzedniego spotkania, aby niczego nie zapomnieć. Zanotuj również projekt listu do wszystkich uczestników, aby im przypomnieć i zobowiązania. Podniesie to wartość spędzanego czasu, a dodatkowo zapewni coś jeszcze cenniejszego – poczucie spełnienia.

Poświęć drugie pięć minut na przygotowanie się do nadchodzącego spotkania. Jeśli znasz już członków, przypomnij sobie:

• jakie kwestie należy omówić;
• jakie poprzednie zadania należało wykonać;
• co wiesz o uczestnikach: ich zainteresowaniach zawodowych i osobistych.

Jeśli nie znasz osoby, z którą się spotkasz, poszukaj informacji o niej: podaj imię i nazwisko oraz stanowisko, przeglądaj profile w sieciach społecznościowych. I zastanów się, od której frazy zaczniesz rozmowę.