Czym jest kaizen i jak pomaga ludziom i firmom stać się lepszymi ludźmi

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 04:07

Japońskie podejście do produktywności i ciągłego doskonalenia.

Co to jest Kaizen

To japońska filozofia biznesowa What is Kaizen/Investopedia, która pozwala budować i organizować pracę w firmie. Słowo „kaizen” ma kilka znaczeń, z których głównym jest ciągłe doskonalenie.

Sam Kaizen nie oferuje gotowej strategii turowej, którą można zastosować, aby wszystko szło dobrze. Nie ma też uniwersalnej instrukcji obsługi kaizen. Jest to raczej zbiór pomysłów i zasad, na których można się oprzeć.

Podstawowy postulat kaizen brzmi mniej więcej tak: małe kroki we właściwych kierunkach pomagają wiele osiągnąć.

Oznacza to, że aby osiągnąć imponujące wyniki, nie potrzebujesz fundamentalnych innowacji, ale powolnej i stopniowej, ale codziennej pracy.

Uważa się, że kaizen został po raz pierwszy wprowadzony przez Toyota Production System / Toyota w Toyocie po II wojnie światowej. Pomogło to przywrócić produkcję, debugować przepływy pracy i zwiększyć zyski. Dlatego system ten jest stosowany głównie w firmach i branżach. Chociaż w zasadzie możliwy jest również osobisty kaizen.

Jakie są elementy kaizen

Ponieważ nie ma oficjalnej „biblii” kaizen, w opisach tego podejścia jest trochę zamieszania.

Na przykład na stronie Kaizen Institute (tak, jest jeden) autor książki „Kaizen. Klucz do japońskiej strategii sukcesu „Masaaki Imai podaje Definicji Kaizen / Kaizen Institute pięć elementów, które są również nazywane rdzeniem kaizen.

1. Poznaj swojego klienta. Oznacza to, że musisz wyraźnie przedstawić portret osoby, której świadczysz usługi lub sprzedajesz towary: jej wartości, pragnienia, potrzeby i bolączki.
2. Pozbądź się śmieci. Kaizen jest ściśle związany z koncepcjami zero waste i lean manufacturing. Zasadę tę można jednak rozumieć szerzej: starać się nie wykorzystywać w pracy niczego zbędnego, brać tylko to, co jest naprawdę potrzebne, niszczyć zarówno fizyczne, jak i informacyjne odpady.
3. Przejdź do "produkcji". W oryginale użyto słowa gemba, które z japońskiego można przetłumaczyć jako „miejsce, w którym odbywa się praca”. Istotą tego elementu kaizen jest to, że lider musi dobrze rozumieć procesy pracy i w pierwszej kolejności poświęcić cały swój wysiłek na wprowadzanie zmian.
4. Polegaj na faktach. O statystykach, zmianach w istotnych wskaźnikach i konkretnych liczbach, a nie o własnych odczuciach.
5. Zainspiruj swój zespół. W tym przypadku mówimy o wyznaczaniu konkretnych celów dla ludzi i pomaganiu im w dążeniu do nich.

W różnych źródłach istnieje kilka innych zasad związanych z kaizen.

1. Zbierz opinie pracowników. Kaizen zakłada, że każdy członek zespołu musi zostać wysłuchany, jeśli ma coś do powiedzenia. Możesz wspólnie przeprowadzić burzę mózgów, przeprowadzić indywidualne wywiady lub umieścić skrzynkę z sugestiami. Pomysły, które wymyślają ludzie, powinny być brane pod uwagę i powoli wdrażane, jeśli są tego warte.
2. Porzuć perfekcjonizm. Lepsza codzienna praca bez pośpiechu niż próba robienia wszystkiego bezbłędnie.
3. Poszukaj źródła problemu. Trudności i problemy nie mogą być brane za pewnik. Musisz co najmniej pięć razy zadać sobie pytanie, dlaczego tak się dzieje, aby dotrzeć do sedna i znaleźć rozwiązanie.
4. Unikaj status quo. Oznacza to, że należy dążyć nie do stabilności i równowagi, ale do ciągłego rozwoju.
5. Utrzymuj osobistą dyscyplinę. Każdy członek zespołu musi przestrzegać zasad zarządzania czasem i pracować nad sobą.
6. Buduj ducha zespołu. Ludzie w firmie powinni mieć wspólne, jasne cele, wartości i zasady. Inspiruje, motywuje, pomaga wszystkim podążać w tym samym kierunku i harmonijnie pracować.

Wreszcie trzeci zestaw zasad kaizen dotyczy produkcji szczupłej. Składa się z pięciu S:

• Seiri (sortowanie). Uporządkuj narzędzia pracy, podejścia i zadania, określ, co tak naprawdę nie jest potrzebne.
• Seiton (systematyzacja). Utrzymuj porządek w swoim obszarze roboczym, znajdź dobrze określoną pozycję dla każdego narzędzia i obiektu. I nieważne, czy pracujesz przy maszynie, przy sztalugach, czy w biurze przy stole.
• Seiso (czystość). Miejsce pracy musi być czyste. Usuń go na koniec każdego dnia.
• Seiketsu (standaryzacja). Wykonaj poprzednie trzy kroki, aby zautomatyzować i uczynić je standardem.
• Shitsuke (poprawa). Sprawdź jak wydajny jest system. Rozwiąż problemy i usprawnij przepływy pracy.

Jak wprowadzać zmiany za pomocą kaizen

System ten silnie zachęca do podejścia PDCA Co to jest Kaizen / Investopedia (Zaplanuj - Wykonaj - Sprawdź - Działaj) lub, jak to się nazywa, cykl zarządzania Deming - Shewhart. Ze skrótu wynika, że składa się on z czterech etapów:

1. Plan. Zmiana nie powinna być spontaniczna, zawsze trzeba najpierw przeanalizować sytuację i opracować strategię.
2. Podejmij działanie. W przypadku kaizen oznacza to próbę wprowadzenia niewielkich ulepszeń.
3. Sprawdź to. Powinieneś przestudiować, w jaki sposób poprzedni krok wpłynął na wyniki firmy lub wyniki osobiste, porównać wskaźniki, porozmawiać z kolegami, których dotyczą zmiany.
4. Prawidłowy. Jeśli to konieczne, musisz wyeliminować powstałe problemy, nieznacznie zmienić podejście lub całkowicie zrezygnować z ulepszeń, jeśli nie zadziałały.

Jak być bardziej produktywnym dzięki kaizen

Początkowo filozofia ta skierowana jest do firm i dużych branż, ale jej zasady działają dobrze M. F. Suárez-Barraza, J. Ramis-Pujol, S. Mi Dahlgaard-Park. Zmiana jakości życia dzięki podejściu Personal Kaizen: Badanie jakościowe / International Journal of Quality and Service Sciences i dla każdej osoby.

Pisarz Robert Maurer, autor książki Step by Step Towards Achievement. Metoda Kaizen”i bloger Jak zastosować Kaizen w swoim życiu osobistym / Medium, Gail Kurzer-Myers, oferują kilka pomysłów na wprowadzenie kaizen do codziennego życia.

1. Wyznaczaj sobie małe cele

„Założenie własnej firmy” lub „zacząć zarabiać dwa razy więcej” brzmi jak coś przerażającego i przytłaczającego. Ale rozbicie tych wielkich celów na wiele mniejszych sprawia, że jest to o wiele łatwiejsze i jaśniejsze.

Na przykład: „zbierz pomysły na swój biznes”, „zbadaj rynek i konkurencję”, „oblicz koszty”, „sporządź biznesplan”. Im bardziej zmiażdżysz ten ogromny blok, tym lepiej.

To podejście może być wam już znane: w klasycznym zarządzaniu czasem nazywa się to „zjedzeniem słonia w kawałkach”.

2. Zadaj sobie małe pytania

Wskazówki takie jak „Rozpocznij jogę każdego ranka” są złe. Ale właściwe pytania pomagają znaleźć motywację i zrozumieć siebie:

• Czego brakuje mi do uprawiania jogi każdego ranka?
• Co mogę kupić, aby zadanie było łatwiejsze i przyjemniejsze, może nowy dywanik i ładne wygodne ubrania?
• Jakie małe kroki pomogą mi rozwinąć ten nawyk - zbieranie wieczorem ubrań i dywanika, czytanie kilku artykułów o zaletach jogi, wczesne pójście spać?

3. Rób małe kroki

Dobry przykład podaje w swojej książce Robert Maurer. Lekarz próbował nakłonić pacjenta do regularnych ćwiczeń przez 30-60 minut dziennie. Pacjent wyraźnie nie był entuzjastycznie nastawiony do tego pomysłu. Następnie poproszono ją, aby każdego wieczoru po prostu maszerowała przed telewizorem tylko przez 1 minutę. I udało jej się całkiem nieźle. Kiedy taki „trening” stał się nawykiem, pacjentka stopniowo zwiększała czas i trudność ćwiczeń, dzięki czemu sport stał się częścią swojego życia.

Tak więc małe kroki są kluczem do wielkich zmian.

4. Pozbądź się śmieci

I w każdym tego słowa znaczeniu. Wyrzuć niepotrzebne papiery, zepsute pędzle i zepsute blendery. Usuń programy, których nie używasz. Wyeliminuj marnotrawców czasu i zmień destrukcyjne nawyki. Pracuj z postawami i myślami, które cię wyczerpują i psują nastrój.

5. Utrzymuj miejsce pracy w czystości i porządku

Każda rzecz ma swoje miejsce. Dyscyplinuje, pomaga dostroić się do pracy i uporządkować myśli.

6. Stań się lepszy każdego dnia

Główną ideą kaizen jest to, że zmiany powinny następować każdego dnia. Choć malutkie, nie zawsze zauważalne.

Chodzenie o 10 kroków więcej niż zwykle, nauka dwóch angielskich słów zamiast jednego, czytanie kilku stron książki, spędzanie 5 minut mniej czasu na telefonie niż wczoraj – to wszystko ma znaczenie i ostatecznie doprowadzi do dobrych wyników.

Ten artykuł został po raz pierwszy opublikowany w styczniu 2013 roku. W sierpniu 2021 zaktualizowaliśmy tekst.