Jak planować rzeczy metodą ALPEN i być na bieżąco

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

Zarządzanie czasem z niemiecką precyzją.

Co to jest metoda ALPEN

To kolejny sposób na planowanie rzeczy tak, abyś miał czas na wszystko i jednocześnie nie szalał z obciążeniem. Została wynaleziona przez niemieckiego profesora ekonomii i eksperta od zarządzania czasem, Lothara Seiverta.

Autor metody podzielił ją na pięć komponentów. Pierwsze litery w nazwach stopni utworzyły się ostatecznie w niemieckim słowie ALPEN (po rosyjsku „Alpy”):

A - sporządzenie listy zadań (Aufgaben);

L - oszacowanie wymaganego czasu (Lange schätzen);

P - planowanie czasu buforowego (Pufferzeiten einplanen);

mi - priorytetyzacja zadań (mintscheidungen treffen);

n - podsumowanie (nkontrola kontroli).

Istotą metody jest zrozumienie, na które zadania naprawdę warto poświęcić czas, a które można zostawić na później. Poza tym realistycznie podejdź do czasu, który będziesz musiał poświęcić, i pamiętaj, że praca bez przerw to droga do wypalenia.

W istocie metoda ALPEN jest połączeniem harmonogramowania blokowego z macierzą Eisenhowera z klasycznego zarządzania czasem.

Jak planować sprawy metodą ALPEN

Zrobić listę

Zapisz wszystko - wszystkie rzeczy, które chciałbyś dzisiaj zrobić. Po prostu zapisz to: w papierowym notesie, notesie lub planerze w telefonie.

Pokusa zrobienia spisu w myślach jest oczywiście wielka, ale zasoby ludzkiej pamięci „roboczej” nie są nieograniczone. Według niektórych raportów może jednocześnie przechowywać do czterech zadań lub obiektów.

Nie trać czasu na ustalanie priorytetów - po prostu zapisz to, co przyjdzie Ci do głowy. Lista z pewnością okaże się przerażająco imponująca. W porządku, tak powinno być.

Oszacuj, ile to zajmie

Każdy, kto choć raz próbował wszystko zaplanować, prawie na pewno nadepnął na ulubioną grabie nowicjuszy w zarządzaniu czasem: zrobił listę 15 zadań, ale ostatecznie nie zrobił nawet połowy, ponieważ okazuje się, że fizycznie nie pasują do dnia pracy. W rezultacie zdenerwowałem się i porzuciłem wszystkie te nowomodne techniki zarządzania czasem.

Aby temu zapobiec, musisz zrozumieć koszty czasu. Zastanów się, ile minut lub godzin zajmie każde zadanie z Twojej listy. Bądź tak realistyczny, jak to tylko możliwe. Opieraj się na wcześniejszych doświadczeniach i nie zapominaj o swoich cechach osobowości, jeśli na przykład szybko się męczysz lub zwlekasz. Należy pamiętać, że wszystkie te sprawy są dla ciebie, a nie dla wymyślonego supermana.

Po zakończeniu obliczeń zapisz szacowany czas obok każdego elementu.

Zaplanuj czasy buforowania

Innym częstym błędem jest planowanie rzeczy jeden po drugim. Taka strategia, po pierwsze, nie uwzględnia konieczności robienia sobie przerw, a po drugie, prowadzi do tego, że wszystkie plany są zagrożone zawaleniem się z powodu jednego małego opóźnienia lub siły wyższej.

Spotkanie trwało trochę dłużej niż planowano, wykonawca wydał zlecenie trochę później, niektórzy koledzy się spóźnili, utknąłeś w korku, dziecko długo się ubierało w przedszkolu - i to wszystko, następujące rzeczy muszą zostać przełożone, a nawet anulowane i przerysowane przez cały dzień. Zwykle jest to bardzo zły i frustrujące.

Dlatego po każdym zadaniu ważne jest, aby uwzględnić w planie tzw. czas buforowy, czyli taki, którym niczym się nie zajmujesz.

Jeśli coś pójdzie nie tak, te puste miejsca pomogą Ci poradzić sobie z resztą biznesu. A jeśli nie ma siły wyższej, czas buforowy wykorzystujesz na przerwę: napij się kawy, wybierz się na spacer, poczytaj książkę lub po prostu usiądź w ciszy. Na koniec możesz poświęcić ten czas na dodatkowe zadania lub osobiste projekty.

Musisz sam określić rozmiar bloków bufora. Idealnie, zgodnie z metodą ALPEN, powinny one stanowić do 40% czasu pracy.

Priorytetyzuj zadania

Na tym etapie zwykle staje się jasne, że biorąc pod uwagę wymagany czas i bloki buforowe, lista rzeczy do zrobienia, którą skompilowała pierwsza osoba, jest fizycznie niemożliwa do pokonania w ciągu jednego dnia. Dlatego musisz ustalić priorytety i wybrać, które zadania zachować, a które anulować lub przełożyć.

W tym celu odpowiednie jest klasyczne narzędzie - macierz Eisenhowera. Zgodnie z nim wszystkie zadania z listy są warunkowo podzielone na cztery kategorie:

1. Ważne i pilne. Trzeba się nimi zająć w pierwszej kolejności.
2. Ważne, ale nie pilne. Możesz poświęcić na to trochę czasu po tym, jak uporasz się z pierwszą grupą.
3. Pilne, ale nieważne … Lepiej je delegować lub stawiać na trzecim miejscu po ważnych, aby nie poświęcać im całego dnia i nie wpaść w pułapkę pilności.
4. Nie pilne i nieważne … Należy je usunąć, przekazać komuś lub odłożyć na bok.

W ten sposób Twoja lista zostanie znacznie zmniejszona i stanie się znacznie bliższa rzeczywistości.

Podsumować

Na koniec dnia otwórz swój planer dnia i zadaj sobie kilka pytań:

• Co udało Ci się zrobić, a czego nie?
• Czy masz wystarczająco dużo czasu na wszystkie zaplanowane zadania?
• Czy poprawnie oszacowałem wymagany czas, czy powinienem poświęcić więcej czasu następnym razem?
• Czy w moim planie było wystarczająco dużo czasu buforowego, aby zrekompensować siłę wyższą i mieć czas na odpoczynek?
• Czy mam czas na zajęcie się sprawami zarówno ważnymi, jak i pilnymi, aby nie zakłócać terminów, ale jednocześnie nie ugrzęznąć w rutynie?
• Co możesz zrobić, aby następnym razem plan był dla mnie wygodniejszy?

Kiedy na nie odpowiesz, przełóż zadania, których nie wykonałeś na następny dzień. I ułóż nowy plan z myślą o „naprawianiu błędów”.